Sekretariat i jego zadania

SEKRETARIAT I JEGO ZADANIA

SEKRETARIAT - to szczególne miejsca firmy czy instytucji, przez które przechodzi większość informacji i które stanowią o pierwszym wrażeniu, jakie klient wynosi z obcowania z daną organizacją. Dosyć często zawody recepcjonistki, sekretarki lub asysetentki są traktowane mało poważnie, zarówno przez menedżerów, jak i osoby pracujące w tych zawodach, szczególnie te, które traktują je jako nieprzyjemny, przymusowy szczebel planowanej kariery. Wymienione zawody wymagają jednak dużego profesjonalizmu i nie każdy może je wykonywać. Poziom podstawowych umiejętności komunikacyjnych potrzebnych do dobrego wykonywania tych zawodów jest nie niższy niż w przypadku wielu stanowisk dyrektorskich. Ponadto potrzebne są tu specyficzne formy tych umiejętności, nie występujące w innych zawodach.

Funkcja informacyjna

Sekretariat jest centrum informacyjnym każdej jednostki organizacyjnej. Tutaj napływają informacje z różnych źródeł (zarówno znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy), tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub z innych instytucji: przysłane pocztą tradycyjną i elektroniczną, przysłane faksem, teleksem, telefonogramem, uzyskane z Internetu, przyniesione przez interesantów i gości, przekazane przez szefa i współpracowników.
Nie każda informacja jest równie wartościowa dla firmy, jedne są celowe, inne mimowolne. Nie zawsze przydają się firmie w takiej postaci, w jakiej napłynęły. Są poddawane wielu czynnościom, wśród których zasługują na uwagę:
- selekcja informacji, czyli wybór tych, które są dla firmy najbardziej użyteczne, ich systematyzacja, czyli ustalenie pewnych kryteriów według których będą wykorzystywane,
- przetworzenie tych informacji, które nie są użyteczne w takiej postaci, w jakiej wpłynęły do sekretariatu,
- zestawienie lub porównanie informacji otrzymanych z różnych źródeł,
- wysłanie lub wprost przeciwnie ? przechowanie informacji, aby je można było wykorzystać w stosownej chwili.


Funkcja reprezentacyjna

Sekretariat stanowi wizytówkę firmy, jest bowiem miejscem, w którym najczęściej następuje pierwszy kontakt z klientem lub interesantem. Dzięki temu przede wszystkim w tej komórce firmy można wykorzystać efekt & apos ; pierwszego wrażenia & apos;. Na ten rodzaj funkcji składają się następujące elementy:
- lokalizacja, wielkość i wygląd sekretariatu, tj. jego wyposażenie (meble, sprzęt biurowy , materiały), ale również estetyka wnętrza i ?duch? sekretariatu, czyli skojarzenie wyglądu sekretariatu z rodzajem działalności firmy,
- wygląd i zachowanie sekretarki czy asystentki (styl ubioru i zachowanie , wysoka kultura osobista, życzliwość dla otoczenia itp., a także dyskrecja, lojalność, refleks i wiele dyplomacji), czyli kwalifikacje sekretarki,
- kwalifikacje zawodowe sekretarki ? znajomość języka polskiego i języków obcych, znajomość i umiejętność stosowania odpowiednich do określonej sytuacji procedur załatwiania spraw, dobra znajomość struktury organizacyjnej firmy i jej otoczenia, znajomość techniki biurowej i technologii przetwarzania informacji,
- elastyczność w działaniu, którą można zaliczyć zarówno do kwalifikacji zawodowych, jak i osobistych, a która pozwala uniknąć niepotrzebnych konfliktów i kolizji interesów.


Funkcje regulacyjne

Funkcje regulacyjne dotyczą kontaktów bezpośrednich i telefonicznych szefa z otoczeniem firmy, a składają się na nie:
- przyjmowanie interesantów zapowiedzianych (przestrzeganie zasad etyki i etykiety),
- selekcja i przyjmowanie interesantów nie zapowiedzianych (dbałość o interesy i
wizerunek firmy),
- selekcja i łączenie telefonów (nie tylko znajomość zasad łączenia, ale przede wszystkim
dobra znajomość hierarchii stanowisk w firmie i w jej otoczeniu), a także umiejętnośći
radzenia sobie z kłopotliwymi rozmówcami ?w sprawach osobistych?.


Funkcje komórki współpracującej z szefem

Do prawidłowego wypełniania tej funkcji jest bardzo istotne ustalenie proporcji między wymienionymi obszarami zadań (satysfakcjonującymi obydwie strony), czyli zadbanie o:
- ustalenie ramowego zakresu czynności określającego obowiązki sekretarki i asystentki ,
- ustalenie zakresu jej kompetencji oraz odpowiedzialności,
- wyraźne wskazanie zadań samodzielnych oraz granic decyzji, jakie sekretarka może podejmować,
- określenie zakresu współpracy w zarządzaniu czasem pracy szefa (w tym prowadzenie terminarza szefa oraz przygotowanie jego podróży służbowej),
- określenie współpracy w zakresie organizacji zebrań i konferencji oraz przygotowywania dokumentacji tych zebrań.



Obowiązki sekretariatu

ZNAJOMOŚĆ

- struktury organizacyjnej oraz zakresu obowiązków dyrektora i komórek
organizacyjnych,
- powiązań organizacyjnych z innymi instytucjami, - struktury indywidualnego czasu pracy dyrektora, - przepisów normujących obieg dokumentów , spraw organizacyjnych, podróży służbowych i wyjazdów zagranicznych (instrukcje, regulaminy, zarządzenia itp.),
- reguł obyczajowych w kontaktach międzyludzkich.


PROWADZENIE

- czynności kancelaryjnych, - opracowywanie korespondencji w zakresie spraw zleconych przez dyrektora,
- zaopatrywanie w Dzienniki Ustaw, Monitory Polskie, określoną prasę, materiały biurowe i przedmioty wyposażenia biura, - współudział w przygotowaniu narad, zebrań, konferencji, wyjazdów służbowych, organizacja rozmów i spotkań służbowych,
- zbieranie, opracowywanie i przechowywanie informacji dla dyrektora,
- przestrzeganie terminów i harmonogramu zadań
? uwzględniając priorytety pilności i ważności.


ODPOWIEDZIALNOŚĆ SEKRETARIATU

- dyscyplinarna za naruszenie tajemnicy służbowej i powstanie zjawiska konkurencji,
- za nie dotrzymanie ustalonych terminów i obietnic w sferze działalności wewnętrznej i kontaktach z otoczeniem zewnętrznym np.: instytucje, firmy, media , osoby fizyczne,
- za nie przestrzeganie ustalonego czasu pracy i porządku w dokumentach biurowych,
- za nieprawidłowy i niesprawny obieg dokumentów ,
- za nie stosowanie się do obowiązujących aktów normatywnych wewnętrznych np.: regulaminu pracy , instrukcji, zarządzeń wewnętrznych,
- za brak szacunku dla przyjętych wartości ,
- za tworzenie wizerunku zewnętrznego.