Negocjacje w biznesie

Negocjacje – to sposób, dzięki któremu co najmniej dwie osoby uzyskują możliwie korzystne rozwiązanie częściowego konfliktu interesów, jakie je dzielił. Negocjacje to każda rozmowa podjęta w celu uzgodnienia wspólnego stanowiska.

Negocjacje (targowanie) to pojęcie o następujących cechach:
Angażują co najmniej dwie strony
Strony mają sprzeczne interesy w odniesieniu co do jednej lub więcej kwestii
Strony przynajmniej na pewien czas łączą się razem w pewien rodzaj dobrowolnego związku
Działanie w tym związku ma na celu podział lub wymianę jednego lub więcej zagadnień pomiędzy stronami lub ich reprezentantami
Działanie to obejmuje prezentację wymagań lub ofert przez jedną stronę i ocenę ich przez inne strony, po której jest czas na ustępstwa lub kontrpropozycje, działania te następują zazwyczaj po sobie, rzadziej równolegle

Negocjacje mogą przebiegać na różnych szczeblach drabiny społecznej o różnym stopniu szczegółowości i ogólności. Mogą więc być negocjacje:
Rodzinne
Między podwładnym i przełożonym
Na szczeblu premierów państw
Między Abrahamem a Van Gogiem

STYLE NEGOCJOWANIA:

STYL DOMINACYJNY (styl twardy) – jedna ze stron dąży do zaspokojenia własnych interesów kosztem interesów drugiej strony. Uczestnicy negocjacji są przeciwnikami, celem jest zwycięstwo. W tym stylu negocjacji należy:
żądaj ustępstw jako warunku stosunków wzajemnych
bądź twardy w stosunku do ludzi i problemu, stosuj groźby
poszukuj jednego rozwiązania, które ci się opłaci
upieraj się przy swoim
nie ufaj innym
żądaj jednostronnych korzyści jako warunku zwarcia porozumienia
Dominacja umożliwia niekiedy osiągnięcie doraźnych korzyści lecz negocjowanie oparte na niej może być stosowane jedynie w niektórych sytuacjach.

Nadużywając w toku negocjacji siły powinniśmy wyodrębnić następujące niebezpieczeństwo:
wytworzona niechęć do nas utrudnia przyszłe kontakty
zerwanie kontraktu – partner mający niechętny stosunek do nas uczyni to przy pierwszej okazji, wykorzystując każdy pretekst jeśli otrzyma bardziej interesującą propozycję
sabotowanie umowy – np. opóźnianie wpłaty na nasze konto należnej mu kwoty. Również można dotrzeć nieformalnymi drogami do innych partnerów „krzywdziciela” i zniechęcić ich do pozostawania z nimi w kontaktach handlowych.

STYL DOSTOSOWUJĄCY (styl miękki) – przeciwieństwo dominacji. W tym stylu świadomie rezygnujemy z zaspokojenia własnych potrzeb po to, aby zrealizować interesy drugiej strony i utrzymać z nią dobre stosunki. Uczestnicy są przyjaciółmi, celem jest porozumienie. Należy:
ustępuj aby pielęgnować wzajemne stosunki
bądź miękki w stosunku do ludzi i problemu
ufaj innym
łatwo zmieniaj stanowisko
składaj oferty
odkryj dolną granicę porozumienia
upieraj się przy porozumieniu
Ten styl negocjacji stosujemy w negocjacjach rodzinnych, przyjacielskich.

STYL „UNIKANIE” – inaczej styl ten nazywa się ucieczką, wycofywaniem się, obojętnością. Strony unikają rozstrzygnięcia sprawy na drodze negocjacji. Styl ten ma miejsce wtedy, gdy jedna ze stron rezygnuje z realizacji własnych interesów, jak i z udziału w osiąganiu celów drugiej stron. W rezultacie jedna ze stron przeciwdziała drugiej, bądź wyniszczają się nawzajem. „Unikanie” ma zastosowanie wówczas gdy negocjujące strony nie widzą możliwości rozstrzygnięcia problemu w drodze negocjacji.

