Organizowanie narad i konferencji

Przygotowanie sali konferencyjnej jest bardzo istotne ponieważ świadczyć będzie o profesjonalizmie gospodarzy. Konferencja powinna odbywać się na dużej Sali dostosowanej do celów zebrania i liczby uczestników. Wynajęcie Sali powinno nastąpić zaraz po ustaleniu terminu zebrania, zawsze przed wysłaniem zawiadomień i zaproszeń. Przygotowanie Sali obejmuje ustawienie stołu prezydialnego, nakrycie go suknem. Na stole powinny być postawione bukiety kwiatów niezbyt wysokie, oraz kartoniki z imionami i nazwiskami uczestników rozmów. Personalia powinny być napisane dwu stronnie, ułatwia to prowadzenie rozmów. Obok kartoników powinien znajdować się papier do sporządzania notatek, długopisy oraz napoje nie gazowane, woda mineralna, szklanki do napojów. Następnie umieszczenie mównicy i stolika dla protokolanta odpowiednio blisko, by dobrze słyszał oraz magnetofonu, zapewnienie tablicy i nagłośnienia, jeśli to niezbędne. Ustawienie krzeseł, których liczba powinna być nieco większa od liczby uczestników zebrania. Zajmując krzesła siadamy według kolejności tak, aby w środku rzędu nie pozostawały wolne miejsca. Jednak rzeczywistość bywa niekiedy nieco inna. Liczba krzeseł wolnych nie powinna jednak być zbyt duża, gdyż robiłoby to wrażenie pustki, co utrudnia wytworzenie dobrej atmosfery. W holu znajduje się telefon, książka telefoniczna, rozkład jazdy pociągów i samolotów. Również w holu wykłada się materiały informacyjne. Należy je tam umieszczać dopiero w czasie zebrań, gdyż udostępnienie ich przed początkiem obrad mogłoby spowodować niepożądane następstwa. Uczestnicy prawdopodobnie „kartkowaliby” je w czasie wygłaszania referatu, co oczywiście przeszkadzałoby prelegentowi. Osoba odpowiedzialna za zebranie troszczy się o zorganizowanie sprawnej obsługi szatni, aby uczestnicy mogli szybko pozostawić garderobę i po zakończeniu obrad równie szybko ją odebrać. Osoba ta najczęściej sekretarka uzgadnia z dyrektorem lub inną odpowiedzialną osobą, kto będzie protokołować przebieg obrad. Obsługiwać magnetofon, wietrzyć sale w czasie przerw, a także kto przygotuje listę i zajmie się sprawdzeniem obecności. Nie zapomina tez o podręcznej apteczce. Przynajmniej na pół godziny przed rozpoczęciem obrad kontroluje się przygotowanie zebrania i usuwa zauważone niedociągnięcia. Wcześniejsze nieprzygotowanie Sali może opóźnić rozpoczęcie obrad i już pierwsze wrażenie jest negatywne. Podczas trwania obrad osoba odpowiedzialna za przebieg obrad ustala według programu, kiedy trzeba przygotować poczęstunek lub tylko kawę i herbatę, aby po ogłoszeniu przerwy przez przewodniczącego wszystko było podane. Jeżeli w czasie przerwy przewidziana jest tylko kawa i herbata, należy przed rozpoczęciem obrad na wyznaczonym stoliku ustawić szklanki i filiżanki, łyżeczki, cukier i z momentem rozpoczęcia przerwy podać termosy z kawą i herbatą. W czasie trwania przerwy sekretarka czuwa nad obsługą gości, a pod koniec przerwy zbiera pozostawione na stole obrad puste naczynia i ustawia je na stoliku.
W przygotowaniu i przeprowadzeniu konferencji aktywny udział bierze sekretarka. Po ustaleniu terminu i porządku obrad sprawdza, czy nie koliduje on z terminami innych, uprzednio planowanych zajęć, przygotowuje i wysyła zawiadomienia oraz materiały umożliwiające przygotowanie się uczestników do dyskusji. Wysyła również zaproszenia dla przedstawicieli innych instytucji zainteresowanych omawianą problematyką. Zarówno zawiadomienie jak i zaproszenie wysyła się przynajmniej dwa tygodnie przed terminem,
co umożliwia zainteresowanym skoordynowanie zajęć i uniknięcie dezorganizacji ustalonych uprzednio planów pracy oraz przygotowanie się do dyskusji.
