Zakładanie i prowadzenie działalności gospodarczej.

Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, handlowa, budowlana, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i eksploatacja zasobów naturalnych, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Firma to nazwa przedsiębiorstwa (przemysłowego, handlowego, usługowego lub innego), prowadzonego prze osobę prawną lub fizyczną; składa się z nazwy osoby prawnej lub z imienia (pierwszej litery) i nazwiska osoby fizycznej (właściciela). Nazwa często bliżej określa formę oraz przedmiot prowadzonej przez przedsiębiorstwo działalności; jest ona rejestrowana, a przyjęcie i używanie jej przez inne osoby chronione jest przez prawo. Firma potocznie oznacza samo przedsiębiorstwo.

Polskie prawodawstwo przewiduje możliwość istnienia:
- spółek prawa cywilnego (to umowa spółki uregulowana w przepisach kodeksu cywilnego, w której każdy ze wspólników odpowiada za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem)
- spółek prawa handlowego, takich jak:
· spółka jawna (oznacz najprostszą formę spółek handlowych, różniącą się od spółki cywilnej tym, że jest rejestrowana w rejestrze handlowym i posiada prawo do wystąpienia w obrocie jako odrębna chociaż nie posiadająca osobowości prawnej organizacja)
· spółka akcyjna (jest formą spółki kapitałowej z osobowością prawną, a jej cechami charakterystycznymi są:
* akcje; dokumenty o cechach określonych przez prawo akcyjne (stwierdzone w nim prawa wspólnika wynikające z udziału są swobodnie zbywane)
* prawo do gromadzenia kapitału przez publiczne ogłoszenia, w trybie subskrypcji
· spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (jest uproszczoną wersją spółki akcyjnej, przeznaczoną w zasadzie dla tworzenia małych i średnich przedsiębiorstw (firm) o stosunkowo mniejszej liczbie uczestników; różni się ona od spółki akcyjnej tym, że:
* nie wolno jej wystawić dokumentów z tytułu udziału – na okaziciela
* nie można rozprowadzać jej udziałów w formie subskrypcji
· spółka komandytowa (jest formą spółki jawnej, w której jeden lub wiele wspólników odpowiadają osobiście całym swoim majątkiem (są tzw. Komplementariusze), a pozostali są udziałowcami w podzielonym na akcje kapitale zakładowym, nie odpowiadając osobiście za obowiązania spółki (tzw. Komandytariusze)).

Podział przedsiębiorstw według wielkości, ujmowany jest w światowej literaturze ekonomicznej w niejednolicie. W Polsce od niedawna (zgodnie z uchwałą Nr 167 Rady Ministrów z dnia 13.10.1979 w sprawie zasad systemu ekonomiczno-finansowego uspołecznionego przemysłu drobnego) za małe przedsiębiorstwo przyjmowano jednostkę o zatrudnieniu do 200 osób. Podział ten różnicuje firmy według wielkości, zależnie od ilości zatrudnionych, wielkości osiąganego obrotu i branży w jakiej firma działa. W gospodarce rynkowej znaczenie gospodarcze małych firm jest bardzo duże. Firmy te wzmacniając konstrukcję rynkową umacniają jednocześnie system gospodarki rynkowej.

Pierwszym elementem jaki musi być rozważany przy programowaniu tworzenia lub rozwoju małej firmy jest sformułowanie celu. Późniejsze planowanie działalności firmy to określenie celów jakie firma chce osiągnąć, strategii działania i czasu w jakim te cele mają być zrealizowane. Sformułowanie celu działalności lub celu przedsięwzięcia jest punktem wyjścia do opracowania koncepcji działania (business planu). Określenie celu w praktyce polega na przedstawieniu zamierzeń i całej filozofii przedsięwzięcia. Punkt ten może być oczywiście niesformalizowany i wtedy jest tylko pomysłem w głowie właściciela lub menadżera firmy, lepiej jednak zostanie sformalizowany a sam cel będzie sformułowany w formie pisemnej, w różnej mniej lub bardziej rozwiniętej postaci. Sformalizowany cel działania firmy powinien zostać przedstawiony w następującym układzie:
· profil firmy,
· produkcja,
· cele długoterminowe,
· priorytety bieżące.
Priorytety bieżące oznaczają kroki jakie firma musi podjąć w celu realizacji założonego celu działania; cele długoterminowe i priorytety wiążą się z przyjęciem określonej strategii działania firmy.
Strategia działania firmy jest to przewidywany kierunek jej przyszłości obejmujący:

