Formatowanie dokumentu

FORMATOWANIE CZCIONEK
Większość formatowania czcionki dostępna jest na pasku Formatowania. Pasek ten zawiera przyciski i rozwijane listy, które umożliwiają nam wybranie kroju, wielkości, efektów (pogrubienie, kursywa, podkreślenie) oraz koloru czcionki. Opcje czcionek dostępne są w oknie dialogowym Czcionka (wybieramy Format/Czcionka) – rysunek 1.


Rysunek 1. Okno dialogowe Czcionka


Okno dialogowe Czcionka w programie Word zawiera trzy strony: Czcionka, Odstępy między znakami i Efekty tekstowe. Na stronie Czcionka wybieramy atrybuty czcionki oraz sprawdzamy, jak czcionka będzie wyglądała po dodaniu stylów, wielkości, krojów, kolorów itd.
Word 2000 zapewnia także wiele opcji podkreślenia. Są one dostępne po rozwinięciu listy.

Czcionka
Na stronie Czcionka dostępnych jest jedenaście efektów, które możemy dodać do tekstu. Są to m.in.: przekreślenie, podwójne przekreślenie, indeks górny i dolny, cień, kontur, uwypuklenie, wgłębienie.
Opcje Kapitaliki i Wersaliki zwykle wykorzystywane są w stylizowanych dokumentach, typu wizytówki. Opcja Wersaliki przekształca małe litery na mniejsze wersje wielkich liter. Aby z niej skorzystać, wpisujemy tekst małymi literami, następnie zaznaczamy opcję Wersaliki.
Po zaznaczeniu opcji Ukrycie, tekst nie będzie drukowany i będzie widoczny jedynie po uaktywnieniu opcji Pokaż/Ukryj. Efekt ten był stosowany dość często kiedy nie było takich poleceń jak komentarze, których zadaniem jest przechowywanie niedrukowalnych, niewidocznych notatek.

Odstępy między znakami
Jak sama nazwa wskazuje, opcja ta umożliwia określenie wielkości odstępów między znakami (Standardowe, Rozstrzelone, Zagęszczone) oraz położenie względem linii bazowej (podniesienie lub obniżenie liter niezależnie od ustawionych opcji Indeks górny/dolny). Odstępy między literami oraz położenie względem linii można również podawać w punktach korzystając z pól Wielkość. Przykładowo, tytuł „Przedwiośnie” może się rozciągnąć na całą szerokość strony.
Określenie odstępów między znakami z reguły wykorzystywane jest w małej poligrafii czy dokładnym określaniu wielkości znaków lub ich skalowaniu.

Efekty tekstowe
Strona ta zawiera sześć efektów przeznaczonych dla dokumentów, które mają być odczytywane na ekranie. Dzięki nim tekst będzie migał, błyszczał, itd. Aby zastosować jeden z tych efektów, zaznaczamy blok tekstu, wybieramy Format/Czcionka/Efekty tekstowe i klikamy żądaną opcję. Jeśli chcemy wyłączyć wybrany efekt, ponownie zaznaczamy tekst i z listy opcji wybieramy (brak). Animacja powinna być stosowana
z umiarem i dopiero po dokonaniu edycji całości dokumentu.

Podświetlanie tekstu
Jeśli chcemy zwrócić uwagę na określoną część tekstu, możemy zastosować
w niej podświetlenie. Tekst będzie podświetlony także na wydruku.
Zaczynamy od zaznaczenia tekstu, który ma być podświetlony. Następnie klikamy strzałkę obok przycisku Wyróżnienie i wybieramy kolor podświetlenia. Przycisk zachowuje ostatnio wybrany kolor, więc jeśli chcemy ponownie użyć tego samego koloru, wystarczy kliknąć sam przycisk Wyróżnienie. Aby wyłączyć podświetlenie, zaznaczamy podświetlony tekst i z listy obok przycisku Wyróżnienie wybieramy (brak).
Oczywiście, podświetlenie może być dodawane do kilku sekcji tekstu. W takiej sytuacji najpierw wybieramy kolor podświetlenia, następnie przeciągamy nad tekstem, który chcemy podświetlić. Wskaźnik podświetlania pozostanie aktywny dopóki nie klikniemy ponownie przycisku Wyróżnienie.



