Formy kontroli

Praca zaliczeniowa z „Organizacji Rachunkowości”


Temat: „Formy kontroli”


Jedną z ważnych funkcji zarządzania przedsiębiorstwem w warunkach gospodarki rynkowej jest kontrola. Kontrolowanie w ogólnym pojęciu to proces zmierzający do zapewnienia, by rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi. Bez niego nie można dobrze kierować przedsiębiorstwem. Istotę kontroli stanowi ujmowanie, sprawdzanie, porównanie i wyjaśnienie relacji między stanami faktycznymi (wykonaniem, stanami rzeczywistymi) a wyznaczeniami (wzorce, stany postulowane). Na jej pojęcie w sensie czynnościowym składa się pięć etapów takich jak:
 ustalenie stanu faktycznego objętego kontrolą
 określenie wzorca przyjętego za podstawę porównań
 porównanie stanu rzeczywistego z wzorcem w celu ustalenia ich zgodności bądź niezgodności
 ustalenie przyczyn stwierdzonego stanu rzeczy i określenie ujemnych skutków odstępstwa od normy
 podejmowanie decyzji pokontrolnych i działań profilaktycznych w celu uniknięcia w przyszłości podobnych nieprawidłowości
Istnieją różne definicje kontroli. Wciąż aktualna, trafna i klasyczna wydaje się definicja prof. rachunkowości polskiej -dr. Stanisława Skrzywana, który kontrolę określa jako „…wybór i wykorzystanie możliwości ludzkich, zasad organizacji i środków technicznych przystosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa i właściwych dla zapobiegania lub, co najmniej szybkiego wykrywania błędów i nadużyć.”
W praktyce gospodarczej w ramach gospodarki rynkowej istnieją różne rodzaje i formy kontroli finansowej i gospodarczej. Stosowane są też zależnie od przyjętego kryterium podziału –różne klasyfikacje gospodarcze. Wyróżniamy między innymi kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną. Kontrola wewnętrzna to kontrola wykonywana w ramach zarządzania danej jednostki przez właścicieli, zarządy, komisje rewizyjne, rady nadzorcze. Natomiast kontrola zewnętrzna obejmuje zewnętrzne, samodzielne instytucje kontroli gospodarczej i zagadnień specjalnych np. Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej.
Do celów praktycznych wydaje się podział kontroli na dwie grupy
 metody tradycyjne
 metody nowoczesne
Do metod tradycyjnych zaliczamy:
 rewizję, lustrację, inspekcję czy wizytację
 inwentaryzację kontrolną i inne
 metody porównawcze (konfrontacji)
 analiza i rachunek ekonomiczny
 metody indukcyjne (progresywne, syntetyczne)
 metody dedukcyjne (regresywne, analityczne)
 pełne, wycinkowe, kompletne i wyrywkowe
Terminologię kontroli wewnętrznej cechuje duża różnorodność. Dla określenia pojęcia „kontroli” i „czynności kontrolnych” w literaturze fachowej i praktyce kontroli używa się również pojęć zbliżonych do kontroli takich jak: rewizja, inspekcja, lustracja, nadzór i weryfikacja. Pojęcia te zaliczane są do form kontroli gospodarczej.
Szczególnie w praktyce gospodarczej kontrola występuje bardzo często pod mianem „rewizji” np. rewizja bilansu, rewizja sprawozdania finansowego, rewizja dokumentalna. W ujęciu klasycznym pojęcie rewizji odnosi się do kontroli przeprowadzonej na miejscu w jednostce kontrolowanej w oparciu o dokumenty –stąd określenie rewizja dokumentalna. Cechą rewizji jest między innymi:
 kontrola przeprowadzana u źródeł i na miejscu w jednostce kontrolowanej
 rewizja korzysta z szerokich źródeł informacji księgowych i pozaksięgowych
 może być zewnętrzna i wewnętrzna
 może być okresowa lub doraźna, problemowa, wielotematyczna, pełna lub częściowa
 rewizja jest zawsze kontrolą następną
Rewizja w powszechnym rozumieniu oznacza wyszukiwanie oszustw. Chociaż wyszukiwanie oszustw jest jednym z ważnych zadań, lecz nie jedynym. Rewizja (auditing) służy do wielu ważnych celów od sprawdzenia rzetelności i prawidłowości dokumentów finansowych do sprawdzenia postaw kierowniczych. Wyróżniamy między innymi rewizję wewnętrzną i zewnętrzną. Tradycyjna rewizja zewnętrzna jest to w znacznym stopniu proces weryfikacyjny, polegający na niezależnej ocenie dokumentacji i sprawozdawczości finansowej organizacji. Weryfikuje się aktywa i zobowiązania oraz sprawdza sprawozdania finansowe z punktu widzenia ich kompletności i dokładności. Rewizję przeprowadza personel księgowy firm rewizyjnych lub biegli rewidenci księgowi. Zadaniem rewidentów nie jest opracowanie sprawozdań finansowych firmy. Ich rola polega na sprawdzaniu, czy firma opracowując swoje sprawozdania finansowe i wyceniając swoje aktywa i zobowiązania przestrzegała powszechnie przyjętych zasad księgowości poprawnie je stosowała. Rewizja ta odgrywa znaczącą rolę przy nakłanianiu do uczciwego postępowania nie tylko przy opracowywaniu dokumentów, ale dla całej działalności organizacji. Jest ona przeprowadzana po zakończeniu okresu operacji firmy i opracowaniu jej sprawozdań finansowych. Skupia się ona na stosunkowo ograniczonym zbiorze sprawozdań finansowych i transakcji, więc rewizja zewnętrzna nie przyczynia się w poważnym stopniu do bieżącej kontroli operacji