Zaproszenia na uroczyste zebrania mają formę pojedynczej lub podwójnej pocztówki I odpowiadają na pytania , kto zaprasza , kogo się zaprasza, forma zebrania, gdzie i kiedy się odbędzie , początek dzienny lub program. Jeśli zaproszenie wykonane jest na podwójnym kartonie, pierwsza stronę może zdobić znak firmowy, szkoły. Wewnątrz po lewej stronie podaje się program, a po prawej treść zaproszenia. Jeśli warunki dojazdu są skomplikowane, czwartą stronę wykorzystuje się na umieszczenie planu sytuacyjnego i podanie warunków parkowania samochodów. Zaproszenie formułuje się w trzeciej osobie i wypełnienie czarnym atramentem lub na maszynie. U góry karty, w jej pierwszych liniach informujemy kto zaprasza, a wiec przedstawiamy gospodarza lub gospodarzy, następnie umieszczamy zwrot typu zaprasza ( zapraszają) . Dwie kolejne linie przeznacza się na wpisanie imienia i nazwiska, tytuł służbowy osoby, którą się zaprasza. W dalszej części karty podaje się temat zebrania, termin ( miesiąc, dzień, godzina), miejsce (ulica, numer domu, piętro, numer sali). Zaproszenia nie zawierają podpisów ani daty i miejsca wysłania. Z porządku dziennego podanego z lewej strony podwójnej karty zaproszenia uczestnicy dowiadują się kiedy zebranie się kończy. Bywają takie sytuacje, że gospodarz po zakończeniu obrad chce się spotkać z zaproszonymi gośćmi. Spotkanie takie przybiera formę aperitifu lub kawy. Nie wszyscy uczestnicy zebrania zostają zaproszeni na tego rodzaju spotkanie, co jest zupełnie zrozumiałe.
Porządek dzienny konferencji powinien zawierać niezbędne informacje, jak np. godzinę rozpoczęcia i zakończenia obrad, tematy referatów i nazwiska wygłaszających, czas przeznaczony na dyskusje i przerwy. Przygotowując zebranie, informuje się prelegentów, ile czasu przeznacza się na wygłoszenie referatów i ustala się jakich tytuły będzie się używać w czasie prezentacji ( doktor, profesor, dyrektor, prezes) . Natomiast prelegenci pytają organizatorów, jaki jest cel zebrania, kto będzie uczestniczyć, czy sala będzie nagłośniona i czy istnieje możliwość korzystania ze środków wizualnych. Przewidywalne limity czasowe na poszczególne punkty programu powinny być realne, a odchylenia czasowe mogą wynosić kilka minut. Zła kalkulacja powoduje z reguły zburzenie porządku obrad. Zebranie rozpoczynające się o godzinie 11-00 , umożliwiają jego uczestnikom normalny nocny wypoczynek i udanie się do miejsca rannym środkiem lokomocji.
Przewodniczący zebrania oraz pracownicy odpowiedzialni za organizacje zebrania, a także prelegenci przybywają nieco wcześniej i wykorzystują ten czas na uzgodnienie pilnych spraw natury organizacyjnej. Na sale pierwszy wchodzi przewodniczący , następnie prelegenci i w dalszej kolejności członkowie prezydium. Przewodniczący rozpoczyna zebranie punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy uczestnicy przybyli na sale. Oczekiwanie na spóźnialskich nie ma uzasadnienia, bo niektórzy systematycznie to praktykują wiedząc, że i tak obrady punktualnie się zaczną.
Z chwilą usadowienia się uczestników i kiedy zapadnie cisza, przewodniczący wstaje i otwiera zebranie. Jeśli w zebraniu uczestniczy kilkadziesiąt lub więcej osób przewodniczący wita przybyłych, uwzględniając zasadę pierwszeństwa wymienia imię i nazwisko, tytuł naukowy i zajmowane stanowisko. Następnie przedstawia porządek dzienny , tematy referatów, nazwiska prelegentów, określa czas przeznaczony na dyskusje i inne informacje. Wypowiedz przewodniczącego powinna być krótka i zawierać niezbędne informacje dotyczące przebiegu zebrania. Przewodniczący nie może zapomnieć, że głównymi uczestnikami są prelegenci, a następnie uczestnicy.