STYL KOMPROMISOWY – opiera się na założeniu, że każda ze stron częściowo korzysta i częściowo traci w realizacji swoich interesów. Kompromis traktuje się często jako jedyne sprawiedliwe rozwiązanie.

NEGOCJACJE INTERAKTYWNE (intergratywne) – nazwa tego styli oznacza, ze obie negocjujące strony integrują się wokół rozwiązania sprawy. Styl tez stwarza szansę zwycięstwa obu stronom negocjacji. Negocjacje opierają się na 4 kluczowych zasadach:
oddziel ludzi od problemu
koncentruj się na interesach
opracuj możliwości korzystne dla obu stron
upieraj się przy zastosowaniu obiektywnych kryteriów
W negocjacjach integracyjnych kierujemy się obiektywnymi kryteriami, tzn. takimi które można znaleźć w normach i zasadach współżycia międzyludzkiego, można powołać się na autorytet. Negocjacje takie stosuje się np. w handlu.

WARUNKI POPRAWNEGO PROCESU NEGOCJOWANIA:
uważne słuchanie rozmówcy
stawianie pytań w celu wyjaśnienia wątpliwości
jasne i jednoznaczne formułowanie myśli
unikanie przekazywania zbędnych treści
przyjęcie postawy sprzyjającej komunikowaniu się: okazywanie rozmówcy zainteresowania jego potrzebami, taktowne i kulturalne traktowanie rozmówcy, grzeczne i oparte na szacunku prowadzenie rozmowy, unikanie konfliktów

SKUTECZNA ARGUMENTACJA – powinna polegać przede wszystkim na przekonaniu a nie na pokonaniu partnera
jednostronna - eksponująca wyłącznie zalety przedkładanej oferty, skuteczniej oddziałująca na osoby z niższym poziomem intelektualnym bądź posiadające mniej informacji na dany temat.
dwustronna – ukazująca obok zalet również wady składanej propozycji; bardziej trafia do przekonania osobom wykształconym i zorientowanym w zagadnieniu.
zwężająca – skierowana od zagadnień ogólnych do bardziej szczegółowych, skuteczniejsza gdy rozmówca ma ogólnie pozytywne nastawienie do omawianej sprawy.
rozszerzająca - skierowana od zagadnień szczegółowych do ogólnych, skuteczniejsza gdy rozmówca ma ogólnie negatywne nastawienie do omawianej sprawy.

10 METOD AKTYWNEGO SŁUCHANIA:
1. dostrojenie się
2. aprobata
3. echo
4. streszczenie i zagęszczenie
5. redagowanie
6. angażowanie
7. kwestionowanie
8. testowanie
9. ujawnianie
10. kontrpropozycja

Taktyka negocjacji – ogólne podejście do zagadnienia, którego realizacja daje wysokie prawdopodobieństwo osiągnięcia celów negocjatora.

Techniki negocjacyjne – sposoby formułowania żądań, czynienia ustępstw, ujawniania nadmiernej chęci szybkiego osiągnięcia porozumienia, stosowania oporu przed dążeniami oponenta do uzyskania przewagi negocjacyjnej, a także stosowania przeróżnych „chwytów” i zabiegów negocjacyjnych, których celem jest osłabienie siły negocjacji partnera (naszego przeciwnika).