organizacji. Jednakże świadomość tego, że rewizja nastąpi jest skutecznym środkiem zapobiegającym działaniom, które mogłyby prowadzić do kompromitacji, gdyby zostały wykryte w czasie rewizji lub w jej wyniku. Rewizję wewnętrzną przeprowadzają członkowie organizacji. Celem jej jest uzyskanie rozsądnej pewności, że należycie chroni się aktywa organizacji i że dokumentacja finansowa jest prowadzona rzetelnie i dokładnie, aby można było na jej podstawie należycie opracować sprawozdania finansowe. Rewizja wewnętrzna pomaga także kierownikom w ocenie sprawności operacyjnej organizacji i skuteczności systemów kontroli. Skupia się ona na operacjach organizacji, nosi, zatem nazwę rewizji operacyjnej. Rewizję wewnętrzną mogą przeprowadzać jako odrębne zadanie pracownicy działu finansowego w większych organizacjach może ją też przeprowadzać wydzielony zespół rewizji wewnętrznej. Zakres i stopień jej jest różny zależnie od wielkości firmy i przyjętych przez nią zasad postępowania. Sięga od wąskiego przeglądu do szerokiej, wszechstronnej analizy, wykraczającej poza systemy kontrolne i uwzględniając politykę, procedury, korzystanie z uprawnień władczych oraz ogólną jakość i skuteczność stosowanych metod zarządzania. Rewizja wewnętrzna jest na ogół kosztowniejsza niż zewnętrzna.
Pojęciem zbliżonym do pojęcia rewizja jest pojęcie inspekcji. Inspekcja zajmuje się najczęściej czynnościami kontroli faktycznej, polegającej na bezpośrednim obserwowaniu czynności, zjawisk, stanów rzeczywistych, zasobów materialnych, podczas gdy w rewizji dominuje kontrola dokumentów Pojęcie inspekcji przyjęto stosować głównie w odniesieniu do organów kontroli specjalistycznej, usytuowanej w jednym resorcie, ale z uprawnieniami w stosunku do innych resortów na przykład Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Sanitarna i inne. W ogólnym pojęciu inspekcja to działalność kontrolna wykonywana w kraju oprócz kontroli państwowej może mieć charakter resortowy prowadzony przez wewnętrzne komórki ministerstw wobec jednostek organizacyjnych lub inspekcji specjalnej polegającej na kontroli przestrzegania przepisów w danej dziedzinie przez wszystkich, wykonywanej przez organy wyodrębnione. Organami mogą być oprócz PIH, PIS jest Inspekcja Ochrony Środowiska, Generalny Inspektorat Kontroli Skarbowej.
Następnym pojęciem jest „lustracja”.Jest to forma kontroli o charakterze ogólnym, której celem jest uzyskanie pewnej, ogólnej orientacji, bez wnikania w szczegóły badanej działalności. Lustracja tradycyjnie stosowana jest głównie do kontroli jednostek spółdzielczych. W spółdzielczości lustracja ma wszelkie cechy i atrybuty typowej kontroli finansowo gospodarczej i badającej przestrzeganie prawa spółdzielczego. Ogólnie pojęcie „lustracja” z łaciny oznacza przegląd, kontrola organizacji lub grupy osób, poufna procedura polegająca na sprawdzeniu przez upoważnione służby państw, kandydatów na wyższe stanowiska państw dotyczące przestrzegania prawa. Lustracja to także kontrola stanu majątkowego i dochodowości, sporządzane z autopsji, na podstawie zeznań świadków i dokumentacji rachunkowej. Lustracja to zapoznanie się z ogólnym stanem prowadzonych ksiąg lub zasobami rzeczowymi finansowymi kontrolowanego(oględziny-kontrola wstępna).
Wizytacja jest dość bliskim terminem lustracji. Ma ona nieco inny zasięg w porównaniu z lustracją. O ile lustrację można zaliczyć do systemu szeroko rozumianej kontroli wewnętrznej w spółdzielczości, o tyle przedmiotem wizytacji jest sprawdzenie na przykład działania placówek społecznej służby zdrowia, opieki społecznej czy pracy szkół i placówek edukacyjnych. Wizytacja jest pojęciem szerszym, odnoszącym się nie tylko do spraw gospodarczo-finansowych a także przebiegu wyników prowadzenia działalności administracyjnej.
W literaturze zwraca się uwagę na aktywne oddziaływanie kontroli na inne funkcje zarządzania przedsiębiorstwem. Specjaliści zachodni podkreślają, że takie funkcje jak planowanie, programowanie, organizowanie, realizowanie czy koordynowanie i motywowanie nie dałyby spodziewanych wyników, gdyby nie były wspierane i podbudowane wynikami sprawnej i systematycznie prowadzonej kontroli. W kontroli nie należy przesadzać z jej nadmiarem. Przesada w kontroli jak w każdej dziedzinie może doprowadzić do skutków sprzecznych z zamierzeniami. Nadmiar kontroli, jej wielokrotne wykonywanie przez różnych kontrolerów może doprowadzić do „znieczulenia” kontrolowanych. Kontrola jest niezbędna, ponieważ, z doświadczeń praktycznych wynika, że skutki nieprawidłowej rachunkowości zaniedbania w kontroli mogą doprowadzić nie tylko do bałaganu, błędów i strat, ale również do poważnych oszustw i zagrożeń dla kontynuacji działalności gospodarczej, a skrajnych przypadkach do upadłości firmy.



Materiały wykorzystane w pracy:
 Kontrola wewnętrzna jako element procesu zarządzania-Czesław Paczuła
 Podstawy rachunkowości-S.Sojak i J.Stankiewicz
 Zarządzanie strategiczne teorii i w praktyce-A.Stabryła.