Zasady funkcjonowania kont księgowych

Zasady konta i jego budowa

Konto jest to urządzenie księgowe służące do rejestracji jednorodnych operacji gospodarczych. Każde konto posiada nazwę, która określa jego treść, to znaczy charakter i treść rejestrowanych na tym koncie operacji. A zatem, już sama nazwa konta informuje o treści i rodzaju rejestrowanych na nim operacji.

Charakterystyczną cechą konta jest to, że posiada ono dwie strony. Jedna strona jest przeznaczona do rejestracji zmian o charakterze zwiększającym, druga służy do ujmowania zmian o charakterze zmniejszającym. Lewa strona konta jest nazywana stroną Debet (skrót Dt) lub Winien (skrót Wn). Prawa strona konta nosi natomiast nazwę Credit (skrót Ct) lub Ma.

Polskich nazw stron konta Winien i Ma nie należy rozumieć dosłownie, gdyż może to prowadzić do nieporozumień. Słowo „Winien” i „Ma” nie oznaczają nic innego, jak tylko umowne nazwy stron konta. Każda ze stron zawiera miejsce na rejestrację wartości (kwoty) operacji gospodarczej, a ponadto- na elementy objaśniające dokonanie zapisu. Do tych elementów zalicza się:
- datę wykonania rejestracji,
- oznaczenie dowodu (symbolowe lub skrótowe) stanowiącego podstawę
- rejestracji,
- krótką treść, charakteryzującą rejestrowaną operację,
- oznaczenie konta współdziałającego w zapisie operacji gospodarczej.

Do celów dydaktycznych oraz do prezentacji schematów księgowań w rachunkowości stosuje się uproszczoną postać konta, nazywaną kontem teowym. Nie zawiera ono danych informacyjnych a jedynie numer i sumę operacji gospodarczej. Nazwa „konto teowe” wynika z podobieństwa jego postaci graficznej do dużej litery T. Konto teowe ma więc następującą postać graficzną:

Debet (Dt) 		    Credit (Ct)
Winien (Wn)		     Ma (Ma)

- obciążenie konta 	- uznanie konta
   lub			   lub
- debetowanie konta	- kredytowanie konta

W praktyce ewidencji księgowej stosowane są różne postacie graficzne konta. Powszechnie stosowanymi formami konta księgowego są:
- układ dwustronnej tabeli (folio),
- jednostronny układ konta (pagina).

Konto folio

Jedna strona tabeli przeznaczona jest do zapisywania całości operacji gospodarczych zwiększających stan konta, a druga –operacji zmniejszających ten stan.

Konto pagina

Na tym koncie występują dwie odrębne kolumny dotyczące odrębnych zapisów kwot po stronie Debet i zapisów kwot po stronie Credit.

Niezależnie od zastosowania układu graficznego, każda forma konta ma identyczną zawartość informacji.

Funkcjonowanie konta.

Z funkcjonowaniem konta księgowego związane są określone czynności, na które składają się:
- założenie konta
- otwarcie konta
- zapis operacji gospodarczych
- zamknięcie konta

Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu cyfrowego nadawanego mu w zakładowym planie kont.

Otwarcie konta następuje przez:
- wpisanie stanu początkowego z bilansu otwarcia lub
- wpisanie kwoty pierwszej operacji gospodarczej księgowanej na danym koncie, jeśli konto to nie występowało w bilansie otwarcia.

Czynności związane z zapisem operacji gospodarczych po każdej ze stron konta mają swoje tradycyjne określenia. Księgowanie operacji po stronie Wn określa się obciążeniem konta lub debetowaniem konta. Podobnie księgowanie operacji gospodarczej po stronie Ma określa się jako uznanie konta lub kredytowaniem konta. Rejestracja operacji gospodarczych na kontach prowadzona jest przez stosowanie zasady podwójnego zapisu.

Zasada ta polega na tym, że każda operacja księgowana jest:
1. Na co najmniej dwóch kontach,
2. Po przeciwnych stronach konta,
3. W tej samej kwocie.

Zasada ta stanowi konsekwencję metody bilansowej. Dzięki tej zasadzie nie narusza się równowagi bilansowej.

Pod koniec roku obrotowego następuje zamknięcie konta, które obejmuje takie czynności jak:
1. Ustalenie obrotów obu stron konta.
2. Obliczenie salda końcowego.
3. Wpisanie salda końcowego po stronie wykazującej większe obroty.
4. Dwukrotne podkreślenie obu stron konta na znak równości sum ich obrotów i sald.