TAKTYKI PRZETARGU W PROCESIE NEGOCJOWANIA
zarażenie entuzjazmem
wysoki pułap – mierz wysoko: w myśl zasady „żądaj wiele, a otrzymasz wiele” – ale bez przesady. Najlepszą metodą jest wysuwanie takich zadań, które partner uzna za spore (budzi to respekt i jest korzystne), ale nie przesadne (co mogłoby spowodować irytację i stanowić przyczynę szukania innego partnera negocjacyjnego).
zdobądź prestiżowego sojusznika
źródełko wyschło – gdy nie chcemy już dalej negocjować możemy odwołać się np. do „ograniczonej władzy”
licytacja – umawiamy kooperatorów wcześniej (dyplomatycznie) w jednym miejscu
dziel i zdobywaj – przekonać choćby jednego oponenta ze strony przeciwnej do naszego stanowiska
zgub się i opóźniaj
pokerowa twarz – (styl twardy), żadnej mimiki i gestów
cierpliwy – nie idź pierwszy na ustępstwa, może zrobi to druga strona
nie zgadzaj się na pierwszą propozycję – oponent może potraktować akceptacje jego pierwszej propozycji jako zbyt łatwe i szybkie nasze ustępstwo. Sprawi to, że nie poczuje się on w pełni usatysfakcjonowany i będzie sądził, że mógł uzyskać więcej.
podziel różnice
sonda niespodzianki
salami – dochodzenie do sprawy bardzo drobnymi kroczkami
fakty dokonane – gdy nie możemy już nic zrobić bo pewne sprawy już zapadły
przyjęty zwyczaj
limity czasowe
pozowanie – udawanie postaw, ale istnieje obawa, że gdy strona się zorientuje może zerwać rozmowy
emocje dodatnie
emocje ujemne

SZTUKA USTĘPOWANIA
Ustępstwa powinny być niewielkie. Nie może być ustępstwa zbyt wielkiego, bo możemy wzbudzić podejrzenia, że coś się za tym kryje. Małe ustępstwa zachęcają do wzajemności, zaś duże wzbudzają zachłanność. Trzeba w przypadku tym zachować właściwe proporcje, bo wstydliwie małe ustępstwa przeciwnik negocjacyjny może potraktować jako ochłap.
Ustępstwa powinny być stopniowo malejące – przeświadczenie drugiej strony, że strona ustępująca zbliża się do limitu swoich możliwości i lasze naleganie na ustępstwa może doprowadzić do zerwania rozmów.
Ustępować należy powoli i niełatwo – ludzie bardziej cenią to o co musieli długo i wytrwale walczyć
Nie każde ustępstwo partnera musi być odwzajemnione. Każde ustępstwo powinno być potwierdzone wyceną jego wartości i jeśli jest możliwość porównania z sumą ustępstw drugiej strony.
Unikaj zasady dzielenia różnicy na pół.
Należy ostrożnie traktować „absurdalną” propozycje drugiej strony.
Nie idź pierwszy na ustępstwa w ważnych sprawach – jest takie przekonanie, ze negocjator, który jako pierwszy ustępuje w sprawach istotnych osłabia wybitnie swoją pozycję negocjacyjną. Strona przeciwna odczyta to, że zbyt łatwo poddaje się w kwestiach zasadniczych.
Warto ustępować w sprawach drobnych, nie rzadko licząc, że przeciwnik negocjacyjny ustąpi w sprawach zasadniczych. Należy wystrzegać się eskalacji ustępstw pod koniec negocjacji.
Należy ustrzegać się ustępstw pod koniec negocjacji.

Zasady, które warto przestrzegać stosując technikę ustępowania:
1. nie należy okazywać nadmiernego zadowolenia z pierwszego ustępstwa oponenta
2. należy zawsze się upewnić, ze druga strona rozumie i właściwie ocenia wartość uzyskanego ustępstwa
3. należy pamiętać o udzielonych ustępstwach i od czasu do czasu przypominać o nich oponentom.
4. wszystkie wymagania drugiej strony należy dobrze wywarzyć zanim zacznie się czynić jakiekolwiek ustępstwa. Nie należy zakładać, że oponent zrozumie korzyści z uzyskanych ustępstw.

