Metoda diagnostyczna usprawniania systemów organizacji i zarządzania
Projektowanie organizatorskie metodą diagnostyczną polega najogólniej na badaniu stanu wyjściowego (dotychczasowego) A, postulatywnym zarysowaniu stanu pożądanego B oraz na poszukiwaniu sposobów i dróg prowadzących od stanu A do B.
Metoda diagnostyczna bazuje na przekonaniu, że organizację dotychczas funkcjonującego systemu można usprawnić tylko w drodze identyfikacji, wykryciu wszelkich nieprawidłowości (dysfunkcji) oraz zaprojektowaniu i wdrożeniu niezbędnych usprawnień.
Diagnoza polega na rozpoznaniu badanego przypadku (obiektu) przez:
- Poznanie sytuacji istniejącej
- Zaliczenie do znanego typu lub gatunku
- Określenie podstawowych niedomagań i zakłóceń
- Wyjaśnienie przyczyn (genezy) badanego stanu rzeczy
- Określenie fazy rozwoju
- Przewidywanie (prognozowanie) dalszego rozwoju i skutków
Procedura metody diagnostycznej wymaga uwzględnienia następujących faz badawczych
1. wstępnej, polegającej na określeniu celu i przedmiotu (obiektu) badania
2. podstawowej, na która składają się etapy:
a) rejestracji (opisu) wszystkich faktów dotyczących stanu istniejącego
b) krytycznej oraz konstruktywnej oceny i analizy stanu istniejącego
c) projektowania stanów rozwiązań
d) wyboru wariantu optymalnego
3. końcowej, składającej się z etapów:
a) przygotowania warunków do wdrożenia i wprowadzenia nowego rozwiązania do praktyki
b) kontroli realizacji i analizy efektów
Metoda prognostyczna projektowania systemów organizacji i zarządzania
Podstawą metody prognostycznej jest przekonanie, że dokonanie istotnego usprawnienia organizacji jest możliwe jedynie w oderwaniu od istniejących rozwiązań, które obciążają psychicznie organizatora, a przez to rzutują ograniczająco na projektowany system i nie pozwalają na nowatorskie spojrzenia.
Projektowanie systemu realnego (kompromisowego) polega na poszukiwaniu rozwiązań między tym, co jest absolutnie najlepsze, a tym co jest możliwe.
Siedem podstawowych elementów projektowania:
Cel, Wyjścia, Wejścia, Proces transformacji WE na WY, Otoczenie, Wyposażenie, Zasoby ludzkie.
Zalety MP w stosunku do metody diagnostycznej:
- możliwość jej zastosowania w projektowaniu organizacji od podstaw,
- koncentrowanie uwagi zespołu projektującego na systemie idealnym, a nie na stanie rzeczywistym oraz na szukaniu sposobów jego zaadoptowania do istniejących warunków,
- pominięcie pracochłonnego i kosztownego etapu pełnej rejestracji stanu dotychczasowego.
ZARZĄDZANIE PRZEZ PARTYCYPACJĘ
Celem zarządzania przez partycypację jest wzrost aktywności podwładnych oraz zaspokojenie ich potrzeb wyższego rzędu (samorealizacji, uznania, przynależności) w drodze dopuszczenia ich do procesu podejmowania decyzji.
PODZIAŁ:
Z prawnego punktu widzenia
- formalną, - nieformalną
Ze względu na formę udziału we władzy:
- partycypację bezpośrednią; - pośrednią
ZALETY
- demokratyzacja stosunków międzyludzkich w przedsiębiorstwie,
- spadek fluktuacji i absencji chorobowej,
- zauważalny wzrost efektywności ekonomicznej,
- stworzenie sprzyjającej atmosfery dla zmian oraz absorpcji innowacji,
WADY
- ociężałość w podejmowaniu decyzji spowodowaną koniecznością długotrwałych dyskusji, uzgodnień, a nawet sporów między rzecznikami różnych opcji decyzyjnych,
- rozmycie odpowiedzialności za podejmowane decyzje, które okazały się błędne lub wątpliwe
- konieczność odpowiedniego przygotowania podwładnych do pracy zespołowej oraz wyzwolenia w nich aktywności, innowacyjności oraz poczucia współodpowiedzialności za zarządzanie i wyniki ekonomiczne.
ZARZĄDZANIE PRZEZ KOMUNIKOWANIE SIĘ (ZPK)
Bezpośrednim celem ZPK jest doinformowanie i dowartościowanie załogi, w nadziei, że przyczyni się ona do stworzenia klimatu wzajemnego zaufania pomiędzy kierownictwem a podwładnymi, a dzięki temu do lepszej motywacji i pozytywnych zachowań pracowników na rzecz organizacji.
Istotą i celem komunikacji jest wzajemne zrozumienie się nadawcy i odbiorcy w zakresie przekazywanych wiadomości(komunikatów). Oznacza to, że sens wiadomości odebranej przez odbiorcę powinien być taki sam jak przekazał nadawca wiadomości.