działalność firmy (kierunek działania, dokąd zmierzamy, w jaki sposób);
- zasoby firmy
- potencjał ludzki

otoczenie firmy
- pozycja firmy na rynku
- stosunek do otoczenia

Strategia firmy powinna określić jej pożądane cechy, mocne i słabe strony, powinna tez uwzględniać szanse i ograniczenia tkwiące w otoczeniu. Punktem wyjścia opracowania strategii firmy jest diagnoza jej sytuacji wewnętrznej i otoczenia.

Diagnoza sytuacji wewnętrznej powinna dotyczyć:
- sytuacji finansowej
- struktury organizacyjnej
- jakości i liczby personelu
- pozycji na rynku
- procesu wytwórczego
- zdolności firmy w dziedzinie marketingu
- zdolności firmy w dziedzinie badań i rozwoju
- celów i strategii preferowanych w przyszłości

Obejmuje również diagnozę profilu firmy w kontekście branży w jakiej działa firma i zawiera:
- historię firmy
- działania firmy w dziedzinie marketingu i strukturę rynku na której firma działa
- sytuację finansową firmy
- konkurencję
- warunki produkcji
- techniki produkcji

Analiza otoczenia powinna koncentrować się na możliwościach utrzymania się firmy na rynku w warunkach ostrej konkurencji czy też na szukaniu innowacyjnych okazji. Działalność każdej firmy powinna się koncentrować na potrzebach klientów i ich oczekiwaniach. Właśnie postawy klientów (moda, upodobania, zamiłowania) są czynnikiem generującym innowacje. Firma, która pierwsza potrafi przewidzieć co może się spodobać klientom, co będzie modne w przyszłym sezonie lub która z nowinek technicznym ma szansę stać się hitem – taka firma ma szansę osiągnąć sukces, a przyjęta przez nią strategia okaże się być trafną.

Parametry charakteryzujące populację ludzi lub grupę społeczną są ważnym czynnikiem decydującym o wyborze strategii działania. Wszelkie zmiany dokonujące się w strukturze handlu (zmiany w dystrybucji dóbr konsumpcyjnych, źródłach zaopatrzenia, metodach handlowania) czy przemysłu powodują zmiany uwarunkowań działania firm – opracowując strategię działania firmy konieczne jest uwzględnienie tych elementów (np. prywatyzacja w Polsce jest elementem, który będzie miał duży wpływ na działalność już funkcjonujących struktur w przemyśle). Opracowanie strategii działania musi uwzględniać najnowsze zdobycze techniki i technologii ale tez i względność dotychczasowych rozważań; strategia powinna zakładać innowacyjność techniczną a więc konieczność ciągłego doskonalenia i postępu technicznego.
Metodologia planowania (Business Plan), termin „Business Plan” określa się formalny zapis planu działalności firmy sporządzany w celu kierowania firmą, a także uzyskania funduszy na prowadzenie tego typu działalności. W praktyce jednak tym terminem określa się każdą formę planowania działalności (często niesformalizowaną istniejąca niejako „w głowie” właściciela firmy lub kandydata na właściciela). W dużych firmach istnieją specjalne komórki, które zajmują się opracowywaniem planów działalności tych firm. Plany te wykorzystywane są następnie dla koordynacji działań w celu realizacji zadań założonych w palnie. W praktyce taki business plan (niezależnie od tego czy jest on sporządzony w sposób sformalizowany czy tez nie) stanowi podstawę koncepcyjna działania firmy (przedsięwzięcia). Poszczególne elementy business planu to:
- treść planu
- profil przedsiębiorstwa i jego produkcji
- plan działalności marketingowej
- plan finansowy
- profil zespołu
- wnioski

