Istota organizacji

Tadeusz Kotarbiński przez organizacje rozumiał , zależnie od kontekstu, rozumiał bądź czynność organizowania, bądź osiągnięty na skutek tego działania (albo nawet na drodze samorzutnego kształtowania się) ustrój przedmiotu złożonego, układ jego wewnętrznych zależności, bądź wreszcie sam obiekt zorganizowany. Słowo organizacja może wiec występować w trzech aspektach:

1) Czynnościowym – rozumianym jako splot działań mających charakter oddziaływania na całość lub jego cześć, którego celem jest uzyskanie takiego rodzaju stosunków części do części i części do całości, aby te części współprzyczyniały się do powodzenia całości. W niektórych typach organizacji warunkiem powodzenia części jest powodzenie całości. Organizacja w znaczeniu czynnościowym to wiec usiłowanie ukształtowania związków miedzy elementami całości w taki sposób, aby uzyskać przewagę zależności konstruktywnych nad destruktywnymi.

2) Rzeczowym – rozumianym jako rezultat procesu organizowania, charakteryzujący się określonym składem całości oraz powiązaniami miedzy elementami tej całości. Organizacja rozumiana rzeczowo, to wiec nie tylko te części składowe oraz powiązania miedzy nimi, które wywołują pozytywny skutek dla funkcjonowania rzeczy złożonej, to także części i powiązania osłabiające sprawność funkcjonowania całości. Tak długo, jak zachowania wspomagające sprawne funkcjonowanie organizacji będą silniejsze od powiązań destrukcyjnych, tak długo rzecz zorganizowana zachowa zdolność do samodzielnego bytu. Proces organizowania rzeczy złożonych nie zawsze i nie w pełni daje się kontrolować przez organizującego. Przykładem organizacji w tym znaczeniu jest Poczta Polska, Bank, Centrum Szkolenia Samorządu i Administracji.

Cechy organizacji w ujęciu rzeczowym:
1) wyodrębniony element społeczeństwa
2) posiada swoiste cele
3) ma ograniczoną autonomię
4)j est porządkowana wewnętrznie
5) działania członków w organizacji są bezosobowe
6) trwałość i ciągłość funkcjonowania

3) Atrybutowym – rozumianym jako pewien szczególny rodzaj stosunków części do siebie i złożonej z nich całości. W założeniu organizującego stosunki te powinny polegać na tym, ze części wpólprzyczyniają się do powodzenia całości. Tak rozumiany aspekt atrybutowy ma charakter postulatywny. W znaczeniu rezultatowym, to natomiast wszelkiego rodzaju stosunki części do części i złożonej z nich całości, nie zależnie od tego czy maja one charakter konstruktywny, czy destruktywny. Proporcje miedzy tymi dwoma rodzajami związków świadczą o jakości zarówno organizacji jak i procesu organizowania. Przykładem takiej organizacji jest Administracja Państwowa.

Synonimem organizacji w znaczeniu atrybutowym jest struktura organizacyjna. Termin struktura pochodzi od łacińskiego słowa „structura” i oznacza budowę, rozumiana jako rozmieszczenie elementów oraz zbiór określonych relacji zachodzących miedzy elementami przedmiotu złożonego (systemu) bez uwzględnienia jakości tych elementów, czyli tego czym są te elementy, Zgodnie z tym określeniem istota struktur sprowadza się do relacji miedzy elementami tworzącymi dany układ, system.
Struktura organizacyjna w swoich założeniach pełni istotne funkcje regulacyjne kształtujące szeroko pojęty ład wewnątrzorganizacyjny. Z jednej strony określa miejsce każdego uczestnika systemu, z drugiej zaś określa pożądane sposoby zachowania indywidualnego i zespołowego. Pierwszy z tych aspektów regulacyjnej funkcji struktury można nazwać strukturalizacja (porządkowaniem) elementów, drugi natomiast strukturalizacja działań.

Podsystem informacyjno-decyzyjny zarządzania powinien opierać się na następujących zasadach:
- informacje muszą być dostosowane treścią i zakresem do potrzeb poszczególnych szczebli zarządzania; zapotrzebowanie na informacje wynika z zadań i funkcji odbiorcy;
- szybkość i częstotliwość informacji powinna zapewniać ich efektywne wykorzystanie w podejmowaniu decyzji;
- drogi przepływu powinny być dostosowane do struktury organizacyjnej, powinny także uwzględniać postulat przepływu najkrótszą drogą.

Głównym elementem analizy systemu informacyjno - decyzyjnego, wg danych siatki decyzyjnej, jest korelacja ilości rodzaju informacji, które przepływają przez poszczególne szczeble zarządzania z procesem podejmowania decyzji. Na system ten składa się sprzężenie obiegu informacji z systemem ich przetwarzania oraz stanowisk, na których podejmowane są decyzje. System ten jest elementem systemu zarządzania, który przy wykorzystaniu możliwych środków zapewnia kierownictwu organizacji informacje, pozwalające na podejmowanie terminowych efektywnych decyzji.

Elementami systemu informacyjno – decyzyjnego są:
- przetwarzane informacje,
- procesy przetwarzania,
- środki techniczne(komputery),
- stanowiska decyzyjne.

Podstawowymi cechami tego systemu powinny być:
- bezpośrednia współpraca kierownictwa jednostki gospodarcze z systemem informacyjnym,
- komunikacja i stymulacja, co ułatwia dokonywanie analizy problemów związanych z zarządzaniem,
- dysponowanie bazą danych.

