Zarachowanie dochodow

Czynności regulujące obowiązki kas ekspedycyjnych w zakresie:
1. Pobierania wpływów z przewozu osób, bagażu i ekspresu;
2. Dokonywania niektórych wypłat;
3. Przekazywania wpłat do Referatu Operacji Pieniężnych (ROP) - kasa stacyjna;
4. Prowadzenia dokumentacji i sprawozdawczości kasowej.


Zarachowanie dochodów reguluje instrukcja F8 (rachunkowo-kasowa) - rok wydania 1999, dla kas towarowych rok wydania 1997.


Pod względem rachunkowo-kasowym kasy dzielimy na:
1. Kasy samodzielne:
. O jednoosobowej obsadzie
. O wieloosobowej obsadzie
2. Kasy niesamodzielne - podporządkowane wyznaczonym kasom macierzystym.
W ramach kas samodzielnych występują także kasy dopłat konduktorskich, służące tylko do obsługi drużyn konduktorskich.
Kasy samodzielne sporządzają pełną dokumentację kasową:
. Księga kasowa;
. Sprawozdanie kasowe;
. Kontrolki;
. Wykazy;
. Zestawienia.
Kasy niesamodzielne uzyskane wpływy przekazują do kas macierzystych.


Podział druków:
1. Druki manipulacyjne - służą do prowadzenia dokumentacji i sprawozdawczości kasowej- księga kasowa, kontrolki, ewidencje powinny być opisane a księga kasowa dodatkowo przesznurowana;
2. Druki ścisłej rejestracji - bilety blankietowe wszystkich rodzajów, blankiety do kas elektronicznych, znaczki kontrolne do zleceń, kwity bagażowe, bilety rowerowe, bilety na przewóz rzeczy pod opieką podróżnego, kwity różnych wpływów.
Zamówienia na te druki przesyła się do Biura Kontroli Dochodów ( BKD) lub Centralnego Biura Rozrachunków Zagranicznych (CBRZ).
Kasjer wykazuje obrót tymi drukami czyli zużycie i pozostałość na miesiąc następny w odpowiednich zestawieniach. Odpowiada także materialnie za powierzone druki ścisłej rejestracji.


Druki sprzedażne - np. list ekspresowy lub list przewozowy ( towarowy ).
Kasy zamawiają druki sprzedażne w magazynach zakładowych przedkładając 5 egz. druków RW. Z wykorzystania druków sprzedażnych kasa sporządza zestawienie obrotów i uzyskanych wpływów.


Każda samodzielna kasa prowadzi Księgę kasową. Do Księgi kasowej wpisuje się sumy dzienne poszczególnych rodzajów przychodów i rozchodów na podstawie prowadzonych przez kasę kontrolek wpływów, wykazów i zestawień. Po zakończonym dyżurze i ustaleniu sumy przychodu i sumy rozchodu, kasjer wylicza pozostałość kasową.


POZOSTAŁOŚĆ KASOWA = SUMA PRZYCHODU - SUMA ROZCHODU
P.K. = S.P. - S.R.


W przypadku stwierdzenia różnicy pozostałej w Księdze kasowej z posiadaną gotówką, kasjer powinien dopłacić z własnych funduszy i odnotować dopłatę na str. 4 Sprawozdania kasowego. W przypadku stwierdzenia nadwyżki, powinien kwotę nadwyżki zarachować w Księdze kasowej- rubryka - Inne należności - po stronie przychodu. Po zakończonym miesiącu sprawozdawczym podlicza się wszystkie kolumny Księgi kasowej, uzgadnia z sumami kontrolek i wykazów, a pozostałość kasowa ustalona na miesiąc następny powinna być taka sama jak za ostatni dzień w danym miesiącu.


Sprawozdanie kasowe - po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego kasa uzupełnia założone na początku miesiąca sprawozdawczego sprawozdanie kasowe. zakładając je na początku miesiąca wpisuje pozostałość kasową na str. 2 i ewentualnie obrót drukami na str. 4. W ciągu miesiąca sprawozdawczego kasjer po otrzymaniu z ROP-u potwierdzonej specyfikacji wpisuje na str. 1 wysokość dokonanej wpłaty. Po zamknięciu Księgi kasowej kasjer przenosi z Księgi sumy miesięczne poszczególnych przychodów i rozchodów. Aby sprawozdanie było właściwie sporządzone powinno być zbilansowane, tj. suma przychodu = suma rozchodu. Na str. 4 sprawozdania kasowego kasjer dokonuje adnotacji o dokonanych dopłatach i wykazuje obrót ścisłej rejestracji. Sprawozdanie potwierdzone przez zwierzchnika służbowego z dołączonym potwierdzeniem ROP-u przesyła się wraz z załącznikami najpóźniej 2-go dnia po miesiącu sprawozdawczym jako przesyłkę służbową do BKD.
Rolę sprawozdania kasowego w kasach elektronicznych pełnią wydrukowane raporty "Zamknięcia Miesiąca".


Zamówienie i odbiór druków ścisłej rejestracji.