Ustalona w trakcie zamknięcia różnica między obrotami obu stron wyraża stan konta na koniec okresu i nosi nazwę salda końcowego. Może ono być:
- debetowe, jeżeli większa jest suma po stronie Winien,
- kredytowe, gdy większa jest suma po stronie Ma,
- zerowe, gdy sumy zapisów po obu stronach są równe (saldo końcowe nie występuje.

Salda końcowe kont ustalone na koniec roku obrotowego są przenoszone do bilansu zamknięcia.

Klasyfikacja kont księgowych

Wobec różnorodności operacji gospodarczych dokonujących się w jednostkach gospodarczych występuje konieczność stosowania wielu kont księgowych. Na ogół konta dzielimy na bilansowe i niebilansowe.

Konta bilansowe

Konta bilansowe to wszystkie konta księgowe, które służą do ewidencji stanu i zmian składników bilansu, tj. środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia, i których salda na koniec roku obrotowego przenosi się do bilansu. Do zadań kont bilansowych należy:
- Przejmowanie stanów początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów z bilansu otwarcia.
- Ewidencjonowanie zmian stanów składników aktywów i pasywów, spowodowanych dokonanymi w okresie operacjami gospodarczymi.
- Ustalenie stanów końcowych poszczególnych składników aktywów i pasywów, wykazywanych na koniec okresu w bilansie zamknięcia.

Ponieważ konta bilansowe służą do ewidencji stanu i zmian składników aktywów lub pasywów, dlatego też następuje też podział tych kont na:
- Konta aktywne - służą do ewidencji stanu i zmian składników zaliczanych do aktywów bilansu
- Konta pasywne - przeznaczone do rejestracji stanu i zmian składników objętych pasywami bilansu
- Konta aktywno-pasywne – służą do ewidencji stanu i zmian zarówno składników aktywów jak i pasywów.

Konta niebilansowe

Konta niebilansowe to pozostałe konta przeznaczone do odzwierciedlania procesów gospodarczych przebiegających w jednostce gospodarczej w ciągu okresu sprawozdawczego. Do kont niebilansowych zalicza się trzy grupy kont księgowych:
- Konta wynikowe – służą do ujęcia operacji gospodarczych odzwierciedlających proces powstawania wyniku finansowego w jednostce gospodarczej. Na koniec roku obrotowego salda kont wynikowych przenosi się do rachunku zysków i strat.
- Konta rozliczeniowe – przeznaczone do ewidencjonowania zmian procesów, które w ciągu okresu sprawozdawczego powinny być całkowicie rozliczone. Na koniec okresu sprawozdawczego konta takie nie wykazują sald.
- Konta korygujące – o charakterze uzupełniającym w stosunku do kont bilansowych. Konta korygujące towarzyszą kontom bilansowym i nie mogą bez nich wystąpić. Na koniec okresu sprawozdawczego saldo konta korygującego wpływa na wysokość salda podstawowego.

Konta księgowe mogą być również klasyfikowane ze względu na szczegółowość wykazywanych na nich informacji. Są to:
- Konta syntetyczne – charakteryzują się wyższym stopniem agregowania operacji gospodarczych. Funkcjonują zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
- Konta analityczne – służą do uszczegółowienia zapisów dokonywanych na kontach syntetycznych i funkcjonują na zasadzie zapisu powtarzanego.

Konta rozliczeniowe

Odrębną grupą kont są konta rozliczeniowe, które mogą przyjmować charakter kont bilansowych lub niebilansowych. Jest to uzależnione od tego, czy saldo lub salda tych kont są zamykane bilansem, czy też przenoszone na konto „Wynik finansowy” lub też posiadają saldo równe zeru. Bez względu jednak na sposób przenoszenia salda końcowego, są to konta charakteryzujące jakiś proces lub umożliwiające rozliczenie jakiegoś procesu. Stąd wywodzi się ich nazwa. Do kont rozliczeniowych zaliczamy:
- Rozliczenie zakupu
- Rozliczenie wyniku finansowego
- Rozliczenie kosztów (prostych)
- Rozliczenie kosztów działalności

Konta wynikowe

W jednostkach gospodarczych oprócz operacji bilansowych, które wpływają bezpośrednio na zmiany aktywów i pasywów, występuje również wiele operacji związanych z powstawaniem wyniku finansowego działalności. Osiąganie tego wyniku wiąże się z ponoszonymi przez jednostkę kosztami i stratami oraz uzyskiwaniem przychodów i zysków.

