Dokument księgowy - zwany też dowodem księgowym, stanowi pisemne odzwierciedlenie i potwierdzenie zaistnienia określonej operacji gospodarczej i zaewidencjonowania jej w wprowadzonych w danej jednostce lub stwierdzenie stanu poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia na pewien moment. Każdy dokument księgowy powinien być potwierdzeniem przebiegu prawdziwości i zgodności operacji gospodarczej z normami prawa, realizując funkcję rejestracji, atestacji i funkcję kontrolną rachunkowości. Dokumenty księgowe są podstawą zapisów w odpowiednich urządzeniach księgowych i stanowią pierwszy element procesu przetwarzania danych w rachunkowości. Bez dokumentu księgowego nie może mieć miejsca żaden zapis w rachunkowości. Obowiązuje więc podstawowa zasada udokumentowania każdego zapisu prawidłowym, tj. zgodnym z faktami, wiarygodnym i sprawdzalnym dowodem księgowym. W naszym opracowaniu pojęcia „dowód księgowy” i „dokument księgowy” stosować będziemy zamiennie. Nie należy zapominać, że dowody księgowe – przed zaksięgowaniem – podlegają kontroli formalnej, rachunkowej i merytorycznej przez osoby do tego upoważnione.
Rodzaje dowodów księgowych źródłowych
Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów źródłowych:
- zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentowi
- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki
Oprócz dowodów księgowych źródłowych, podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą także stanowić sporządzone przez jednostkę:
Dowody księgowe zbiorcze- stanowiące podstawę do dokonania łącznych zapisów zbioru dokumentów księgowych źródłowych; dowody te muszą być pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym.
Dowody księgowe korygujące - poprzednie zapisy.
Dowody księgowe zastępcze - wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.
Dowody księgowe rozliczeniowe - służące do ujęcia (Według nowych kryteriów identyfikacyjnych) zapisów już dokonanych.
Cechy dowodu księgowego
Dowody księgowe powinny spełniać wiele zadań a mianowicie:
- uzasadnić każdy zapis księgowy
- stworzyć podstawy do kontroli i oceny działalności jednostki prowadzącej księgi rachunkowe do punktu widzenia legalności, rzetelności, celowości i gospodarczości dokonanych operacji
- stworzyć podstawy do dochodzenia praw i możliwości udowodnienia faktu wypełniania obowiązków przez jednostkę i jej komórki organizacyjne
Do realizacji wskazanych zadań dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu
- określenie stron biorących udział w operacji gospodarczej
- opis operacji oraz jej wartość
- datę dokonania operacji; jeżeli dowód został sporządzony pod inna datą- również datę sporządzenia dowodu
- podpis wystawcy dowodu oraz podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w tych księgach
- numer identyfikacyjny dowodu
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:
- rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
- kompletne- zawierające co najmniej wyżej podane elementy
- wolne od błędów rachunkowych
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować tylko przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierające sprostowanie.
Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.
Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:
- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym
(Dowodem księgowym jest także zestawienie zbiorcze dokumentów, jeżeli:
1) dokument wydawany jest z chwilą opłacenia całej składki,
2) dotyczą rozliczeń z pośrednikami – w odniesieniu do każdego pośrednika oddzielnie,
3) dotyczą rozliczeń z tytułu umów objętych umowami generalnymi – w odniesieniu do każdego oddzielnie,
4) są sporządzone według grup i rodzajów).
- korygujące
- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
- rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wpisanie treści lub kwoty poprawnej i daty dokonania poprawki oraz złożenie podpisu przez osobę upoważnioną do dokonania poprawki.
Dla zabezpieczenia właściwego sporządzania i prawidłowego obiegu dowodów księgowych niezbędne jest opracowanie:
1) Instrukcji/ zasad określających
a) typowe rodzaje podlegających księgowaniu operacji gospodarczych występującej w danej jednostce
b) wzory dowodów służących do ujęcia określonych operacji gospodarczych
c) komórki wystawiające, sprawdzające i akceptujące dowody
d) przeznaczenie oraz podstawę i sposób wypełniania dowodów
2) Schematów obiegu dowodów wskazujących
a) komórkę wystawiającą dowód
b) komórki otrzymujące dowód lub jego kopię
c) kolejność otrzymywania dowodu lub jego kopii przez poszczególne komórki
3) harmonogramów obiegu dowodów ustalających terminy przekazywania dowodów między poszczególnymi komórkami.
Kontrola formalna – polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dokument sporządzono zgodnie z przepisami prawnymi, zasadami i normami obowiązującymi w danym miejscu i czasie, prawidłowo, legalnie i rzetelnie (należy ustalić, czy dany dokument może być uznany za dowód pełnoprawny i legalny).
Kontrola rachunkowa – polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dokumencie są prawidłowo obliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami normatywnymi i działaniami matematycznymi.
Kontrola merytoryczna – polega na sprawdzeniu, czy dokument pod względem rzeczowym jest prawidłowy, czy zawarte w nim dane są rzeczywiste, realne, czy dokumentowane transakcje.
Fakt przeprowadzonej kontroli powinien być uwidoczniony na dokumencie poprzez złożenie podpisu przez osobę dokonującą sprawdzenia oraz podanie daty. Szczególnie powinny być przestrzegane zasady prawidłowego obiegu dokumentów i funkcjonowania kontroli wewnętrznej. W tym celu powinna zostać opracowana i przyjęta do stosowania „Zakładowa instrukcja obiegu dokumentacji i kontroli wewnętrznej”. Rachunkowość prawie we wszystkich jednostkach prowadzona jest za pomocą komputerów. Pamiętać więc należy, że w rachunkowości informatycznej obowiązują pewne wyjątki od zasady udokumentowania każdego zapisu pisemnym dowodem księgowym, a mianowicie:
- zapisy mogą mieć również miejsce za pośrednictwem urządzeń łączności lub innych fizycznych (magnetycznych, optycznych itp.) nośników danych pod warunkiem, że podczas rejestracji zdarzeń księgowych zapisy te uzyskują trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;
- zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych pod warunkiem, że jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia pierwotnych zapisów w zbiorach, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów (por. art. 20 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości);
- wartość może być ominięta w dowodzie, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem (por. art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Podkreślić należy, że jakość informacji dostarczanych przez rachunkowość i sprawozdawczość finansową zależy w znacznym stopniu od jakości, rzetelności, prawidłowości, terminowości i wiarygodności dowodów księgowych. Dlatego dokumentacji księgowej przypisuje się tak wielkie znaczenie. Dowody księgowe w każdej rachunkowości. Dokumenty księgowe stanowią moc dowodową w razie występowania Np. przed sądem czy urzędem. Nadto dowody księgowe stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku właścicieli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie. Również po okresach sprawozdawczych dowody księgowe odgrywają ważną rolę jako przedmiot ekspertyz, analiz, kontroli wewnętrznej i zewnętrznej oraz rewizji rachunkowości i sprawozdawczości finansowej.