Każdy business plan, niezależnie od stopnia sformalizowania i szczegółowości, powinien zawierać wymienione elementy. Treść planu jest prostym streszczeniem jego podstawowych elementów. Profil przedsiębiorstwa j jego produkcji – zawiera informacje o firmie, jej produktach czy usługach; ma za zadanie prezentować wiarygodność firmy. Musi to być krótki opis zawierający informacje określające zdolność firmy do osiągania zysków, charakterystykę wytwarzania produktów lub świadczenia usługi, opis rynków zbytu, zatrudnienie i inne główne wskaźniki działalności firmy. Plan działalności marketingowej prezentuje założenia strategii marketingu firmy czyli: promocji i dystrybucji wyrobów lub usług, prognoz zbytu i innych. Plan finansowy przedstawia źródła finansowania działalności wraz z planem wydatków. Profil zespołu to inaczej plan zatrudnienia )liczba pracowników, ich zakres obowiązków niezbędnych dla wykonywania założeń planu).
Współczesne marketingu zakładają wręcz, że jest to podstawa działalności gospodarczej, czyli cała filozofia funkcjonowania firm. Marketing w praktyce realizowany jest przez tzw. Działania marketingowe do których należą:
- określenie potrzeb,
- kształtowanie produktu z punktu widzenia potrzeb nabywców,
- tworzenie i utrzymywanie popytu,
- ustalenie polityki rynkowej,
- finansowanie i kredytowanie obrotu,
- działania związane z fizycznym ruchem towarów

Działania marketingowe podejmuje się za pomocą określonych instrumentów marketingu takich jak:
Instrumenty związane z dystrybucją:
- kanał dystrybucji
- organizacja fizycznego przepływu towarów

Instrumenty związane z aktywacją sprzedaży:
- propaganda gospodarcza,
- reklama
- public relations (odbiór społeczny działalności firmy, inaczej opinia o firmie),
- promocja sprzedaży (sales promotion)

Każda firma może mieć własna metodę prowadzenie marketingu, jednak każda z tych metod powinna uwzględniać 4 etapy:

1) określenie rynku,
2) sformułowanie celów i strategii marketingowej,
3) przygotowanie wykonania planu działalności marketingowej,
4) kontrolowanie reakcji, sprzedaż i opłacalności

Rynek jest czynnikiem, który w daleko większym stopniu ogranicza działalność gospodarczą małych firm nie tylko sfery ilościowej działalności produkcyjnej, ale także jakościowej (asortymentowej).

Jak kierować własną firmą ? Jest to bardzo trudne pytanie, mimo iż sama czynność kierowania mała firmą nie jest zadaniem tak skomplikowanym jak zarządzanie dużymi przedsiębiorstwami. Ze względu jednak na osobiste zaangażowanie i cały szereg czynników determinujących to zaangażowanie, kierowanie własna firmą trudno jest uczyć opierając się na typowych, teoretycznych wskazówkach i zasadach. Wiele zależy bowiem właśnie od tego osobistego zaangażowania. Tym niemniej można przyjąć tutaj pewne teoretyczne założenia, do których należą:
- osobisty kontakt ze współpracownikami, który oznacza możliwość dawania własnego przykładu zaangażowania w sprawy firmy, właściwej pracy; jeżeli szef pracuje na równi ze współpracownikami wtedy motywacje do pracy są silniejsze,
- osobisty nadzór i kontrola realizacji zadań; ważny jest też sposób przekazywania zadań i informacji; decyzje czy polecenia muszą być przekazywane pracownikom w sposób prosty i jasny, cele jakie stawiamy współpracownikom muszą być wymierne, a czas realizacji dokładnie określony i przestrzegany,
- właściwa motywacja pracowników poprzez osobistą ocenę ich zaangażowania ; poprzez osobisty udział właściciela w działalność firmy istniej możliwość prawidłowego różnicowania premii, płac i nagród czy też specjalnych gratyfikacji za zaangażowanie współpracownika w interesy firmy; należy informować o sukcesach i niepowodzeniach jeżeli zauważamy, że ktoś coś robi dobrze, trzeba go pochwalić, najlepiej w obecności innych,
- organizacja pracowników w zespoły pracownicze według prawidłowej oceny ich rzeczywistej przydatności do realizacji wyznaczonego zadania; najważniejszym elementem, firmy są ludzie, oni bowiem decydują o jakości firmy – to musi być podstawa przesłanka kierowania firmą,
- decyzje powinny być podejmowany szybko, przy uwzględnieniu istniejących warunków otoczenia; jeżeli nie znamy tych warunków dość dobrze, należy skorzystać z pomocy zewnętrznych doradców bądź konsultantów.

