Ochrona ksiąg

Ochrona ksiąg
Dokumentację księgową, a zwłaszcza księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, zakładowy plan kont, dokumentacje systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera należy przechowywać w odpowiedni sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nie upoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zasady przechowywania dokumentacji księgowej są szczegółowo uregulowane w ustawie o rachunkowości. Ustawa zobowiązuje również jednostki do przechowywania w swojej siedzibie lub w siedzibie oddziałów (zakładów) dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, a po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy także ksiąg rachunkowych. Dowody przechowuje się w oryginalnej postaci w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ustawa o rachunkowości określa również okres przechowywania danych księgowych. Zgodnie z tymi przepisami, zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory dokumentów księgowych przechowuje się co najmniej:
- księgi rachunkowe przez 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż przez 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytóworaz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
- dokumenty inwentaryzacyjne – przez 5 lat,
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez 5 lat.