FORMATOWANIE AKAPITU
Word oferuje cztery opcje wyrównywania tekstu akapitu: do lewej, do prawej, centrowanie i justowanie (patrz rys. 2). Aby wyrównać tekst, umieszczamy kursor
w dowolnym miejscu akapitu i klikamy jeden z przycisków na pasku formatowania.


Rysunek 2. Wyrównywanie tekstu akapitu

Korzystanie z wcięć
Opcje wcięć dostępne są z paska formatowania, z linijki i okna dialogowego Akapit. Najprostsza metoda to oczywiście korzystanie z paska formatowania. Klikamy
w dowolnym miejscu akapitu, który chcemy wciąć (możemy też zaznaczyć kilka akapitów) i klikamy przycisk Zmniejsz wcięcie – zmniejszamy w ten sposób wcięcie
o pół cala – lub Zwiększ wcięcie – wcięcie zostanie zwiększone o pół cala.

Tworzenie wcięć za pomocą linijki
Druga metoda tworzenia wcięć akapitów – korzystanie z linijki – wymaga trochę pracy, jest jednakże bardziej wizualna. Linijka pozwala nam na określenie tabulatorów, wcięć oraz prawych i lewych marginesów w Widoku układ strony.
Rodzaje wcięć akapitu w edytorze Microsoft WORD (rysunek 3):
· wcięcie pierwszego wiersza akapitu - ustawiane górnym znacznikiem
w linijce poziomej,
· wcięcie z lewej strony akapitu - ustawiane dolnym lewym znacznikiem,
· wcięcie z prawej strony akapitu - ustawiane dolnym prawym znacznikiem.

wcięcie pierwszej linii wcięcie z lewej wcięcie z prawej
Rysunek 3. Znaczniki wcięć na linijce

Wszystkie trzy znaczniki mają kształt trójkąta (górny - trójkąta odwróconego)
i można je przesuwać jeśli ustawimy na dowolnym z nich kursor myszki, następnie wciśniemy lewy przycisk myszki i pociągniemy myszką w prawą lub w lewą stronę.
Lewy dolny znacznik wcięcia jest nieco większy od pozostałych. Składa się
z dwóch części trójkątnej i kwadratowej. Ciągnąc myszką za kwadratową część przesuwamy jednocześnie znacznik górny (zachowujemy wcięcie pierwszego wiersza), ciągnąc za część trójkątną przesuwamy tylko dolny znacznik.
Na linijce występują cztery znaczniki wcięć:
wcięcie pierwszej linii funkcjonuje tak samo jak klawisz [Tab];
kiedy znacznik wysunięcia ustawiony jest z prawej strony znacznika pierwszego wiersza, pozostałe wiersze akapitu zostaną przesunięte na prawo w stosunku do pierwszego wiersza;
wcięcie z lewej przesuwa akapit od lewej strony w stosunku do reszty tekstu;
wcięcie z prawej przesuwa akapit od prawej strony w stosunku do reszty tekstu i zwykle jest ono połączone z lewym wcięciem tworząc wcięcie podwójne. Wcięcia tego typu wykorzystywane są przy zaznaczaniu cytatów.
Aby zmienić wcięcia istniejącego tekstu, zaznaczamy akapit lub akapity
i odpowiednio przeciągamy znaczniki wcięć na linijce. Przesunięcie znacznika wcięcia
z lewej lub z prawej przesunie wszystkie wiersze każdego akapitu.
Aby sprawdzić typ znacznika, wskazujemy go kursorem myszy. Pojawi się wskazówka. Linijka umożliwia także określenie wcięć przed wprowadzeniem tekstu. Umieszczamy kursor w miejscu, w którym ma się pojawić nowy tekst. Wcięcia będą miały zastosowanie dla całości nowo wprowadzonego tekstu, dopóki nie zmienimy ich ustaleń.
Jeśli zaznaczymy akapity, w których występują różne ustalenia wcięć, jeden lub wszystkie znaczniki wcięć na linijce będą zablokowane. Aby dla wszystkich zaznaczonych akapitów obowiązywały te same ustalenia wcięć, klikamy zablokowany znacznik (bądź znaczniki).