NEGOCJACJE PRZEŁAMUJACE
Idź na galerię – „oddalone spojrzenie na bliskie rzeczy” – oddalenie się od twoich naturalnych bodźców i emocji.
Przejdź na ich stronę – poprzez słuchanie, potwierdzanie, potakiwanie potwierdź ich tezy, aby skłonić ich do zgodzenia się z tobą. Zacznij od zgodzenia się z nimi. Gdy już wysłuchałeś i wyraziłeś szacunek drugiej stronie – ta znacznie chętniej wysłucha ciebie.
Przekształć – aby zmienić grę, zmień układ odniesienie, poproś oponenta o radę, zadawaj pytanie rozwiązujące problem, pytaj „dlaczego nie?”
Zbuduj im złoty most – jeżeli dochodzimy do porozumienia należy pozwolić aby druga strona też znalazła swój element.
Stosuj siłę aby edukować – działa tylko razem z budową złotego mostu. Pierwsze podkreśla koszty braku porozumienia, drugie skoncentrowane jest na korzyściach z jego osiągnięcia.

BATNA – rozważenie ewentualnych działań, jakie będzie można podjąć w przypadku nie osiągnięcia porozumienia, a więc stanowiących odpowiedź na pytanie „co stanie się, jeśli rozmowy się załamią”, wiąże się z opracowaniem najlepszej alternatywy negocjowanego porozumienia – BATNA. Opracowanie BATNA polega na:
określeniu wszystkich możliwych działań jakie możesz podjąć jeśli porozumienie nie dojdzie do skutku.
udoskonaleniu kilku najbardziej obiecujących pomysłów i przekształcenie ich w praktyczne możliwości działania.
dokonanie wyboru najlepszej z alternatyw.
Im lepsza BATNA, tym większe możliwości wpłynięcia na warunki negocjowanego porozumienia (większa siła, pewność siebie).
Jeśli obie strony mają atrakcyjne BATNA to najlepszym wynikiem negocjowania dla obu stron może być nie osiągnięcie porozumienia.

KOMUNIKACJA NIEWERBALNA – „mowa ciała” – odgrywa bardzo istotną rolę między innymi w tworzeniu pierwszego wrażenia o człowieku.

DOPASOWANIE WERBALNE - technika ta polega na upodobnieniu własnego języka do niektórych elementów języka jakim posługuje się rozmówca.

Techniki dostosowań werbalnych:
dopasowanie słownictwa – polega na upodobnieniu naszego języka do języka rozmówcy.
dopasowanie sposobu rozumowania – technika ta sprowadza się do zejścia na płaszczyznę rozmówcy. Skoro ma się do czynienia z określoną osobą, to trzeba stosować jej sposób myślenia.
dopasowanie sytemu reprezentacji – dostosowanie wypowiadanych przez siebie słów do sytemu reprezentacji jakim w danej chwili posługuje się rozmówca: jeżeli druga strona wykorzystuje wizualny system reprezentacji, to wskazane jest zwracać się do niej za pomocą wizualnych słów czynnościowych.

Podstawowe systemy reprezentacji (techniki związane z dopasowaniem werbalnym):
wizualny – opisujący obrazy. Sposób rozpoznania tego systemu - spojrzenie nad głową, wysoki głos, szybkie mówienie, gesty na wysokości lub poniżej głowy, wizualne słowa czynnościowe (jasny, przejrzysty, kolorowy, zaciemniony, błyskać).
słuchowy – głosy lub dźwięki, Sposób rozpoznania tego systemu spojrzenie na wysokości głowy, średniowysoki głos, średnioszybkie mówienie, gesty na wysokości barków, słuchowe słowa czynnościowe (krzyczeć, głośny, cichy, dzwonić, brzmieć najgłośniej, zgrzyt).
kinestetyczny – odczucia. Sposób rozpoznania tego systemu (spojrzenie w dół, niski głos. Wolne mówienie, gesty na wysokości bioder, kinestetyczne słowa czynnościowe (czuć, dotykać, ciepły, gładki, chwytać, miękki twardy, namacalny, ciasny).