Kasy zamawiają druki ścisłej rejestracji w miarę potrzeby tak, aby kasa posiadała zapas wystarczające na 3 miesięczne zużycie. Zamówienie sporządza się na druku "Zamówienie na druki ścisłej rejestracji", oddzielnie dla każdego rodzaju druku. Zamówienie sporządza się w 2 egz. przez kalkę, stosując zamiast nazwy druku serię i numer druku. Zamówienie wypełnia się co 2-gą linijkę, a po sporządzeniu rejestruje się w "Ewidencji zamówień na bilety kartonowe i druki ścisłej rejestracji". Zamówienie w 2 egz. podpisane przez zwierzchnika służbowego przesyłamy w oddzielnej kopercie, dołączając 4 egz. druku RW , do BKD.


Odbiór.


Po otrzymaniu przesyłki z drukami ścisłej rejestracji kasjer powinien:
1. Sprawdzić przeznaczenie przesyłki;
2. Sprawdzić całość przesyłki;
3. Dokonać adnotacji daty otrzymania przesyłki w ewidencji;
4. Dokonać otwarcia i sprawdzenia zawartości przesyłki w obecności zwierzchnika służbowego lub kompetentnego świadka.


Sprawdzając należy porównać rodzaj druków, numerację i ilość oraz kompletność otrzymanych bloczków. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości , kasjer sporządza "Protokół o stwierdzonych nieprawidłowościach" w 3 egz. z których 2 przesyła wraz z niewłaściwymi biletami do BKD. O sporządzeniu protokołu dokonuje adnotację w pokwitowaniu odbioru. Pokwitowanie odbioru podpisane przez kasjera i zwierzchnika ( świadka ) przesyła do magazynu, w ewidencji zamówień dokonuje adnotacji numeru rejestru BKD i daty odesłania pokwitowania. Na dokonanie odbioru i odesłanie pokwitowania kasjer ma 5 dni. Za braki stwierdzone po dokonaniu odbioru odpowiada materialnie kasjer. Przyjęte do kasy druki ścisłej rejestracji należy przechowywać w zamkniętych szafach a otrzymany zapas należy odnotować w odpowiednich zestawieniach. ( F-2416 i F-2434 ).


Zamówienie i odbiór biletów kartonowych.


Do ewidencji i zarachowania biletów kartonowych kasy prowadzą "Rachunek za bilety kartonowe". Kasy powinny posiadać niezbędny zapas biletów kartonowych wystarczający na pokrycie 6-cio miesięcznego zapotrzebowania. Zamówienia składa się 3 razy do roku w terminach określonych w instrukcji F-8. Zamówienie sporządza się na druku "Zamówienie na bilety kartonowe" w 2 egz.. relacje zamawianych biletów powinny być podzielone na bilety do i powyżej 100 km a w ramach tego podziału oddzielnie na każdy rodzaj biletów ( poc. Osob., posp., wycieczkowe, normalne, z ulgą handl., ustaw. ), wypełniając zamówienie co drugą linijkę pismem drukowanym, podaje się wymagane dane oraz numerację biletów zamawianych. Numeracja ta musi być kontynuacją posiadanego przez kasę zapasu biletów w danej relacji.
Sporządzane zamówienie należy:
1. Zrejestrować w ewidencji zamówień;
2. Odnotować w rachunku za bilety kartonowe ( numery zamawianych biletów - ołówkiem );
3. Uzyskać potwierdzenie zamówienia przez zwierzchnika;
4. W osobnej kopercie przesłać do BKD.


Odbiór.


Po otrzymaniu przesyłki z drukarni kolejowej należy po sprawdzeniu tego, że przesyłka przybyła właściwie, odnotować datę przybycia w ewidencji zamówień a następnie dokonać odbioru w ciągu 5-ciu dni od daty przybycia.
Dokonując odbioru w obecności świadka należy sprawdzić:
1. Kompletność przesyłki;
2. Na podstawie pokwitowania odbioru oraz zapisów ołówkowych w rachunku sprawdzamy numerację oraz plomby poszczególnych setek i nadruk na 1 i ostatnim bilecie w setce;
3. Poprawiamy ołówkowe zapisy w rachunku długopisem na dowód przyjęcia biletów danej relacji;
4. Zapisujemy w ewidencji zamówień nr rejestru BKD i datę odesłania pokwitowania;
5. Pokwitowanie podpisane przez kasjera rachunkozdawcę i zwierzchnika przesyłamy w ciągu 5 dni do drukarni kolejowej.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kasjer sporządza Protokół o nieprawidłowościach w 3 egz. , z których 2 przesyła do BKD a o fakcie sporządzenia protokołu sporządza adnotację na pokwitowaniu.


Przekazanie wpłat do kasy stacyjnej - ROP ( Referat Operacji Pieniężnych )