Ważnym elementem kierowania firmą jest funkcjonowanie systemu informacyjnego umożliwiającego podejmowanie trafnych decyzji operacyjnych. Kierowanie firmą nie dotyczy tylko teraźniejszości ale obejmuje też przyszłość firmy. Firma dobrze kierowana to firma, z którą liczą się konkurenci, to firma, z którą dobrze się robi interesy, jest to też firma z reguły przynosząca zyski – w takiej firmie ponadto dobrze się pracuje. Istnieją obiektywne mierniki oceny działalności firm, do których między innymi zalicza się zysk, zwrot kapitału, sprzedaż, zatrudnienie, liczna wyrobów lub usług wprowadzonych na rynek, itp. dla których trudno jest znaleźć bazę porównawczą. Prowadzi się wtedy tzw. Analizę dynamiki wskaźników firmy – porównując ze sobą poszczególne lata.
Strukturę zatrudnienia można zdefiniować jako ilościowy udział poszczególnych grup zatrudnionych w stosunku do ogólnej liczby zatrudnionych. W odniesieniu do małych firm jest to po prostu ilościowy udział w ogólnej liczbie pracowników firm: właścicieli. Członków ich rodzin, urzędników, robotników wykwalifikowanych i niewykwalifikowanych oraz uczniów. Zatrudnienie pracowników w małej firmie musi następować zgodnie z przepisami Kodeksu pracy na podstawie pisemnej umowy o pracę. Umowa o prace powinna zawierać:
- rodzaj powierzanych pracownikowi obowiązków i termin rozpoczęcia pracy,
- formę i wysokość wynagrodzenia,

Umowa o pracę może być zawierana na czas:
- określony,
- nieokreślony,
- wykonania określonej pracy,

Umowa o pracę może być zawarta również na okres próbny (według Kodeksu pracy; na dwa tygodnie, dla stanowisk kierowniczych – 3 miesiące). Umowa o prace może być rozwiązana:
- na mocy porozumienia stron,
- przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem lub bez okresu wypowiedzenia,
- z upływem czasu, na który została zawarta lub z dniem ukończenia pracy dla wykonania której została zawarta.

Funkcjonowanie wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa (zaopatrzenie, zbyt, produkcja) uzależnione jest od właściwego zasilenia finansowego. Stąd tak istotne są właściwe źródła finansowania przedsiębiorstwa. W przypadku małych firm należą do nich:
- kapitał własny,
- udział spółek,
- samofinansowanie,
- obce finansowanie,
- pożyczki bankowe,
- kredyty bieżące,
- leasing,
- kredyty dostawców,
- kredyty wekslowe.

Przeprowadzenie analizy finansowej działalności firmy służy nie tylko jako informacja dla banku, ale jest też ważnym wskaźnikiem dla kierownictwa firmy o tym, jakie są jej perspektywy i możliwości finansowe. Prowadzenie działalności gospodarczej powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Wprowadzana od 1992 roku w Polsce reform systemu podatkowego przewiduje stosowanie powszechnego i jednolitego opodatkowania dochodów osobistych oraz zastąpienie dotychczasowego podatku obrotowego powszechnym podatkiem od towarów i usług nazywanym często podatkiem od wartości dodanej (VAT). Podatek od wartości dodanej zalicza się do podatków powszechnych i wielofazowych. Dotyczy sprzedaży niemal wszystkich nowo wytworzonych dóbr i usług.