Tworzenie wcięć poprzez okno dialogowe Akapit
Trzecim sposobem określania wcięć jest korzystanie z okna dialogowego Akapit (patrz rys. 4). Aby do niego wejść wybieramy Format/Akapit lub klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu skróconego wybieramy Akapit.

Rysunek 4. Okno dialogowe Akapit

Na stronie Wcięcia i odstępy klikamy strzałki obok pól Od lewej i Od prawej lub wpisujemy żądane liczby. W oknie Specjalne wybieramy Pierwszy wiersz lub Wysunięcie, aby odpowiednio wciąć lub wysunąć pierwszy wiersz o pól cala. Jeśli chcemy, aby wcięcia zmieniały się o inną wartość, wpisujemy ją w polu Wielkość.

Określanie odstępów między wierszami
W tym samym oknie możemy tutaj ustawić również Odstęp przed akapitem, Odstęp po akapicie, Odstępy między wierszami oraz sposób justowania (Wyrównanie).

Word 2000 oferuje sześć opcji dostosowywania odstępów między wierszami:
Pojedyncze - wystarczająca ilość miejsca na wyświetlenie największego znaku w wierszu;
1,5 wiersza;
Podwójne - podwójna wartość odstępu pojedynczego;
Przynajmniej - minimalny odstęp dla zaznaczonego bloku tekstu;
Dokładnie - wszystkie wiersze są w równych odstępach, niezależnie od wielkości czcionek lub grafiki znajdującej się w wierszach;
Wielokrotne - wykorzystywane dla określenia odstępów innych niż pojedynczy, 1,5 wiersza i podwójny.
Aby zmienić odstępy między wierszami dla istniejącego tekstu, zaznaczamy go, otwieramy okno dialogowe Akapit (wybieramy Format/Akapit lub klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Akapit) i klikamy rozwijaną listę zawierającą opcje odstępów.
Wybory Przynajmniej i Dokładnie wymagają wpisania wielkości punktowej
w polu Co. Także przy odstępie Wielokrotne należy określić wielkość. Przykładowo, aby otrzymać potrójne odstępy wybieramy opcję Wielokrotne i w polu Co wpisujemy 3.
Aby przejrzeć całość formatowania zastosowanego w akapicie, wybieramy Pomoc/Co to jest? i klikamy akapit. Otrzymamy okno, które wyświetli informacje na temat formatowania czcionki i akapitu.

Korzystanie z tabulatorów
Tabulatory to znaczniki rozmieszczone na całej szerokości dokumentu
w domyślnych odległościach pół cala. Wciśnięcie klawisza [Tab] przesuwa kursor od jednego do następnego tabulatora. Punkty tabulacji najczęściej wykorzystywane są przy wcinaniu pierwszego wiersza akapitu.
Innym zastosowaniem tabulatorów są tzw. kolumny równoległe, czyli pionowo wyrównany tekst w ramach dokumentu. Ustalenia punktów tabulacji zmieniamy korzystając z linijki lub okna dialogowego Tabulatory. Ustalenia tabulatorów obejmują także wybranie typu wyrównania oraz lokalizacji dla każdego tabulatora, który chcemy wykorzystać.
Wyróżniamy pięć podstawowych typów tabulatorów:
v Do lewej - domyślny typ. Tekst pojawia się z prawej strony tabulatora;
v Do środka - tekst jest automatycznie wycentrowany względem tabulatora;
v Do prawej - tekst pojawia się z lewej strony tabulatora;
v Dziesiętne - wykorzystywany do wpisów liczbowych. Tekst wyrównany jest z przecinkiem dziesiętnym;
v Pasek - wstawia w dokumencie pionową linię w punkcie tabulatora. We wcześniejszych wersjach Word, tabulator ten wykorzystywany był do tworzenia pionowego separatora kolumn. W Word 2000 jest to wykonywane automatycznie przy ustalaniu kolumn.