Obowiązkiem kasjera po zakończonym dyżurze jest przekazanie uzyskanych wpływów do ROP-u. Kasjer sporządza specyfikację wpłat w 2 lub 3 egz., którą plombuje wraz z gotówką w specjalnych woreczkach opisanych nazwą stacji i serią kasy. Przekazywanie wpływów może odbywać się w dwojaki sposób. Bezpośrednio - 2 egz. specyfikacji - w przypadku, gdy kasa ekspedycyjna znajduje się w tej samej stacji co ROP, za pośrednictwem kasy ambulansowej - 3 egz. specyfikacji - ,gdy ROP znajduje się w innej stacji.
Przy pośrednictwie w przekazywaniu wpływów niezbędne jest prowadzenie Ewidencji doręczeń wpłat do kasy stacyjnej. Do ewidencji kasjer wpisuje każde pośrednie przekazanie woreczka z wartościami pieniężnymi, również w przypadku gdy woreczek przyjmuje następca w dyżurze - kasjer. W tym przypadku kasjer przyjmujący woreczek zobowiązany jest wpisać przyjęcie do swojej ewidencji doręczeń w oddzielnej przedziałce. Przekazanie wpływu do kasy stacyjnej dokonuje się za pośrednictwem kasy ambulansowej przewożonej w wyznaczonych pociągach. W tym przypadku kasjer zobowiązany jest po sporządzeniu specyfikacji i zaplombowaniu woreczka a także po dokonaniu adnotacji w ewidencji doręczeń do osobistego wejścia do wagonu w którym przewożona jest kasa ambulansowa. Po wrzuceniu do kasy ambulansowej woreczka należy uruchomić mechanizm wrzutowy dla sprawdzenia właściwego działania. Następnie kasjer uzyskuje potwierdzenie - podpis kierownika pociągu - a jednocześnie sam dokonuje wpisów do spisu przesyłek wartościowych. Kasjer dokonuje ostatniego wrzutu przed stacją w której znajduje się kasa stacyjna lub przed stacją przeładunku powinien zaplombować mechanizm wrzutowy. Po otrzymaniu z kasy stacyjnej potwierdzenia specyfikacji kasjer odnotowuje wpłatę na str. 1 Sprawozdania kasowego. Specyfikację wpłat numeruje się w kolejności miesięcznej.


Wpłaty kas niesamodzielnych do kas macierzystych.


Kasy niesamodzielne - przystanki osobowe - przekazują wykazy sprzedanych biletów oraz uzyskaną gotówkę w zaplombowanych kasetkach, które przewożone są wyznaczonymi pociągami do stacji macierzystych. Jednocześnie kasa niesamodzielna sporządza wykaz oddawczy w 3 egz. z których 2 przekazuje wraz z kasetką kierownikowi pociągu. Przewożący kasetkę oddaje za potwierdzeniem w wykazie oddawczym w kasie macierzystej. Po zakończonym miesiącu sprawozdawczym kasa powinna uzyskać potwierdzenie ROP-u o wysokości dokonanych w danym miesiącu wpłat na sprawozdaniu kasowym str. 1 lub na poświadczeniu sporządzonym przez kasę ekspedycyjną.


Zarachowanie biletów kartonowych.


Kasa biletowa zaopatrzona w bilety kartonowe prowadzi dla potrzeb ewidencji i zarachowania "Rachunek za bilety kartonowe". W kasach o 1 osobowej obsadzie zakłada się ją na 2 lata , a w kasach o wieloosobowej obsadzie - na 6 miesięcy. Kasa prowadzi także kontrolkę (miesięczną) wpływów za bilety kartonowe .


Zarachowanie w kasach o 1 osobowej obsadzie.


W kasach o 1 osobowej obsadzie kasjer 1 raz w miesiącu po zakończeniu ostatniego dyżuru w miesiącu zapisuje najniższy numer biletów we wszystkich relacjach z szafki sprzedaży. Różnica pomiędzy numerem spisanym z szafki sprzedaży a numerem zapisanym w poprzednim miesiąca sprawozdawczego. Po uwzględnieniu biletów zepsutych wyliczamy należność za bilety mnożąc ilość biletów sprzedanych przez cenę taryfową. Należność za bilety kartonowe poszczególnych relacji przenosi się do `Kontrolki wpływów za bilety kartonowe ` w której ustala się miesięczną kwotę wpływów za wszystkie sprzedane bilety kartonowe, oddzielnie za bilety normalne , z ulgą handlową , z ulgą ustawową. Sumy miesięczne należności za bilety kartonowe ustalone w "Kontrolce wpływów" i "Książce kasowej" muszą być zgodne. Dla wyliczenia sumy dziennej należy za każdy dzień miesiąca z wyjątkiem ostatniego dyżuru ustalić sumę wpływów za bilety kartonowe w uproszczony sposób (nie spisuje się numeracji).Wyliczenia dokonuje się odejmując od sumy przychodu sumę wpływów zapisaną w pozostałych rubrykach "Księgi kasowej". Bilety zepsute potwierdzone przez zwierzchnika kasjer przechowuje do przybycia kontrolera BKD.
W przypadku sprzedaży poza kolejnością należy zaprzestać sprzedaży z niewłaściwej setki , założyć do szafki właściwą setkę biletów (uzupełnić numerację biletami bieżącymi ).


Zarachowanie w kasach o wieloosobowej obsadzie.


Do rachunku za bilety kartonowe , najniższe numery z szafki sprzedaży spisuje się po zakończeniu każdego dyżuru, tylko w relacjach w których była sprzedaż . Następnie , ustala się ilości biletów sprzedanych i należności za te bilety . Wyliczone kwoty z poszczególnych relacji zestawia się w kontrolce dyżurowej , a po zakończeniu doby, zapisuje do `Księgi kasowej` z podziałem na wpływy za bilety normalne , z ulgą handlową i z ulgą ustawową. Po zakończeniu ostatniego dyżuru w miesiącu , podlicza się zapisy w dokonane w rachunku za bilety kartonowe i przenosi do ` miesięcznej kontrolki wpływów. Porównuje się uzyskaną sumę w kontrolce z podsumowaną rubryką `Wpływy za bilety kartonowe` Księgi kasowej. Różnicę reguluje się na ostatni dyżur miesiąca. Miesięczną sumę wpływów zapisuje się do ` Sprawozdania kasowego ` oraz zestawienia F - 2416.


