Zasady przygotowania programów imprez turystycznych

ZASADY PRZYGOTOWYWANIA PROGRAMÓW IMPREZ TURYSTYCZNYCH


Zanim zacznę omawiać zagadnienie dotyczące zasad przygotowywania programów imprez turystycznych należy wyjaśnić pojęcie „impreza turystyczna”.
Impreza z włoskiego „imprezo” oznacza widowisko, koncert, zabawę bądź wycieczkę. Impreza związana jest z określoną atrakcyjnością produktu turystycznego, walorem turystycznym przynoszącym turyście zadowolenie, wypoczynek, poznanie. Walory te aby były dla turysty dostępne muszą być zespolone z dobrami i usługami w jednolity produkt turystyczny, dlatego szczególnego znaczenia nabierają usługi turystyczne, które przesądzają o tym, czy dane miejsce może być uznane za atrakcję turystyczną i czy oferowany produkt odpowiada motywacjom składającym się na oczekiwania turysty, zaspokajania potrzeb i samorealizacji. Do przykładowych potrzeb należą: potrzeba odpoczynku w atrakcyjnym środowisku przyrodniczym, korzystanie z dóbr kultury, cele handlowe i marketingowe, zawodowe bądź odwiedzanie rodziny, ojczyzny.
Impreza turystyczna jest regulowana prawem w formie umowy o imprezę turystyczną.
Przez umowę o imprezę turystyczną organizator turystyki zobowiązuje się do zapłaty, zapewnienia turyście wszelkich świadczeń przewidzianych w umowie a klient zobowiązuje się do zapłaty należności oraz spełnienia innych obowiązków warunkujących jego udział w imprezie.
Pod pojęciem imprezy rozumiemy co najmniej dwie usługi tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną oraz jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad jedną dobę albo program przewiduje zmiany miejsc pobytu.
Programowanie imprezy turystycznej jest najważniejsze w całym procesie tworzenia produktu turystycznego. Tworząc imprezę turystyczna należy kierować się czterema podstawowymi zasadami: celem imprezy, programem imprezy, terminem imprezy oraz rodzajem transportu.
Przy układaniu programu imprezy należy pamiętać o tym, by program nie był przeładowany. Uczestnik wycieczki jest w stanie najwyżej sześć godzin koncentrować się na zwiedzaniu. Po tym czasie powinno się wygospodarować czas na kupno pamiątek oraz robienie zdjęć. Czas słuchania objaśnień przed południem wynosić powinien od dwóch do czterech godzin a po południu jedną dwie godziny w zależności od wieku, kondycji fizycznej.
W programie należy również uwzględnić czas na posiłki. Czas przeznaczony na śniadanie powinien wynosić nie mniej niż jedną godzinę a czas na obiad i kolację przynajmniej po półtorej godziny.
W lato czas zwiedzania, biorąc pod uwagę warunki pogodowe, powinien być odpowiednio skrócony. Czas zwiedzania powinien być również dostosowany do wieku zwiedzających.
Podczas układania programu imprezy należy wcześniej zapoznać się z godzinami otwarci różnych atrakcji turystycznych. Przeciętne zwiedzanie miasta powinno trwać około trzech-czterech godzin.
Jeżeli wycieczka odbywa się autokarem do czasu jazdy należy doliczyć przerwy, które nie powinny trwać krócej niż dwadzieścia – trzydzieści minut. Dzień wycieczki objazdowej nie powinien trwać dłużej niż dziesięć godzin.
Przy układaniu programu imprezy turystycznej trzeba brać pod uwagę to, że potencjalny uczestnik w pierwszej kolejności kieruje się ceną takiej imprezy a dopiero później bierze pod uwagę zalety i atrakcje, które gwarantuje ta impreza. Włączenie do programu tylko najatrakcyjniejszych obiektów, miejsc zmobilizuje klienta do decyzji o uczestnictwie w imprezie.
Przy programowaniu imprez turystycznych specjalistycznych należy korzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów.
W programowaniu imprezy należy uwzględnić cel imprezy turystycznej, jej program, termin oraz rodzaj transportu.
Określając cel imprezy turystycznej należy uwzględnić charakter imprezy czyli czy to będzie impreza objazdowa, pobytowa czy też połączenie tych dwóch form impreza objazdowo-pobytowa oraz czy celem jest krajoznawstwo, zwiedzanie specjalistyczne.
Ważne jest również to jakie świadczenia muszą być zapewnione(noclegi, posiłki), określenie czy i dla kogo jest przeznaczona, czy jest skierowana do bogatego klienta, czy oczekiwania klienta będą spełnione w związku z zasobnością kasy.
