Inwentaryzacja jest dziedziną działalności, ocenianą często przez jednostki gospodarcze jako zadanie dodatkowe i nadprogramowe. Jakże mylące jest to podejście. Inwentaryzacja jest niezastąpionym narzędziem ochrony interesów firmy, jej właścicieli (udziałowców, akcjonariuszy), a także kontrahentów.
Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Słowo „inwentaryzacja” pochodzi od łacińskiego „inventarium” – „służący do odnalezienia” oraz od słowa „invenire” – w znaczeniu „znaleźć, odkryć”. Stąd znana definicja: inwentaryzacja – to czynność przeprowadzania spisu z natury.
Trzeba przy tym zaznaczyć, że „inwentarz” ma trzy najbardziej popularne znaczenia:
1) rzeczowe składniki majątku.
2) Zestawienie stanu faktycznego wszystkich składników majątku,
3) Wykaz ruchomości i nieruchomości w jednostce gospodarczej i niegospodarczej
Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Powodami tych różnic, są najczęściej:
a) zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
b) błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
- przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej
- wyceny wartości spisanych składników
- uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom
- porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów
- ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód
- postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
- wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
- uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek
- dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem
- przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość)
Cel ten sięga dalej, bo poprzez inwentaryzację dokonuje się porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym (księgowym) i w ten sposób umożliwia się urealnienie tej ewidencji, a głównie wyniku finansowego.
Celem inwentaryzacji może być również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych, kontrola majątku, ustalenie jego faktycznej struktury ilościowo – wartościowej oraz uzyskanie informacji do potrzeb decyzyjnych.
Całościowe ujęcie inwentaryzacji można rozpatrywać od strony funkcji i zadań. Są one pochodną i uszczegółowieniem celów głównych. Podstawowe funkcje inwentaryzacji to:
- Funkcja kontrolna – inwentaryzacja jest jedną z metod kontroli wewnętrznej
- Funkcja weryfikacyjna – przez inwentaryzację dokonuje się weryfikacji realności ewidencji składników majątkowych
- Funkcja ochrony majątku – inwentaryzacja prowadzona w odpowiedni sposób jest skuteczną metodą ochrony majątku, zapobiegania niedoborom i niepożądanym stratom, działa prewencyjnie przed uszczupleniem składników majątkowych
- Funkcja informacyjna – wyniki z inwentaryzacji stanowią cenne źródło informacji do analizy, oceny sytuacji majątkowej i podejmowania decyzji
- Funkcja edukacyjna – dobrze przeprowadzona inwentaryzacja jest lekcją poznawczą w przedmiocie towaroznawstwa, pomiaru, oznakowania, cen, sposobów składowania i innych elementów związanych z gospodarką materiałową
Głównym zadaniem inwentaryzacji jest uzyskanie pewności, że wykazane na kątach ksiąg rachunkowych stany wiernie odzwierciedlają rzeczywistość, tzn. że figurujące w bilansie pozycje właściwie przedstawiają wartość majątku i zobowiązań jednostki (firmy). Sprawdzenie poprawności zapisów w księgach rachunkowych nie wyczerpuje jednak listy zadań przypisywanych inwentaryzacji. Dane uzyskane w trakcie i w wyniku prac inwentaryzacyjnych służą przede wszystkim do wyjaśnienia przyczyn powstania rozbieżności między ewidencją księgową, a stanami rzeczywistymi poszczególnych składników majątkowych.
Konkretne zadania inwentaryzacji w związku z tym sprowadzają się do:
- Sprawdzenia figurujących w ewidencji księgowej stanów ilościowych i wartościowych poszczególnych składników majątku jednostki,
- Zapewnienia realności danych i informacji o składnikach majątku jednostki przez ich weryfikację i ewentualne sprostowanie,
- Uzyskania oceny stanu technicznego i przydatności gospodarczej rzeczowych składników majątkowych jednostki,
- Uzyskania podstawy do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone ich pieczy mienie jednostki,
- Ujawnienia nieprawidłowości występujących w gospodarowaniu majątkiem jednostki przez wykrycie zbędnych i nadmiernych zapasów, bądź niedoborów w tych zapasach,
- Sygnalizowania zagrożeń płynących z nieprawidłowego zabezpieczenia składników majątkowych przed ich zniszczeniem, kradzieżą itp.
Istniejące jednak przepisy prawne sprowadzają zadania inwentaryzacji do trzech podstawowych zespołów czynności:
- Przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ich wyceny i ustalenia wartości
- Uzgodnienia sald z kontrahentami, bankami, jednostkami budżetowymi, ubezpieczeniowymi i innych po stronie należności i zobowiązań
- Zweryfikowania danych faktycznych z danymi ewidencyjnymi, w tym również przez porównanie zapisów w księgach z dowodami źródłowymi
Prawidłowo i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja jest najbardziej wiarygodną formą kontroli majątku każdej firmy, pozwala ona bowiem ustalić stan faktyczny i porównać go z ewidencją, ustalić i wyjaśnić powstałe różnice. Inwentaryzacja pozwala ocenić na ile jest przydatny jednostce posiadany majątek i realne są jej wierzytelności .