Zarachowanie w kasach niesamodzielnych.


Sprzedawca rozlicza się ze sprzedanych w ciągu dyżuru biletów kartonowych , sporządzając wykaz sprzedanych biletów. W wykazie zapisane są wszystkie relacje z szafki sprzedaży . po zakończonym dyżurze zapisuje się najniższe numery z szafki. Po wyliczeniu należności i wyspecyfikowaniu przekazanej gotówki przesyła się zamkniętą i zaplombowaną kasetkę za wykazem oddawczym, wyznaczonym pociągiem. Kasjer kasy macierzystej prowadzi dla kasy niesamodzielnej rachunek za bilety kartonowe i wpływów miesięcznych. Rozliczenia dokonuje się tak samo jak w kasie o wieloosobowej obsadzie. Wykaz sprzedanych biletów kasa niesamodzielna przesyła do kasy macierzystej w przypadku jeżeli:
1. wpływy kasy przekraczają 50 zł.
2. Jest bilet zepsuty
3. Jest to ostatni dzień miesiąca kalendarzowego.


Zarachowanie biletów blankietowych.


Posiadany zapas biletów blankietowych należy podzielić na dwie grupy:
1. Bilety według taryfy normalnej i z ulgą handlową,
2. Bilety z ulgą ustawową.
Wpływy za bilety blankietowe sprzedane w ciągu dyżuru ustala się w " Kontrolce wpływów za bilety blankietowe". Należności za bilety blankietowe jednorazowe, powrotne, strefowe, abonamentowe sprzedane podczas dyżuru ustala się przez bieżące podsumowanie opłat z grzbietów wydanych biletów. Sumę wpływów z każdego rodzaju biletów wpisuje się na odwrocie ostatniego zużytego grzbietu, zamieszczając datę godzinę i nazwisko kończącego dyżur. Sumę z grzbietu przenosi się do odpowiedniej rubryki "Kontrolki wpływów za bilety blankietowe".
Drugą grupę, której sumę dyżurową ustala się na "Wykazie biletów blankietowych" stanowią bilety rejestrowane np. bilety blankietowe na dopłatę. Sumę z wykazu przenosi się do "Kontrolki". W "Kontrolce wpływów za bilety blankietowe" zestawiamy sumy za poszczególne rodzaje biletów (przeniesione z grzbietów lub wykazów) i uzyskaną sumę dzienną wpisujemy do "Księgi kasowej" w rubryce "Wpływy za bilety blankietowe: normalne i z ulgą handlową oraz z ulga ustawową". Po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego podliczamy poszczególne rubryki "Kontrolki wpływów za bilety blankietowe" i uzgadniamy z sumami na ostatnich grzbietach i wykazach. Porównujemy również sumę "Razem" kontrolki z podliczoną rubryką "Księgi kasowej". W przypadku kas elektronicznych wpływy za bilety blankietowe z poza systemu wprowadzamy odpowiednim kodem.
Z kontrolki wpływów za bilety blankietowe przenosimy wpływy za poszczególne rodzaje biletów do "Zestawienia wpływów za bilety w komunikacji wewnętrznej i obrotu biletami blankietowymi - F2416
W zestawieniu tym kasjer wykazuje również obrót biletami, czyli:
1. Pozostałość z poprzedniego miesiąca - od nr -u do nr-u;
2. Otrzymano w miesiącu sprawozdawczym - od nr-u do nr-u;
3. Zużyto w miesiącu sprawozdawczym - od nr-u do nr-u;
4. Pozostało na miesiąc następny.
Rubryka "Razem" w zestawieniu musi być zgodna z rubryką "Suma miesięczna za bilety blankietowe" w Księdze kasowej i w Sprawozdaniu kasowym. Do Sprawozdania kasowego załączamy 1 egz. Zestawienia F-2416, grzbiety zużytych biletów, bilety zepsute i wykazy biletów blankietowych.
W przypadku sprzedaży biletów blankietowych poza kolejnością należy kontynuować sprzedaż z niewłaściwego bloczka aż do wyczerpania, a następnie powrócić do właściwej numeracji. W zestawieniu F-2416 należy wykazać faktyczne zużycie i pozostałość.


Bilety blankietowe na dopłatę.