Ustalanie tabulatorów za pomocą linijki
Z lewej strony linijki w Widoku układu strony znajduje się przycisk tabulatora, który umożliwia nam wybranie typu tabulatora. Zgodnie z ustaleniami domyślnymi jest to tabulator Do lewej. Klikając przycisk przełączamy się między pięcioma wyborami.
Po wybraniu typu tabulatora, który chcemy określać, klikamy linijkę w celu ustawienia tabulatora. Pojawi się znacznik tabulatora i wszystkie tabulatory z lewej strony znacznika zostaną usunięte. Jeśli chcemy przesunąć tabulator, klikamy znacznik i przeciągamy go
w żądane miejsce.
Jeśli chcemy, aby tabulatory miały zastosowanie do istniejącego tekstu, najpierw zaznaczamy tekst - przed kliknięciem linijki. Jeśli nie zaznaczymy całego tekstu lub ostatniego akapitu dokumentu, tabulatory będą miały zastosowanie do zaznaczonej sekcji. Możemy jednakże ustawić tabulatory dla pustego dokumentu przed wpisaniem tekstu. Jeśli chcemy usunąć tabulator, wskazujemy go i ściągamy z linijki.

Ustawianie tabulatorów i znaków wiodących za pomocą okna dialogowego Tabulatory
Tabulatory możemy także tworzyć poprzez okno dialogowe Tabulatory. Kursor powinien znajdować się w miejscu, od którego mają obowiązywać nowe tabulatory. Aby wejść do okna dialogowego Tabulatory, wybieramy Format/Akapit/Tabulatory (patrz rys. 5).


Rysunek 5. Okno dialogowe Tabulatory

W oknie Położenie tabulatorów wpisujemy lokalizację tabulatora, który chcemy utworzyć. W sekcji Wyrównanie określamy sposób wyrównania tekstu względem tabulatora. Sekcja Znaki wiodące umożliwia wybranie znaków, używanych najczęściej w spisach treści. Znak wiodący z reguły poprzedza tekst tabulatora.
Po określeniu położenia, typu oraz znaku wiodącego dla tabulatora, klikamy przycisk [Ustaw]. Na liście pojawi się nowy tabulator. Te same czynności powtarzamy dla pozostałych tabulatorów, które chcemy utworzyć.
Okno dialogowe umożliwia także zmodyfikowanie istniejącego tabulatora. W tym celu wybieramy go z listy Położenie tabulatorów. Następnie zmieniamy opcje Wyrównanie i Znaki wiodące i klikamy przycisk [Ustaw]. Jeśli chcemy usunąć istniejący tabulator, wybieramy go na liście i klikamy przycisk [Usuń]. Kliknięcie przycisku [Usuń wszystkie] usunie wszystkie tabulatory i przywróci ustalenia domyślne. Po zakończeniu pracy z tabulatorami, klikamy przycisk [OK].
Aby sprawdzić gdzie znajdują się tabulatory w istniejącym tekście, klikamy przycisk Pokaż/ukryj znaki akapitu z paska narzędziowego. Tabulatory będą reprezentowane przez strzałki zwrócone w prawo.


STYLE TEKSTU
Stylem nazywamy zestaw takich elementów formatujących tekst jak – typ
i rozmiar czcionki, wcięcia akapitów, odległości pomiędzy liniami itd.
Aby zmienić tekstowi styl na styl istniejący na liście należy ustawić się wewnątrz akapitu lub zaznaczyć tekst (jeśli zawiera więcej iż jeden akapit) a następnie rozwinąć listę styli i wybrać żądany.
Lista stylów tekstu dostępnych w danej chwili znajduje się na pasku narzędzi Formatowanie. Rozwinięcie tej listy powoduje wyświetlenie stylów wbudowanych, które zostały zmienione lub zastosowane przez użytkownika oraz stylów utworzonych przez użytkownika w aktywnym dokumencie.
Jeżeli chcemy zobaczyć listę wszystkich stylów dostępnych dla dokumentu należy przed rozwinięciem listy wcisnąć klawisz .

