profil

satysfakcja 73 % 101 głosów

Praca biurowa- Od obiegu pism do systemu kancelaryjnego

drukuj
Treść
Obrazy
Wideo
Opinie

Obieg pisma - jest to droga od momentu wpłynięcia pisma do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności związane z obiegiem pisma dzielone są na 3 fazy: -przyjmowanie pisma -załatwianie sprawy - wysyłanie odpowiedzi W każdej fazie pisma zatrzymują się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pisma. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma. Typowe punkty zatrzymania pisma: -kancelaria ogólna lub sekretariaty kom. Organizacyjnych -kierownik kom. Organizacyjnej -pracownik biurowy -aprobata-wyraża na zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy Zasady racjonalnego obiegu pisma: - jak najmniejsza ograniczona do niezbędnych liczb punktów zatrzymania pisma - jak najkrótsza droga obiegu pisma - jednorazowe przejście przez dany punkt zatrzymania pisma - wykorzystywanie nowoczesnych środków techniki biurowej - w celu skrócenia czasu wykonywania czynności manualnych - ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do koniecznego minimum - dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania Dokument biurowy-to każde pismo, notatka sprawozdanie, protokół zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymanej z zewnątrz. Akta Sprawy -jest to zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczącej określonej sprawy. Podział aktów: akta spraw bieżących- oczekują na załatwienie ,ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia. akta spraw załatwionych -obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych. Dokumentacja biurowa obejmuje: -akta spraw bieżących załatwionych oraz księgi ,rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zagadnień. Przechowywanie akt archiwalnych. Akta dzielimy na 2 kategorie: a)akta kategorii A-do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są one wieczyście do końca istnienia firmy a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego. b)akta kategorii B- do tej kategorii zaliczmy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy; przechowywane są zgodnie z przepisami określonej liczby lat a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze np.B5 c)Akta manipulacyjne nazywa się aktami C- w wykazie akt oznaczone są symbolem Bc (przechowywane są one do końca roku kalendarzowego w którym powstały a następnie są niszczone) d) akta oznaczone symbolem BE przechowywane są z określoną liczbą lat oznaczona cyfrą arabską przy literach a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna albo przeznacza się je na makulaturę Zadania archiwum zakładowego; -współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami i przygotowanie ich do przekazania archiwum

Autor anusia_mala
Przydatna praca? Tak Nie
(0) Brak komentarzy
Typ pracy
Rozkład materiału


Serwis stosuje pliki cookies w celu świadczenia usług. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w urządzeniu końcowym. Możesz dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w Serwis stosuje pliki cookies w celu świadczenia usług. Więcej szczegółów w polityce prywatności.