Jakie czynności trzeba wykonać aby założyć działalność gospodarczą?

Krokiem pierwszym powinno być zarejestrowanie swojej firmy w urzędzie gminy. Trzeba tam pójść z dowodem osobistym oraz wypełnić przygotowany przez dany urząd formularz- zgłoszenie. Następnie organ ewidencyjny, czyli wójt, burmistrz albo prezydent miasta - dokonuje wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej powinno zawierać:
oznaczenie przedsiębiorcy oraz jego numer ewidencyjny PESEL, o ile taki posiada,
oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej
Organ ewidencyjny doręcza z urzędu przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia. Zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej podlega opłacie w kwocie 100 zł.

Kolejną czynności powinno być uzyskanie numeru identyfikacyjnego REGON, wniosek składamy bezpośrednio w urzędzie statystycznym – musimy to uczynić w terminie 14 dni od dnia uzyskania zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Wniosek o wpis do REGON ma symbol RG-1 i nosi nazwę: “Wniosek o wpis do Krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej lub o zmianę cech objętych wpisem”. We wniosku podaje się następujące dane: nazwa, adres siedziby, PESEL, nazwisko i imiona, adres zamieszkania, adres do korespondencji, forma organizacyjno – prawna, forma własności, nazwa organu ewidencyjnego, data wpisu do rejestru ewidencyjnego, nazwa ewidencji i numer nadany przez organ ewidencyjny, rodzaje wykonywanej działalności (numery PKD). Nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku Urząd Statystyczny powinien doręczyć przedsiębiorcy zaświadczenie potwierdzające rejestrację wraz z nadanym numerem REGON.
Kolejnym krokiem powinno być założenie Firmowego konta bankowego, do założenia rachunku bankowego niezbędne będą następujące dokumenty: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenie o REGON firmy, zaświadczenie o NIP.

Następnie udajemy się do Urzędu skarbowego i prosimy o zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej oraz zgłoszenie rejestracyjne VAT. Osoby fizyczne samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1. Zgłoszenie VAT kosztuje około 152 zł. W przypadku gdy złożyliśmy zgłoszenie do Urzędu Skarbowego za pośrednictwem urzędu gminy – po załatwieniu formalności w banku i uzyskaniu numeru konta oraz po otrzymaniu z urzędu statystycznego zaświadczenia o numerze REGON należy złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie aktualizacyjne z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych oraz z uwierzytelnioną lub urzędowo poświadczoną kopią zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON. Z chwilą rozpoczęcia działalności gospodarczej prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się jednocześnie numerem NIP firmy.

Kolejną czynnością powinno być udanie się do siedziby ZUS-u i dokonać ubezpieczeń. Zgłoszenie do ubezpieczeń dokonuje się na druku ZUS ZUA natomiast zgłoszenie płatnika składek należy złożyć na druku ZUS ZFA. Do zgłoszenia ZFA należy dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

Literatura:
· Ulrich Werner, Jarosław Sołtys, „Moja firma- jak działać na wolnym rynku ?”, THAURUS 1991
· Lesław H. Haber, „Managment zarys zarządzania małą firmą”, Wydawnictwo PROFESJONALNEJ SZKOŁY BIZNESU, Kraków 1995
· Janusz Ostaszewski, „Jak zarządzać finansami firmy”, Warszawa 1994
· Irena Hejduk, „Jak startować w biznesie propozycja dla małych firm”, Warszawa 1992
· Richard R. Gallagher, „Mała firma to takie proste”, Kraków 1992
· Zbigniew Makieła, Tomasz Rachwał, „Podstawy przedsiębiorczości”, Nowa Era, Warszawa 2002