Bilety do pobierania należności, kasy dopłat konduktorskich wydają : konduktorom, kierownikom pociągów, rewizorom i osobom uprawnionym do wydawania w pociągach biletów. Konduktor otrzymuje "Kontrolkę wpłat konduktora" do której kasjer wpisuje numerację wydanych konduktorowi biletów. Jest to druk ściśle ewidencjonowany. Jednocześnie kasa rejestruje każdy wydany bloczek w Kontrolce biletów na dopłatę prowadzonej przez kasę, w której osoba przyjmująca bilety po sprawdzeniu kolejności i kompletności bloczka potwierdza odbiór tych biletów podpisem. Konduktor powinien natychmiast po zakończeniu służby rozliczyć się z pobranych należności i zwrócić grzbiety biletów w kasie wydania. Należy wpisać na ostatnim grzbiecie zwracanym sumę przyjętych należności, kwotę premii oraz kwotę przekazaną do kasy. Bloczki z których nie dokonano sprzedaży należy najpóźniej do piątego dnia od pobrania przedstawić w kasie do sprawdzenia. Przedłożony bloczek do kontroli potwierdza kasjer na odwrotnej stronie grzbietu pierwszego nie zużytego biletu (za pomocą datownika) , jednocześnie kasjer dokonuje adnotacji o kontroli wydanych biletów.


Zwroty za bilety


Zwroty za bilety całkowicie lub częściowo niewykorzystane.


Po przedłożeniu przez podróżnego biletu z żądaniem zwrotu za całkowicie lub częściowo niewykorzystany bilet kasjer musi sprawdzić czy żądanie zwrotu jest zasadne. Przedłożony do zwrotu bilet winien być poświadczony przez osobę uprawnioną do tego ( musi zawierać adnotację lub stempel "Nie wykorzystany z powodu........" - .....na żądanie podróżnego lub .....z winy PKP ) . poświadczenie powinno zawierać podpis, datę i godzinę, datownik.
Poświadczenia nie wymagają bilety kupione w przedsprzedaży a zwrócone przed pierwszym dniem ważności. Kasjer rejestruje zwracany bilet w "Spisie wypłat za niewykorzystane bilety" w którym ustala się kwotę do zwrotu. W przypadku całkowitej rezygnacji podróżnego należy potrącić 10% jako opłatę manipulacyjną. Podróżny zwracając bilet potwierdza podpisem z datą odbiór kwoty w ostatniej rubryce "Spisu wypłat". "Spis wypłat" z załączonymi zwróconymi biletami jest załącznikiem do "Wykazu wypłat".
W kasach fiskalnych, Kurs 90 bilety z systemu zwracane nie podlegają rejestracji w spisie wypłat. Zwroty system rozlicza odpowiednią funkcją a potwierdzenie odbioru kwoty zamieszcza odbierający gotówkę na odwrocie zwracanego biletu.


Zwroty nadpłat z biletów.


Jeżeli przy wystawianiu biletów blankietowych kasjer popełnił błąd w ustaleniu ceny taryfowej i pobrał zawyżoną należność na niekorzyść podróżnego a podróżny zgłosił się w ciągu 30 dni od daty zakupu biletu w kasie stacji wydania biletu lub stacji przeznaczenia kasa jest obowiązana zwrócić nadpłatę. Na odwrotnej stronie biletu kasjer ustala prawidłową cenę taryfową i różnicę do wypłaty, wpisując uwagę "Nadpłata w kwocie ........( ile ), zwrócono panu / pani ........( dane podróżnego ).
Zapis potwierdza się datownikiem i podpisem. Kwotę wypłaty rejestruje się w Spisie wypłat za niewykorzystane bilety, w którym osoba odbierająca nadpłatę potwierdza ten fakt podpisem.
W kasach fiskalnych i Kurs 90 bilety takie rozlicza się wprowadzając kwoty nadpłaty do systemu.





Przesyłki konduktorskie


Bloki poświadczeń na przyjęcie do przewozu przesyłki konduktorskiej, kierownicy pociągu pobierają w kasach dopłat z zastosowaniem zasad przewidzianych dla biletów blankietowych. Również rozliczenie zużytych poświadczeń następuje w terminach i z zachowaniem zasad dla biletów blankietowych.
Fakturę VAT może otrzymać nadawca przesyłki konduktorskiej w wyznaczonej kasie danej stacji po przedłożeniu poświadczenia przyjęcia przesyłki do przewozu. Na poświadczeniu kasjer odnotowuje fakt wydania faktury potwierdzając zapis datownikiem i podpisem.


Protokół wezwanie.


Przydział wezwań następuje na podstawie złożonego zamówienia na druki ścisłej rejestracji. Sporządzone wezwanie należy natychmiast przekazać do kasy dopłat. W przypadku zagubienia powiadomić przełożonego, Biuro Spraw Bezbiletowych ( BSB ) . Biuro mieszczące się w Gnieźnie ustala odszkodowanie. Odbiór formularzy protokołów następuje za potwierdzeniem pisemnym. Podróżny może zapłacić należność z protokołu w kasie biletowej w terminie 7 dni. Kasa otrzymuje wezwanie, wystawia bilet blankietowy na dopłatę a na odwrotnej stronie wezwania odnotowuje numer biletu, datę wystawienia, i kwotę pobraną ( potwierdzenie datownikiem ). Opłacony protokół-wezwanie przesyła się niezwłocznie do BSB w Gnieźnie.


Zarachowanie przesyłek bagażowych.


