Protokół
Protokół jest sprawozdaniem, sporządzanym w formie aktu, ustalając przebieg zdarzeń, stwierdzone fakty lub dokonane czynności.
Rodzaje protokołów
- protokół zebrania - ma on na celu odtworzenie przebiegu zebrania, zawiera jego porządek, opis przebiegu, podjęte uchwały, zakończenie, podpisy przewodniczącego i protokolanta zebrania.
- protokół zdawczo-odbiorczy - sporządzany jest podczas przekazywania rzeczy i spraw,zawarte są w nim informacje o przekazywanych sprawach i wartościach materialnych, określenie strony przekazującej i odbierającej, podpisy przekazującego i odbierającego oraz ewentualnie protokolanta.
- protokół kontroli - jest on sprawozdaniem z przeprowadzonej kontroli, zawiera opis czynności kontrolnych, stwierdzony stan faktyczny oraz wskazuje wszelkie nieprawidłowości i niedociągnięcia.
- protokół przesłuchania - z protokołu tego powinno wynikać kto, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono i jakie zgłoszono uwagi. Odczytuje się go uczestnikom i przez nich powinien być podpisany po odczytaniu.
- protokół rozprawy - zawiera określenie rodzaju protokołu, rozprawy, jej przebieg i wynik oraz podpisy przewodniczącego i protokolanta.
- protokół zdarzeń - zawiera stwierdzenia ściśle określonych faktów i towarzyszących okoliczności oraz podpisy sporządzających.
Budowa protokołu
1) Część wstępna
- Tutuł - zawiera słowo protokół, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.
- Wstęp - osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach (jeżeli nie dołączamy listy obecności) i nieobecnych (podaje się czy nieobecność została usprawiedliwiona), porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane.
2) Część zasadnicza
- Opis i przebieg wydarzeń - (wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem), opis realizacji poszczególnych punktów porządku.
- Okoliczności towarzyszące
- Podejmowanie wniosków i uchwał
3) Część końcowa
- Godzina ukończenia czynności
- Formuła stwierdzająca zakończenie czynności - podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Po podpisaniu nie można wprowadzać żadnych zmian do protokołu.
4. Sposób przedstawiania części zasadniczej:
a) Forma dosłowna - wierne, prawie dosłowne przytoczenie przemówień bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie taśmy magnefotonowej, stenagramów lub tekstów autoryzowanych.
b) Forma streszczona - zwięzłe streszczenie poszczególnych przemówień, komasowanie wypowiedzi zgodnych pod względem treści; ta forma ma na celu skondensowanie wywodów i eliminowanie wszystkiego, co zbędne, tylko uchwały nie podlegają skrótom.
c) Forma uproszczona - redukowanie do minimum części dyskusyjnej, ograniczenie się do wzmianek o charakterze syntetycznym; treść bardzo zwięzła głównie akcent kładzie się na przedmiocie obrad i powziętych uchwałach
5. Przykład części wstępnej protokołu:
PROTOKÓŁ ZEBRANIA
Izby Rolniczej w Częstochowie odbytego w Domu Rolnika ul. Polna 5 w dniu 10
marca 2004 r. w godz. 15.00 - 17.00.
Obecnych 15 według listy obecności załączonej do protokołu.
Nieobecnych usprawiedliwionych : inż. Jan Maluga, Waldemar Kata.
Porządek zebrania:
1. Odczytanie i przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania.
2. Referat: Obniżanie kosztów eksploatacji maszyn rolniczych.
3. Dyskusja.
4. Wolne wnioski.
7. Przykład części zasadniczej protokołu:
Zebranie rozpoczęło się o godz. 15.00. Gości powitał prezes Izby Rolniczej, który zapytał, czy są jakieś uwagi do porządku dziennego. Żadnych uwag nie zgłoszono. Przystąpiono do realizacji poszczególnych punktów programu.
Do ptk. 1. Sekretarz odczytał protokół z poprzedniego zebrania, uczestnicy nie zgłosili żadnych uwag.
Do ptk. 2. Referat pt. Obniżanie kosztów eksploatacji maszyn rolniczych wygłosił mgr inż. Jacek Bąk.
Do ptk. 3. Jako pierwszy zabrał głos Andrzej Duda.
8. Przykład części końcowej protokołu:
Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisaniu.
Załączniki: 2
Protokolant Przewodniczący Zebrania
Ewa Kwiatkowska mgr Łukasz Kukuła
