profil

Zadania sekretariatu

drukuj
satysfakcja 83 % 96 głosów

Treść
Obrazy
Wideo
Opinie

Zadania sekretariatu Głównym zadaniem sekretariatu jest odciążenie kierownika z uciążliwych administracyjno - biurowych i techniczno ? usługowych spraw które są bardzo drobne. W strukturze firmy sekretariat nie ma charakteru merytorycznego lecz usługowy. W sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa (zatrudniony to sekretarka lub sekretarz). Do najważniejszych zadań sekretarki sekretarza należą: ? gromadzenie i przechowywanie informacji, ? wykonywanie prac administracyjno ? biurowych, ? przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw, ? samodzielne prowadzenie korespondencji, ? przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji, ? redagowanie krótkich pism, ? zapisywanie pism dyktowanych przez szefa, ? uczestniczenie w planowaniu prac szefa, ? przyjmowanie i łączenie telefonów, ? prowadzenie kontroli terminów, ? prowadzenie i przechowywanie akt, ? przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw, ? gospodarowanie materiałami biurowymi, ? gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa, ? przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek. Zadania te możemy podzielić na: ? zadania recepcyjne ? zadania asystenckie Zadania recepcyjne Zadaniem recepcyjnym sekretariatu jest przyjmowanie interesantów. Wyobrażanie o firmie często kształtuje się przy pierwszym kontakcie, który najczęściej następuje w sekretariacie. To sekretarka lub sekretarz wywiera pierwsze (złe lub dobre) wrażenie na interesancie, które potem rzutuje na wizerunek firmy. ? Przyjmowanie interesantów Przyjmowanie interesantów to jedno z recepcyjnych zadań sekretariatu. Dlatego sekretarka (sekretarz) powinna zachowywać się taktownie wobec interesanta i nie wchodzić z nim w konflikty. Musi również wykazywać zainteresowanie sprawą z jaką przyszedł. Sprawy z którymi przychodzą interesanci do sekretariatu można podzielić na dwie grupy: Sprawy które sekretarka (sekretarz) załatwia od razu i sprawy które muszą zostać omówione z kierownikiem. W przypadku tych drugich interesanta umawia się na konkretny dzień i godzinę. Jeśli sprawa jest bardzo pilna można spróbować natychmiast zorganizować spotkanie z kierownikiem. Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez sekretarkę lub sekretarza. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe lub branżowe (np. czasopisma branżowe). Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go. Zadania asystenckie Do zadań asystenckich należą proste czynności biurowe lub administracyjne. Są to zadania którymi nie powinien zajmować szef. Są to takie czynności, jak odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.). Prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat to także funkcje asystenckie oraz współpraca z szefem. ? Współpraca z szefem Aby współpraca szefa z sekretarką (sekretarzem) była efektywna muszą łączyć ich dobre relacje. Na samy początku współpracy powinny zastać ustalone zasady a szef powinien przedstawić swoje oczekiwanie wobec pracownika. Oczekiwanie szefa wobec sekretarki (sekretarza) będą dotyczyć jej kwalifikacji zawodowych, umiejętności i prowadzenia rozmowy z interesantami, zachowania się oraz radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie. Spotkania szefa są wcześniej przygotowane w czym bierze udział pracownik sekretariatu. Nie wystarczy jeśli umówi on interesanta na spotkanie, musi także dopilnować terminu spotkania. Niektóre sprawy są załatwiane w sekretariacie a sekretarka (sekretarz) tylko relacjonuje swojemu szefowi. Współpraca szefa i sekretarki (sekretarza) zależy od cech osobowości szefa i pracownika, od tego czy zakres obowiązków sekretarki (sekretarzy)został dokładnie określony i od dyspozycyjności osoby zatrudnionej. ? Łączenie telefonów Do zadań sekretarskich należy przyjmowanie i łączenie telefonów. Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. ?Tutaj sekretariat firmy ......?) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności. ? Kontrola terminów Osoba zatrudniona w sekretariacie ma obowiązek czuwania nad terminowym załatwianiem spraw. Dlatego terminy zapisywane są w terminarzach i na bieżąco kontrolowane. Ewidencjonuje się terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa oraz przygotowuje materiały potrzebne do nich. Wykonała: Ewa i Kamila


Przydatna praca? Tak Nie
Wersja ściąga: zadania_sekretariatu_.doc
(0) Brak komentarzy


pawlis10 rozwiązanych zadań
Informatyka 10 pkt 26.10.2014 (20:59)

Napisać program służący do rekurencyjnego wyszukiwania w tablicy liczb całkowitych podanej z klawiatury liczby i wyświetlania indeksów wszystkich...

Rozwiązań 0 z 2
punktów za rozwiązanie do 8 rozwiązań 0 z 2
Rozwiązuj

stylinson0690 rozwiązanych zadań
Informatyka 10 pkt 26.10.2014 (18:19)

Zamień z systemu dziesiętnego na dwójkowy 235149976 = Zamień z systemu dwójkowego na dziesiętny 101101101 =1100110 =11101101 = z góry bardzo...

Rozwiązań 1 z 2
punktów za rozwiązanie do 8 rozwiązań 1 z 2
Rozwiązuj

Szymeq220 rozwiązanych zadań
Informatyka 10 pkt 26.10.2014 (17:11)

Witam, Proszę Was o pomoc w zadaniu z informatyki, niestety nie posiadam programu word w którym kazali nam to zrobić. A oto zadanie: ∙ Uruchom...

Rozwiązań 0 z 2
punktów za rozwiązanie do 8 rozwiązań 0 z 2
Rozwiązuj

Ziom2401 rozwiązane zadanie
Informatyka 50 pkt 26.10.2014 (10:57)

2.2. ZADANIE 2: 1. Otwórz nowy dokument i zapisz go pod nazwą grafika.doc 2. Skopiuj tekst z poprzedniego zadania. To jest ćwiczenie...

Rozwiązań 0 z 2
punktów za rozwiązanie do 38 rozwiązań 0 z 2
Rozwiązuj

misquamacus0 rozwiązanych zadań
Informatyka 300 pkt 23.10.2014 (21:38)

Zadanie polega na sformatowaniu tekstu w pliku tekstowym w taki sposób, by jak najbardziej przypominał wzór zapisany w pdf.

Rozwiązań 0 z 2
punktów za rozwiązanie do 225 rozwiązań 0 z 2
Rozwiązuj

Masz problem z zadaniem?

Tu znajdziesz pomoc!
Wyjaśnimy Ci krok po kroku jak
rozwiązać zadanie.

Zaloguj się lub załóż konto

Serwis stosuje pliki cookies w celu świadczenia usług. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w urządzeniu końcowym. Możesz dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w Serwis stosuje pliki cookies w celu świadczenia usług. Więcej szczegółów w polityce prywatności.