Przesyłki bagażowe odprawiane są za kwitami bagażowymi biletami rowerowymi ( różne strefy ), biletami na przewóz rzeczy pod opieką podróżnego. Kasa biletowa prowadzi kontrolkę wpływów za przesyłki bagażowe, w której ustala się sumy dyżurowe za wszystkie nadane przesyłki bagażowe. Prowadzi również zestawienie wpływów z nadania przesyłek bagażowych F-2434, w którym wykazuje wpływy miesięczne za poszczególne rodzaje dokumentów oraz obrót drukami ścisłej rejestracji. Wydane kwity bagażowe kasjer rejestruje na wykazie przesyłek nadanych, w którym ustala sumę dyżurową.


Bilety rowerowe.


Bilety rowerowe ewidencjonuje się i wylicza należności w rachunku za bilety kartonowe. Po dyżurze wylicza się uzyskane wpływy w poszczególnych strefach w sposób przewidziany dla biletów kartonowych.


Bilety na przewóz rzeczy pod opieką podróżnego.


Sumę dyżurową ustala się w wykazie biletów na przewóz rzeczy pod opieką podróżnego.
Sumy dyżurowe ustalone w:
1. Wykazie przesyłek nadanych za kwitami bagażowymi;
2. Rachunku za bilety kartonowe, za poszczególne strefy biletów rowerowych;
3. Wykazie biletów na przewóz rzeczy pod opieką podróżnego,
przenosi się do kontrolki wpływów, a następnie do Księgi kasowej , do rubryki "Wpływy z nadania przesyłek bagażowych".
Po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego podliczamy kontrolkę, uzgadniamy kwoty z wykazami i kwotami wyliczonymi w rachunku, i porównujemy z podliczoną rubryką w Księdze kasowej. Obrót i wpływy przenosimy do zestawienia F-2434 i do sprawozdania kasowego. Załączamy do sprawozdania kasowego 1 egz. F-2434, wykazy przesyłek nadanych za kwitem bagażowym, grzbiety kwitów bagażowych, grzbiety biletów na bagaż pod opieką podróżnego, bilety rowerowe zepsute.


Zarachowanie przesyłek ekspresowych


Przesyłki ekspresowe mogą być nadane do przewozu:
1. Za listem ekspresowym;
2. Za wykazem nadawczym.
List ekspresowy po wypełnieniu treści przez Nadawcę oraz wprowadzeniu do niego danych PKP [ waga, nr księgi magazynowej ], kasjer uzupełnia wymagane zapisy w liście ekspresowym - numer wykazu nadawczego oraz ustala opłatę przewozową, opłatę skarbową, ewentualnie kwoty dodatkowe, kwotę do zapłaty. Przy nadaniu przesyłki nadawca określa sposób regulowania należności [ opłaca nadawca lub odbiorca ], decyzję tą odznacza we właściwej rubryce.


Niektóre opłaty tj.:
. Opłata skarbowa;
. Opłaty dodatkowe, które wyniknęły na stacji nadania,
opłaca zawsze nadawca.
Odbiorca opłaca koszty powstałe na stacji przeznaczenia i ewentualnie przekazane na niego należności przewozowe. Opłaty wyliczone na stacji nadania wpisuje się do listu ekspresowego i po potwierdzeniu datownikiem kasy wtórnik listu wydaje się nadawcy. Opłaty z listu rejestruje się w "Wykazie przesyłek nadanych za listem ekspresowym", w którym ustala się sumę dzienną przenoszoną do Księgi kasowej do rubryki :Wpływy z nadania przesyłek ekspresowych". Niektóre rodzaje przesyłek można nadać za Wykazem nadawczym, który rejestruje się w oddzielnie prowadzonym wykazie przesyłek ekspresowych. Należności za przesyłki nadane za Wykazem nadawczym zarachowuje się w Księdze kasowej, razem z przesyłkami nadanymi za listem ekspresowym. Na stacji przeznaczenia przy wydaniu przesyłki wpisuje się do listu ekspresowego i ceduły należności pobrane [ słownie i cyfrowo ] i wydaje się po opłaceniu należności oraz wydaje się list ekspresowy odbiorcy. Ceduły listu ekspresowego na stacjach wydania segreguje się według Zakładów Przewozów Pasażerskich. Ceduły listów ekspresowych, których pobranie należności nastąpiło na stacji przeznaczenia załącza się po zarejestrowaniu do Wykazu przesyłek wydanych.


Przekazanie kasy następcy w dyżurze


W kasach biletowych, bagażowych, ekspresowych o wieloosobowej obsadzie przekazanie kasy po zakończonym dyżurze odbywa się na podstawie zapisu w Dyżurowej kontrolce wpływów. Kasjer kończący dyżur wykazuje po dokonaniu rozliczenia dyżuru pozostałość kasową na dyżur następny oraz pozostałość Druków ścisłej rejestracji. Kasjer obejmujący dyżur zobowiązany jest sprawdzić pozostałości i przeliczyć wszystkie Druki ścisłej rejestracji. Zapisy w kontrolce potwierdzają swoimi podpisami kasjer przekazujący i kasjer odbierający dyżur. Kasjer rozpoczynający dyżur po przerwie w razie niezgodności powinien dokonać zgłoszenia do zwierzchnika służbowego. Wzór w kontrolce wpływów dyżurowych.


Kasy fiskalne.