ZALETY
Prowadzi do;
- lepszego doinformowania członków organizacji o celach i strategii rozwojowej przedsiębiorstwa,
- otwartego mówienia o trudnych problemach, obawach i niepewnościach,
- uzasadnienia ważnych zamiarów i decyzji kierownictwa, a tym samym do likwidacji pustki informatycznej, często otwartej na domysły, plotki i niedomówienia,
- lepszej motywacji pracowników, oraz do zwiększenia stopnia identyfikacji członków organizacji z jej celami.
WADY
- niebezpieczeństwo ujawnienia przez pracowników niektórych istotnych informacji konkurentom np. dotyczącej nowej strategii firmy, przygotowanej produkcji nowych wyrobów,
- możliwość przekształcenia się niektórych spotkań informacyjno - dyskusyjnych z załogą w niekontrolowanych pretensji, krytyki, zarzutów i ataków personalnych,
- słabą percepcji i czytelnictwo większości komunikatów pisanych, takich jak biuletyny, tablice informacyjne.
ZARZĄDZANIE PRZEZ ZDARZENIA
Zarządzanie przez zadania polega najogólniej mówiąc na formułowaniu przez kierownika konkretnych i mo - bilizujących zadań rzeczowych oraz na zlecaniu ich do wykonania podwładnym wraz z określeniem terminów ich realizacji. Każdemu zadaniu ustala się na ogół normę (granicę) czasu w którym zadanie ma być wykonane.
Do zalet techniki ZPZ należy zaliczyć:
- dobre wykorzystanie czasu pracowników wykonawczych, a w związku z tym wzrost wydajności pracy,
- wzrost sprawności organizacyjnej kierowników,
- eliminację procesu „zapominania" celów i zadań,
- większą troskę kierowników o realizację celów firmy.
Spośród wad techniki ZPZ należy wskazać na:
- większą skłonność do autokratycznego stylu kierowania,
- trudności z oszacowaniem czasu trwania poszczególnych zadań,
- konfliktogenność wywołaną nadmiarem zadań zlecanych pracownikom.
ZARZĄDZANIE PRZEZ INNOWACJĘ
Zarządzanie przez innowacje zmierza do rozwoju przedsiębiorstwa przez wprowadzanie szeroko pojętych zmian (usprawnień, udoskonaleń, innowacji) przede wszystkim w przełomowych obszarach działal - ności firmy.
Do zalet techniki zarządzania przez innowacje należy zaliczyć:
- sprzyjanie bądź wręcz wymuszanie postępu, a przez to rozwoju przedsiębiorstwa,
- aktywizację absolutnie wszystkich członków organizacji oraz skupienie ich wokół wspólnego celu, jakim jest rozwój firmy,
- rozwój osobisty pracowników przez permanentne samokształcenie i doskonalenie zawodowe oraz podnoszenie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa,
- przed podnoszenie walorów i zdolności konkurencyjnej przedsiębiorstwa dzięki potrzebie stałego obserwowania poczynań konkurentów i reakcji klientów oraz konieczności permanentnego wdrażania nowości.
Spośród wad i mankamentów techniki ZPI należy wskazać na:
- obiektywne trudności związane z przełamywaniem oporów, przyzwyczajeń i tradycjonalizmu w sposobach działania pracowników,
- ryzyko niepowodzenia towarzyszące zwykle wdrażaniu wszelkich inno - wacji,
- niecierpliwość autorów innowacji i decydentów w procesie oczekiwania na spodziewane efekty,
- konieczność wspomagania techniki ZPI dodatkowo innymi technikami zarządzania, zwłaszcza technikami motywacyjnymi.
ZARZĄDZANIE PRZEZ DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ
Naczelną zasadą leżącą u podstaw zarządzania przez delegowanie uprawnień jest przekazywanie innej osobie, na niższym szczeblu zarządzania części formalnej władzy i odpowiedzialności za wykonanie określonych zadań. Delegować należy przede wszystkim zadania oraz kompetencje rutynowe i operatywne, ale nie zadania strategiczne.
Zalety ZPD:
- odciążenie przełożonych zwłaszcza od wykonywania działań rutynowych i powtarzalnych na rzecz rozwiązywania problemów strategicznych, a także ewentualnego przejmowania zwiększonych obowiązków od kierowników wyższego szczebla,
- poprawę jakości podejmowanych decyzji (decyzje podejmowane są przez osoby kompetentne, zajmujące stanowiska usytuowane bliżej procesów realizowanych),
- przyspieszenie procesu podejmowania decyzji
Wady techniki ZPD:
- zbiurokratyzowanie organizacji
- nadmierna stabilizacja rozwiązań strukturalnych
- potencjalną konfliktogenność wynikająca z niechęci delegowania uprawnień przez kierowników oraz niechęci do jej przejmowania przez podwładnych,
ZRZĄDZANIE PRZEZ WYJĄTKI (odchylenia)
Istota systemu ZPW jest identyfikacja „wyjątków” (odchyleń), czyli właśnie tego, co odbiega od obowiązujących standardów, planów, wzorców, norm i rutynowych zachowań organizacyjnych oraz oparty na wyjątkach systemu informacji i decyzji w organizacji. W ZPW duży nacisk kładzie się na właściwy przepływ informacji.
