Istota i elementy negocjacji. Techniki negocjacji

Negocjacje to każda rozmowa, która ma na celu uzgodnienie wspólnego stanowiska. Prowadzona jest zatem tylko w sytuacjach konfliktowych, które sprzyjają otwartemu postawieniu problemu oraz ustaleniu priorytetów. W sytuacjach konfliktowych ludzie reagują dominacją, wycofaniem się, unikaniem, dążeniem do kompromisu lub próbą rozwiązania konfliktu.
Przygotowania do negocjacji to tzw. etap przednegocjacyjny, obejmujący wytyczenie celów, zdefiniowanie problemu i przygotowanie propozycji jego rozwiązania, dokonanie analizy interesów drugiej strony. Ważnym czynnikiem mogącym decydować o powodzeniu rozmów jest dobór zespołu negocjacyjnego.

Najczęściej spotykany skład to:
- lider (organizuje pracę zespołu, ma kompetencje do podejmowania decyzji),
- sekretarz (odpowiada za przygotowanie wszystkich materiałów, notuje przebieg negocjacji),
- psycholog (rejestruje wszystko co nie zostało powiedziane, ale co widać np. reakcje na propozycje),
- krytyk (prowadzi obserwacje pod kątem postępów w negocjacjach)
- kontroler (najwyższy autorytet oceniający działalność zespołu).

Skład może być uzupełniony o współpracujących negocjatorów.

Pierwsze uzgodnienia zawarte na etapie przednegocjacyjnym dotyczą zawsze spraw technicznych, miejsca spotkania, czasu trwania rozmów, ostatecznego terminu ich zakończenia, reguł zabierania głosu itp. Kolejny etap to otwarcie negocjacji, czyli przedstawienie swoich wstępnych propozycji. Są one zawsze nadmiarowe, zakładające wzajemne ustępstwa i układanie się. Rozpoczyna to kolejną fazę zmierzającą do rozpoznania słabych stron przeciwnika, przekonania go do porzucenia własnych propozycji i zaakceptowania rozwiązań drugiej strony. Dalsze etapy negocjacji ulegają tym samym prawidłowościom co sytuacja rozmowy. Należy liczyć się z tym, że zanim w ogóle przystąpimy do dyskusji, partner ma już o nas wyrobione zdanie (dobre lub złe) – zachodzi tu zjawisko zwane pierwszym wrażeniem. Istotnym problemem w negocjacjach jest to, że musimy być przygotowani na to, iż cokolwiek powiemy, może zostać zrozumiane opatrznie. Dlatego należy zawsze zastanowić się co chcemy powiedzieć i co przez to osiągnąć oraz dobrze słuchać rozmówcy. Zaleca się w związku z tym posługiwanie się językiem prostym, zrozumiałym, unikanie chwytów retorycznych mogących zapędzić adwersarza w kozi róg, mówienie o szczegółach bez zbędnych uogólnień. Nie należy oceniać drugiej strony i starać się raczej dostarczyć jej poczucie satysfakcji z przebiegu dyskusji. Warto zwrócić uwagę na mowę ciała przeciwnika- może bowiem dostarczyć nam wielu informacji o jego nastawieniu do proponowanych ofert. Zawsze można pozwolić sobie na ujawnienie emocji, pod warunkiem, że opisują tylko własne odczucia. Prowadząc rozmowy trzeba uważać, aby druga strona nie uległa wrażeniu, że chcemy przekonać ją za wszelką cenę. Na skuteczność perswazji wpływa również sam komunikat i użyte argumenty. Powinny być konkretne, tłumaczyć dlaczego oferta jest korzystna dla obu stron, mieć siłę przyciągania uwagi rozmówcy i taką formę, z której przeciwnik może się zgodzić. Nie należy też podawać ich środków długiego wystąpienia. Wytrawni negocjatorzy stosują wiele różnych technik negocjacyjnych. Jedną z nich są ustępstwa. Sygnalizują chęć porozumienia i stanowią próbę sprawdzenia, jakie są granice ustępstw drugiej strony. Powinny być dokonywane powoli i zawsze zgodnie z zasadą coś za coś. Skuteczność oddziaływania na partnerów negocjacji nie zawsze zależy od umiejętności racjonalnego przytaczania argumentów. Przeciwnie, jeżeli druga stronami świadomość naszej nieracjonalności to wierzy, że spełnimy np. naszą groźbę niezależnie od tego, ile nas będzie kosztowało. Technika ta wytrąca przeciwnikowi z rąk wszelkie argumenty. Należy jednak pamiętać, że aby nie stracić wiarygodności w oczach partnera nie można odstąpić od wykonania groźby. Zdarza się też, że negocjatorzy odwołują się do techniki wojny psychologicznej. Najczęściej stosują wtedy zabiegi polegające na stworzeniu uciążliwych warunków rozmów, podważaniu autorytetu, wiarygodności, statusu i kompetencji negocjatora. Odwrotną taktyką jest taktyka ingracjacji, która polega na podnoszeniu wartości drugiej osoby- „Pan, jako znawca problemu musi przyznać, że…”- większość osób przytaknie wtedy skwapliwie.