W kasach fiskalnych dokonuje się odprawy osób i bagażu na drukach ścisłej rejestracji H-3147 - osoby, bilety rowerowe, i H-3276 - kwity bagażowe. Przesyłki ekspresowe odprawia się na drukach H-3275. List ekspresowy jest drukiem sprzedażnym. Wszystkie druki ścisłej rejestracji odebrane na podstawie pokwitowania odbioru należy wprowadzić do kasy fiskalnej funkcją "ZARZĄDZANIE ZAPASEM DOKUMENTÓW", wprowadzamy do stanu kasy drukując raport "DODANIE ZAKRESU DOKUMENTÓW". W przypadku wycofania drukuje się raport "KASOWANIE ZAKRESU DOKUMENTÓW". Druki sprzedażne wprowadza się do kasy ilościowo w funkcji "ZARZĄDZANIE MAGAZYNEM TOWARÓW". Kasy fiskalne drukują paragony, raporty fiskalne, oraz raporty niefiskalne. Rolki taśm kontrolnych z numeracją roczną, właściwie opisane, stanowią załącznik do raportu "ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA".


Otwarcie zmiany.


Kasjer rozpoczyna dyżur na podstawie wydruku raportu rozliczeniowego "ZAMKNIĘCIE ZMIANY", sprawdza pozostałość przekazanych w systemie i poza systemem druków ścisłej rejestracji oraz pozostałość w gotówce. Następnie zgłasza się hasłem oraz numerem i przechodzi do otwarcia zmiany. Na ekranie monitora otrzymuje dane dotyczące otwieranej zmiany. Po sprawdzeniu akceptuje i drukuje raport "OTWARCIE ZMIANY", który podpisuje na dowód przyjęcia bez zastrzeżeń. Otwarcie zmiany, pierwsze w miesiącu sprawozdawczym, jest możliwe po wydrukowaniu raportu "OTWARCIE MIESIĄCA".
Bilety po prawidłowym wydruku w funkcji "SPRZEDAŻ BILETÓW" są automatycznie zaliczane do przychodu kasy. Bilety które są nieprawidłowo wydrukowane są oznaczone "BŁĘDY PODCZAS DRUKU". Każdy bilet z informacją o błędzie powinien być załączony do raportu zamknięcia zmiany. Jeżeli bilet prawidłowo wydrukowany nie został wydany, należy go ostemplować stemplem "ANULOWANY" i w czasie nie dłuższym niż 15 min. rozliczyć w kasie jako anulowany. W przypadku, gdy kasa uniemożliwia anulowanie, należy taki bilet rozliczyć jako zwrot, dołączając wyjaśnienie. Zwroty za bilety niewykorzystane lub częściowo wykorzystane rozlicza się również w funkcji "SPRZEDAŻ BILETU / Z" wprowadzając cenę, numer biletu i wskazując właściwą opcję [ bez potrąceń, 10% potrąceń, potrącenie kwotowe ]. Wyliczoną kwotę przez kasę fiskalną do zwrotu kasjer zwraca podróżnemu po potwierdzeniu odbioru kwoty na odwrocie zwracanego biletu. Bilet należy ostemplować stemplem "ZWROT".


Przesyłki bagażowe nadane za kwitem bagażowym H-3276 są automatycznie zaliczane do przychodu kasy ( możliwość wydruku wykazu nadanych lub wydanych przesyłek ). W przypadku gdy na stacji przeznaczenia należy pobrać należności ciążące na przesyłce wydaje się paragony fiskalne a kopie tych paragonów drukuje się na odwrocie kwitu bagażowego i ceduły.


Przesyłki ekspresowe odprawia się za listem ekspresowym H 3275 w funkcji "SPRZEDAŻ INNYCH USŁUG". Po prawidłowym wypełnieniu listu ekspresowego i czynnościach magazynowych wprowadzamy list ekspresowy do kasy fiskalnej.
Numeracja listu jest 3 członowa.


901 / 1236 / 12
nr nadany prze kasę fisk.
/ nr księgi magazynowej / nr kolejny przesyłki nadanej w danym miesiącu


W przypadku gdy kasa uniemożliwia przyjęcie do przychodu należności z listu ekspresowego należy taki formularz oznaczyć jako uszkodzony i wydać nowy list ekspresowy klientowi. Wydany list rozlicza się w kasie jako bezpłatny. Kasa drukuje wykaz przesyłek nadanych i wydanych.


Kurs 90.