Podstawowym elementem w/ w systemu jest stanowisko kierownicze tzw. ośrodek decyzyjny. Ośrodek ten podejmuje decyzje na podstawie opracowanych informacji i informacje emituje. Informacje pochodzące z otoczenia, jak również sprawozdania o wykonanych decyzjach przekazywane są do stanowiska kierowniczego celem dokonania pracowania potrzeb danych do zarządzania. System informacyjno – decyzyjny uzależniony jest od elektronicznej techniki obliczeniowej.

Istnienie układu jako całości zbudowanej z wzajemnie powiązanych części wymaga przepływu informacji miedzy osobami pełniącymi określone role. Podsystemy informacyjne mogą być różnie skonstruowane. Charakterystyczne parametry podsystemu informacyjnego to: wielkość – liczba etapów w procesie przetwarzania, horyzont czasowy, struktura mechanizmu decyzyjnego – sposób dostarczenia informacji między poszczególne ośrodki decyzyjne, wzorzec powiązań informacyjnych- jakie osoby maja dostęp do kanałów informacyjnych, hierarchia systemu zasady podziału na subsystemy, bloki i elementy niższego rzędu, metody kodowania i przetwarzania – od recepcji aż do zastosowania informacji przy podejmowaniu decyzji interpretacje, agresja danych, wyciąganie średnich, korelacje, poszukiwanie związków przyczynowych i interpretacje.
Badania, ocena i projektowanie podsystemu informacyjno-decyzyjnego polega na porównaniu podsystemów o różnych parametrach. Ułatwia to wybór najlepszego podsystemu informacyjnego, który pomaga realizować proces podejmowania decyzji.

Niekiedy aby przetrwać organizacja gospodarcza musi wprowadzić istotne zmiany. Wyrażają się one w dokonywaniu trwałych korekt lub modyfikacji, w stosunkach miedzy ludźmi, aparaturą, zasobami oraz ludźmi a aparaturą i zasobami w wymiarze czasu i przestrzeni, niezależnie od charakteru ich skutków. Zakres, obszar i struktura dokonywanych zmian, determinowane są rozwojem sytuacji w otoczeniu organizacji. Zmiana oznacza więc przekształcenie istniejących dotychczas stosunków w relacji organizacja gospodarcza – otoczenie, polegające na przystosowaniu się jej do wymagań otoczenia bądź odwrotnie. Zmiana oznacza również wartościowanie przemian istniejącego stanu rzeczy w organizacji i jej otoczeniu, w kategoriach wzrost – spadek. Uznana za przyczyniającą się do bardziej efektywnego funkcjonowania organizacji – ma charakter postępowy.
Zmiany w organizacji gospodarczej muszą obejmować wszystkie sfery i szczeble jej działania Muszą więc koncentrować się nie tylko na technologii i technice produkcji, systemie informacji, czy sposobach dystrybucji i obsługi odbiorców, ale również na doskonaleniu struktur i procesów organizacyjnych pod względem ich przydatności do realizacji przez organizacje gospodarcza misji i celów. Generalnie przyczyny zmian należy szukać w niedostosowaniu organizacji gospodarczej do warunków tworzonych przez otoczenie.

Menadżerowie i doradcy zestawili następującą listę przyczyn dokonywania zmian:
- Techniczna przestarzałość wyrobów, których nie chcą już nabywać klienci.
- Ważne wyroby nie cieszą się już zainteresowaniem wskutek zmiany upodobań na rynku.
- Pełne magazyny można opróżniać tylko dzięki specjalnym akcja sprzedaży po nieopłacalnych cenach.
- Rozwój nowych wyrobów stal się zbyt powolny.
- Urządzenia i maszyny produkcyjne są przestarzałe i często ulegają awariom.
- Wykonuje się już tylko najpilniejsze naprawy.
- Znacznie wzrasta liczba wyrobów wadliwych i zwracanych.
- Wydatki na badania i rozwój ograniczane są mocniej niż w latach poprzednich.
- Gotowość do polubownego rozwiązywania sporów odczuwalnie spada.
- Podczas inwentaryzacji wycenia się również przedmioty mające wartość złomu.
- Dochodzi do sprzedaży udziałów, filii oraz nieruchomości.
- Ostatnie sprawozdania wykazują minimalne zyski i odpisy.
- Ambitni menadżerowie zużywają się w „walkach kogutów”.
- Szef przedsiębiorstwa mnoży swoje honorowe urzędy i zaniedbuje zakład.
- Grupa kierownicza zmienia się coraz częściej.
- Ciągle dochodzi do nowego podziału kompetencji.
- Zanika systematyczny rozwój sil kierowniczych i planowanie kariery.
- Młodsi pracownicy o wysokich kwalifikacjach opuszczają firmę.
- Przedsiębiorstwo zaczyna redukować dobrowolne świadczenia na rzecz pracowników.
- Odczuwalnie ogranicza się programy szkolenia i dokształcania.
- Nie dochodzi do zapowiadanych awansów.
- Starsi pracownicy przenoszeni są przedwcześnie na emeryturę.
- Opuszczane miejsca pracy pozostają nie obsadzone.
- Prawie nikt w przedsiębiorstwie nie przejawia optymizmu.
- Firma znacznie ograniczyła reklamę lub nie prowadzi jej wcale.
- Komunikaty dla klientów lub prasy staja się coraz rzadsze.
- Kadra kierownicza przedsiębiorstwa prawie nieustannie konferuje.
W szybkim rytmie odbywają się rozmowy z przedstawicielami banków