Szarą strefę negocjacji stanowi też taktyka presji pozycyjnej wyrażona np. odmową lub opóźnieniem rozmów, przedstawianiem ofert wykraczających poza rozsądne propozycje. Odpowiedzi na groźby, czy presję może być wiele. Można zachować (dać szansę grożącemu na wycofanie się), udać, że nie rozpoznaliśmy zagrożenia, odpowiedzieć, groźbą lub ustąpić. Kolejny etap to przygotowanie do zamknięcia negocjacji. Każda ze stron ocenia, czy druga strona będzie gotowa do kompromisu. Na tym etapie ostateczne wymiany ustępstw mogą doprowadzić do porozumienia. Jeżeli strony wyrażają zgodę na zawarcie porozumienie, podpisują kontrakt końcowy o charakterze umowy zawierającej wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji.

Najtrudniejszy rodzaj negocjacji stanowi negocjowanie o zakładników. Schemat negocjacji w tej specyficznej sytuacji jest zbliżony do przebiegu negocjacji dotyczących każdego innego problemu. Powołany jest specjalny zespół negocjacyjny składający się z grupy specjalistów specjalistów różnych dziedzin. Negocjacje poprzedza etap wstępny, czyli zbieranie danych wywiadowczych o sprawcy i zakładnikach. Negocjator przyjmuje cel negocjacji- bezpieczne zwolnienie zakładników oraz aresztowanie osobników, którzy ich przetrzymują, bez ponoszenia ofiar śmiertelnych. Strategia natomiast polega na przekonaniu terrorystów, że w ich najlepszym interesie jest zrobienia tego, co chcą władze. Dalsze negocjacje o zakładników przebiegają w oparciu o wytyczne negocjacji w ogóle. Zaleca się komunikowanie z terrorystami (słuchanie tego co mówią i sporadyczne wyrażanie zrozumienia) oraz wykorzystanie czasu na swoją korzyść ( emocje opadają, myślenie staje się bardziej racjonalne, napływające informacje wywiadowcze pozwalają podejmować lepsze decyzje). Należy doprowadzić do tego, aby terroryści targowali się o wszystko co uzyskują zgodnie z zasadą coś za coś ( od prostych wymian do bezpiecznego zwolnienia zakładników). Zadaniem negocjatora jest też przesunięcie rozmów do wygórowanych żądań do niewypowiedzianych potrzeb psychologicznych terrorysty oraz ocena emocjonalnej stabilności osobnika przetrzymującego zakładników. Należy też unikać mówienia nie zastępując go terminem później i dążyć do kierowania rozmowy na żądania wykonalne. Rozwiązywanie drobnych spraw pozwala stworzyć podstawy pokojowego rozwiązania całego konfliktu z udziałem zakładników.