Tworzenie nowego stylu...
Tworzenie nowego stylu możemy dokonać na dwa sposoby. Pierwszy to stworzenie stylu w oparciu o ustawienia, które zrobiliśmy w tekście.

... w oparciu o istniejący akapit
Przykład: Zastosujmy go do stworzenia stylu na bazie poniższego akapitu przedstawionego w ramce. Ustawiamy się wewnątrz tego akapitu. Teraz należy w polu edycyjnym listy styli wpisać nową nazwę stylu np. Tekst. Po wciśnięciu klawisza do dokumentu został wprowadzony nowy styl. Przeniesienie tego stylu na drugi akapit jest już trywialne. Ustawiamy się wewnątrz drugiego akapitu podania
a następnie wybieramy z listy stylów styl Tekst.

Stylem nazywamy zestaw takich elementów formatujących tekst jak – typ i rozmiar czcionki, wcięcia akapitów, odległości pomiędzy liniami itd. Aby zmienić tekstowi styl na styl istniejący na liście należy ustawić się wewnątrz akapitu lub zaznaczyć tekst (jeśli zawiera więcej iż jeden akapit) a następnie rozwinąć listę styli i wybrać żądany.



...z menu Format
Drugi sposób to wejście do menu Format i polecenia Styl... W okienku dialogowym wciskamy przycisk Nowy, po czym wypełniamy okienko dialogowe Nowy styl (rysunek 6).
Poszczególne miejsca okienka wypełniamy w sposób następujący:
Nazwa: wpisujemy nazwę nowego stylu (np. Tekst)
Typ stylu: określamy czy będzie to styl określający formatowanie akapitu (Akapit) czy tylko parametry czcionki (Znak)
Oparty na: wybieramy styl bazowy dla naszego stylu (wszystkie zmiany formatowania w stylu bazowym, które nie są przedefiniowane dla naszego stylu będą zmieniały również nasz styl)
Styl następnego...: ustawiamy tu styl, który będzie zastosowany do nowego akapitu występującego po akapicie formatowanym za pomocą stworzonego stylu (w naszym przypadku należy ustawić również Tekst)
Dodaj do szablonu: ustawienie tej opcji spowoduje, że styl przez nas zdefiniowany będzie pojawiał się we wszystkich nowych dokumentach


Rysunek 6. Definiowanie nowego stylu

Ustawienia dla stylu dotyczące czcionki, formatowania akapitu itd. realizujemy przez uruchomienie przycisku Format.

Zmiana definicji stylu
Jeśli chcemy zmienić wygląd naszego tekstu (czcionki, sposób wyrównywania, tekstu, odległości między liniami itd.) wystarczy, że dokonamy zmian w odpowiednich stylach. Największe konsekwencje dla wyglądu tekstu będzie miała zmiana w stylu Standardowym, ponieważ definicje prawie wszystkich pozostałych stylów są na nim oparte. Oznacza to, że wszystkie ustawienia, które nie są jawnie określone dla tych stylów są pobierane ze stylu Standardowego. Tak więc zmiana odległości pomiędzy liniami dla stylu Standardowego spowoduje zmianę odległości pomiędzy liniami dla pozostałych stylów tekstu.

Zmiana definicji stylu w oparciu o istniejący akapit
Jest to krótsza droga do zapamiętania zmian w stylu tekstu. Po dokonaniu zmian
w akapicie (dotyczących czcionki, wyrównywania, wcięć itd.) wystarczy wybrać z listy stylów styl, który definiuje nasz akapit. Pojawi się wówczas opcja:
Aktualizacja stylu zgodnie z wprowadzonymi zmianami
Jeżeli chcemy zmienić definicje stylu należy wcisnąć przycisk OK. Można również przywrócić właściwe ustawienia dla stylu, jeśli klikniemy myszką na opcję Ponowne zastosowanie formatu stylu do zaznaczania i potwierdzimy przez OK. Pola wyboru Aktualizuj style automatycznie lepiej nie ustawiać gdyż spowoduje on automatyczną aktualizację zmian dokonanych w naszym akapicie, we wszystkich akapitach posiadających ten sam styl.