Zalety ZPW:
- Oszczędza czas pracy kierownictwa, zwłaszcza wyższych szczebli zarządzania, głównie dlatego, że jest ono informowane o problemach „dołów” organizacji w sytuacjach naprawdę wyjątkowych, wyraźnie zdefiniowanych i przekraczających kompetencje i możliwości działania wszystkich niższych ogniw zarządzania,
- umożliwia koncentrację pracy kierownictwa naczelnego na problemach typu strategicznego i rozwojowego oraz tylko na tych wyjątkach, które zostały zastrzeżone do rozwiązywania przez wyższe szczeble zarządzania
- pozwala na oddzielenie spraw istotnych od spraw drugorzędnych,
Wady ZPW:
- Trudności w jednoznacznym i stabilnym podziale zadań miedzy kierownikami a podwładnymi,
- niecierpliwość kierowników, którzy próbują interweniować i integrować w działalność swoich podwładnych,
- większa skłonność kierowników do identyfikowania „wyjątków” negatywnych prowadząca do zaprzepaszczenia pojawiających się także szans i okazji.
ZARZĄDZANIE PRZEZ KONFLIKT
Zarządzanie przez konflikt w przedsiębiorstwie polega na możliwie wczesnym wykrywaniu potencjalnych źródeł sporów i niepowodzeń, aby podjąć odpowiednie środki zapobiegawcze. Zadaniem kierowników jest zapanowanie nad konfliktami w sensie sterowania tymi procesami w kierunku ich wykorzystania dla dobra przedsiębiorstwa.
Korzenie konfliktu tkwią przede wszystkim w sferze emocjonalnej człowieka, a nie w obiektywnej istniejącej rzeczywistości.
Sytuacja konfliktowa w przedsiębiorstwie objawia się wzajemnym niedowierzaniem, niechęcią, brakiem dobrej woli obu lub jednej ze stron oraz ostrą tendencją do rywalizacji.
ZALETY:
- zapobiega stagnacji firmy
- umożliwia wykorzystanie twórczej inicjatywy stron konfliktu przez określone formy współzawodnictwa i rywalizacji
- integruje strony konfliktu, jeśli został on pozytywnie rozwiązany
WADY:
- brak harmonii i współpracy obniżający efektywność
- wyczerpanie sił (stres) stron biorących udział w konflikcie
- niesprzyjający klimat społeczny w grupie
ZARZĄDZANIE PRZEZ MOTYWACJĘ
Motywowanie polega na wpływaniu na postawy i zachowania człowieka za pośrednictwem określonych bodźców, które przekształcają się w motywy działania uruchamiające jego aktywność.
W zarządzani przez motywację trudno jest sformułować konkretną procedurę postępowania kierowniczego z podwładnymi, ponieważ musiałaby ona uwzględnić całe bogactwo różnorodnych, indywidualnych postaw i zachowań pracowniczych. Warunkiem sprawnego stosowania techniki ZPM jest jednak:
- rozpoznanie specyficznych potrzeb każdego podwładnego w ich ewolucji, ponieważ potrzeby te się zmieniają (w miarę zaspokojenia jednak, powstają inne) w kolejnych etapach życia i kariery zawodowej pracowników.
- zróżnicowanie zachowań i narzędzi oddziaływania kierowniczego stosownie do indywidualnych potrzeb, wrażliwości, temperamentu i innych cech rodzinnych, osobowości pracownika, trzeba tu także pamiętać, że potrzeby już zaspokojone nie wpływają motywująco na wzrost aktywności człowieka.
ZARZĄDZANIE PRZEZ CELE (ZPC)
Idea przewodnia i swoista filozofia ZPC skoncentrowana jest na wspólnym (przełożeni i podwładni) określeniu i negocjonowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.
ZALETY:
1.konkretyzuje cele poszczególnych komórek organizacyjnych i osób oraz wiąże je z celami przedsiębiorstwa w zwarty i logiczny system celów,
2.aktywizuje i angażuje szerokie grono kadry kierowniczej i podwładnych zwiększając ich samodzielność i przedsiębiorczość,
3.kładzie nacisk na pracę zespołową i poprawę relacji przełożony - podwładny, zapewniając lepsze komunikowanie się i wzajemne zrozumienie,
WADY:
1.znacznej pracochłonności związanej z ustaleniem i hierarchizacją celów,
2.rozbudowanej dokumentacji dotyczącej określenia celów, precyzowania planów przedsięwzięć oraz ustalania wyników przeglądów i ocen,
3.koncentracji uwagi głównie na konkretnych celach wymiernych i niedoceniania celów niematerialnych.