Porównując koszty i straty oraz przychody i zyski ustala się ostateczny wynik finansowy. Do ewidencji operacji gospodarczych stosuje się konta wynikowe.

Wyróżniamy następujące konta wynikowe:
- Konta kosztów
- Konto strat nadzwyczajnych
- Konto przychodów
- Konto zysków nadzwyczajnych
- Konto wyniku finansowego

Konta kosztów są obciążone z tytułu ponoszonych kosztów, natomiast uznawane z tytułu zmniejszenia kosztów pod koniec okresu na wynik finansowy.

Konto strat nadzwyczajnych obciąża się wartością ujawnionych strat, natomiast uznaje się tytułem zmniejszenia strat i przeniesienia na wynik finansowy.

Konto przychodów uznaje się z tytułu osiągniętych przychodów, ze sprzedaży oraz korekt zwiększających te przychody, natomiast obciąża się z tytułu korekt zmniejszających przychód oraz przeniesienia przychodów na wynik finansowy.

Konto zysków nadzwyczajnych funkcjonuje analogicznie. Uznaje się je z tytułu ujawnionych zysków, natomiast obciąża się z tytułu korekt zmniejszających zyski oraz przeniesienia zysków nadzwyczajnych na wynik finansowy.

Wynik finansowy to szczególne konto. Służy do ustalenia wyniku finansowego netto oraz jest podstawą do sporządzenia drugiego, oprócz bilansu, elementu rocznego sprawozdania finansowego, jakim jest rachunek zysków i strat.

Na koncie wyniku finansowego odbywa się porównanie osiągniętych przychodów i zysków z poniesionymi kosztami i stratami. Saldo końcowe może mieć charakter debetowego (oznaczającego stratę netto) lub kredytowego (oznaczającego zysk netto). Konto „Wynik finansowy” może być traktowane jako konto wynikowe, a także jako konto bilansowe. Przez zysk netto (lub stratę netto) bilans jest powiązany z rachunkiem zysków i strat.

Plan kont

Każda jednostka organizacyjna powinna posiadać dokumentację opisującą system rachunkowości, czyli zakładowy plan kont (ZAK). Plan ten ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Podstawowym celem planu kont jest takie zorganizowanie ewidencji, aby:
- Księgi rachunkowe były prowadzone w sposób usystematyzowany,
- Informacje wynikające z kont były, w możliwie najwyższym stopniu, dostosowane do potrzeb jednostki,
- Jej dane zapewniały w pełni możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych.
- W celu ułatwienia jednostkom gospodarczym opracowania planów kont

Ministerstwo Finansów opracowało wzorcowy plan kont, którego podstawową częścią jest wykaz kont księgowych oznaczonych symbolami dwucyfrowymi, a w przypadku zespołu 7 – trzycyfrowymi.

Wzorcowy plan kont

(patrz załącznik)

Na podstawie powyższego można dojść do pewnych uogólnień, uogólnień mianowicie:
- Plan kont zbudowany jest na zasadzie dziesiętnej (możliwość tworzenia 10 zespołów, a w każdym zespole – 10 grup kont),
- Konstrukcja zespołów jest oparta na kryterium podmiotowo-przedmiotowym (decydują potrzeby informacyjne jednostki i wymogi sprawozdawczo-fiskalne),
- Rozbudowa planu kont jest praktycznie niczym nieograniczona.

Kończąc, należy podkreślić że konstrukcja ZAK. Powinna gwarantować takie ujęcie operacji gospodarczych na kontach, aby uzyskać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy, a także aby móc na tej podstawie sporządzić obligatoryjne sprawozdanie finansowe> Ponadto ZAK. Powinien stwarzać podstawy i umożliwiać realizację kontroli wewnętrznej.

Podsumowanie wiedzy o funkcjonowaniu kont księgowych

Omówione ogólne zasady funkcjonowania kont księgowych stanowią jakby istotę rachunkowości. Ich zrozumienie i zapamiętanie umożliwi uczącemu się poznać wymogi tworzenia informacji w rachunkowości, a także ułatwi opanowanie procesów kontroli, które można realizować dzięki rachunkowości. Podsumowaniem dotychczasowej wiedzy o kontach jest załączony schemat powiązań między kontami i sposobem ich zamykania.