W systemie Kurs 90 nie rozlicza się przesyłek bagażowych i ekspresowych.
Blankiety do drukowania biletów i dokumentów rezerwacyjnych w Kursie 90: H-6040, H-6044, H-6050. H-6040 stosowane w komunikacji wewnętrznej, H-6044 jako bilety okresowe kasa otrzymuje na podstawie zamówienia na druki ścisłej rejestracji. Po dokonaniu odbioru wprowadza się zapas do Kursu 90 funkcją BEVE. Po wprowadzeniu należy wydrukować "Raport przyjęcia druków". Funkcja BEVE służy również kasjerowi dyżurującemu do sprawdzenia druków, wycofania druków uszkodzonych. W przypadku wycofania druków drukuje się "Protokół rozdziału dokumentów", który wraz z wycofanymi drukami jest załącznikiem do "Zamknięcia zmiany".
Kasjer rozpoczynający pracę w Kursie 90 na podstawie wydruku "Zamknięcia zmiany" z poprzedniej zmiany sprawdza przekazywane wartości:
1. Pozostałość kasową;
2. Pozostałość druków ścisłej rejestracji z systemu i poza systemem.
Po stwierdzeniu zgodności podpisuje "Zamknięcie zmiany" następnie wprowadza osobisty numer i hasło i po sprawdzeniu na monitorze danych o pozostałości i drukach akceptuje. Otwarcie zmiany następuje automatycznie po wywołaniu funkcji: FIN, FAUS lub EPA. Obciążenie finansowe kasy [ funkcje FIN i FAUS ] następuje po żądaniu przez kasjera drukowania biletu. Natomiast w funkcji EPA obciążenie następuje po przydzieleniu miejsca nawet bez wydrukowania dokumentu rezerwacyjnego. Bilety nie wydane należy anulować w czasie nie dłuższym niż 15 min. od transakcji. Stanowią one załącznik do "Zamknięcia zmiany". Zwroty, za bilety całkowicie lub częściowo niewykorzystane, z systemu wykonuje się w funkcji RCK wprowadzając wzór, numer, cenę biletu i określając rodzaj potrącenia. Po sprawdzeniu wprowadzonych danych, kasjer akceptuje operację i następuje automatyczne rozliczenie zwrotu. Bilet taki stemplujemy stemplem "Zwrot" i uzyskujemy potwierdzenie odbioru zwracanej kwoty na odwrocie zwracanego biletu. Przy zwrotach których system nie rozlicza należy dokonać wyliczenia należności do zwrotu odręcznie, bilet zarejestrować do spisu wypłat i tam uzyskać potwierdzenie odbioru kwoty. Kwotę ze spisu wypłat wprowadzamy do Kursu 90 kodem 85 w komunikacji krajowej lub kodem 86 w komunikacji międzynarodowej. Zwroty za całkowicie lub częściowo niewykorzystane rezerwacje rozlicza się w funkcji EPA przy czym należy zwolnić rezerwowane miejsca i obok potwierdzenia odbioru kwoty należy zamieścić adnotację o zwolnieniu miejsca.
Niektóre wpływy i wypłaty kasy spoza systemu wprowadza się odpowiednimi kodami:
. Kod 47 - wpływy poza Kurs 90 w komunikacji wewnętrznej [bilety blankietowe ];
. Kod 50 - wpływy poza Kurs 90 w komunikacji międzynarodowej;
. Kod 69 - inne wpływy [ należności ];
. Kod 85 - zwroty w komunikacji krajowej;
. Kod 86 - zwroty w komunikacji międzynarodowej;
. Kod 89 - inne wypłaty.


Zamknięcie zmiany.


W funkcji SISO kasjer wprowadza odpowiednimi kodami sumy dyżurowe wpływów i wydatków oraz wpłatę do ROP-u porównuje wykazaną na ekranie pozostałość kasową i po uzgodnieniu drukuje raport "Zamknięcie zmiany". "Zamknięcie zmiany" z załączonymi biletami anulowanymi, zwróconymi, ułożonymi w kolejności wydruku przekazuje się po podpisaniu następcy w dyżurze. Jeżeli kasa posiada druki ścisłej rejestracji spoza systemu np. bilety blankietowe, należy je odręcznie wpisać do "Zamknięcia zmiany".


Zamknięcie miesiąca.


Wykonanie zamknięcia miesiąca, funkcją MABS, jest możliwe, gdy Kurs 90 ma połączenie z głównym komputerem [ ONLINE ]. Raport zamknięcia miesiąca drukujemy w 4 egz. 1-szy dla BKD - Sprawozdanie kasowe, 2-gi dla WARS-u, 3-ci dla CBRZ-u i 4-ty dla kasy. "Zamknięcie miesiąca" oznaczone gwiazdką oraz ułożone w kolejności zamknięcia zmiany przesyła się wraz z zastawieniami, wykazami do BKD w terminie najpóźniej do 2-go dnia po miesiącu sprawozdawczym.
10 dni - termin do wyjaśnienia [ druk wyjaśnień podpisany przez zwierzchnika wysyłamy do BKD ].


Rachunki różnicowe i faktury różnicowe są przesyłane przez BKD do kas ekspedycyjnych. W przypadku rachunku różnicowego na różnice stwierdzone przy kontroli rachunkowej sprawozdań kasy otrzymują:
1. Rachunki na brak kasowy;
2. Rachunki na nadwyżkę kasową;
3. Rachunki na niedobory taryfowe stwierdzone przy kontroli taryfowej.
Rachunki różnicowe posiadają numerację roczną.
Kasa prowadzi kontrolkę rachunków różnicowych do której należy:
1. Zarejestrować po otrzymaniu rachunek różnicowy ( datownik );
2. Uregulować lub wyjaśnić w ciągu 10 dni od daty otrzymania w przypadku braku kasowego należy uregulować wpłatą z własnych funduszy i zarachować w wykazie innych należności lub kod 69.
Nadwyżkę kasową należy wyjaśnić w ciągu 10 dni i ewentualnie wystąpić o zwrot.
Rachunki różnicowe na niedobory taryfowe wynikające z mylnego obliczenia należności przewozowych za przesyłki ekspresowe i towarowe, a w komunikacji międzynarodowej również związane z przewozem osób i bagażu, zobowiązany do regulacji jest klient