Należy również określić dla kogo ta impreza będzie przeznaczona: dla młodzieży, osób starszych, rodzin z dziećmi, nowożeńców czy tez dla osób indywidualnych w różnym przedziale wiekowym.
Podczas przygotowywania programu imprezy turystycznej bardzo ważny jest środek transportu. Dobór środka transportu decyduje o wielu elementach planu imprezy i w konsekwencji ma bardzo duży wpływ na sprzedaż danej imprezy turystycznej.
Biura podróży dysponują transportem samochodowym, lotniczym, kolejowym oraz morskim. Najczęściej korzysta się z dwóch rodzajów ofert przewoźników. Pierwszy rodzaj to usługi świadczone przez przewoźnika w oparciu o stałe połączenia realizowane według opracowanego rozkładu i trasy. Druga możliwość to wynajęcie w oparciu o odrębną umowę określonego środka transportu – umowy czarterowe, często zawierane są bez możliwości rezygnacji za ustaloną cenę.
Przy wyborze odpowiedniego środka transportu należy rozpatrzyć wady i zalety każdego z nich.
Jeżeli zależy nam na szybkości najlepszym środkiem transportu będzie samolot. Jest on zarazem wygodny, bezpieczny. Dodatkowym jego atutem jest posiłek wliczony w cenę biletu. Wydawało by się, że samolot jest najlepszym środkiem transportu jednak ma on tez wady, którą jest wysoka cena, ograniczenia w programowaniu spowodowane np. warunkami atmosferycznymi, jest to zarazem związane z dodatkowymi kosztami. Uciążliwy jest również dojazd do lotniska, dodatkowy transport. Niektórzy klienci wykazują również lęk przed lataniem.
Biorąc pod uwagę niskie koszty najlepszym rozwiązaniem jest autokar. Wybierając ten rodzaj transportu możemy sami ustalić dowolną trasę i termin wyjazdu. Dodatkowym atutem jest też to, że bagaż zawsze mamy pod ręką oraz możemy integrować się z grupą. Mimo tego, że jest to najtańszy środek transportu to jest on również najniewygodniejszy oraz bardzo wolny. Podróż nim jest także ograniczona ze względu na godziny jazdy kierowcy oraz ograniczenia związane z pojemnością bagażnika.
Równie dobrym środkiem transportu jest pociąg. Jest on stosunkowo szybki, odprawy graniczne odbywają się sprawnie, cena nie jest wysoka, jest wygodny oraz gwarantuje nocleg. Ograniczenia tego środka wynikają z rozkłady oraz trasy, uciążliwe jest również przenoszenie bagażu.
Niekiedy jedynym środkiem transportu może być statek. Pod względem ceny jest lepszy niż samolot. Jego atutem jest również to, że można się na nim pożywić oraz kupić coś w sklepikach wolnocłowych. Na niektórych z nich znajdują się dodatkowe atrakcje takie jak np. salony gier, baseny, korty tenisowe. Jednakże cena w tym wypadku jest już dużo wyższa. Wadą statków jest dość długi czas podróży, ograniczenia wynikające z rozkładów, konieczność dodatkowego transportu oraz zmiany terminów będące przyczyną dodatkowych kosztów.
Kolejnym czynnikiem, podczas układania programu imprezy jest jej termin.
Imprezy pobytowe organizowane w cyklu tygodniowym powinny zaczynać się w sobotę, co umożliwiło by połączenie turnusów osobom, które chciały by przedłużyć pobyt. Początek turnusu powinien być dostosowany do zakończenia roku szkolnego oraz do terminu ferii. Natomiast imprezy świąteczne powinny zaczynać się około dwóch dni przed świętami. Imprezy świąteczno - noworoczne natomiast są organizowane w dwóch terminach.
Imprezy objazdowe i pobytowe powinny być organizowane w połączeniu z jak największa liczba dni wolnych od pracy. W przeciwieństwie wycieczki szkolne powinny być organizowane w dni nauki szkolnej.
W organizowaniu imprezy przy udziale w układaniu programu uwzględniamy, że w przypadku imprez o charakterze wypoczynkowym impreza nie może zawierać zbyt wiele elementów odbiegających od zasadniczego celu imprezy. Natomiast jest wskazane uzupełnienie imprezy o dodatkowe fakultatywne.
W imprezie objazdowej celem głównym mają być atrakcję turystyczne regionów zgodne z zainteresowaniami i gustem uczestników. Uwzględniamy również różne bariery i ograniczenia utrudniające dostępność do walorów turystycznych takich jak godziny otwarcia, czy są otwarte w święta.
Jeżeli podczas układania planu imprezy turystycznej będziemy kierowali się wszystkimi wyżej wymienionymi punktami to na pewno i uczestnicy imprezy i jej organizatorzy będą z niej zadowoleni.