Jak napisać list oficjalny? Przykład listu.

List to forma wypowiedzi pisemnej skierowana do osoby (osób) lub instytucji. Może być jednorazowy lub stanowić część seryjnej korespondencji.

Listy możemy wyróżnić na:
- prywatne - skierowane do kogoś bliskiego;
- oficjalne - skierowane do osób publicznych, nieznanych, bądź instytucji.
Szczególnymi formami listów oficjalnych są listy urzędowe i listy motywacyjne.

Listy mogą dotyczyć różnych form wypowiedzi - podziękowania, zaproszenia, prośby, zawiadomienia. Bez względu na to jaki charakter ma list pamiętaj o uprzejmej formie, oraz o regułach kompozycji. List musi składać się z trzech członów:

• Początek: stanowi zwrot do adresata, np: Szanowny Panie, Szanowni Państwo, Drogi Piotrze, Moi mili, oraz wyjaśnienie powodu chęci napisania listu: piszę gdyż, w nawiązaniu do naszej ostatniej rozmowy;
• Rozwinięcie: treść, jaką chcesz przedstawić adresatowi, może mieć formę wyliczenia, streszczenia, opisu, opowiadania, prezentacji, autoprezentacji, argumentacji;
• Zakończenie: używaj konwencjonalnych form grzecznościowych: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam, Proszę przyjąć serdeczne pozdrowienia. W przypadku listów prywatnych pisanych na komputerze zwrot grzecznościowy warto napisać odręcznie.

Często spotykanym elementem listu jest postscriptum, czyli PS. Nie powinien być nadużywany. PS służy do przekazania informacji, które uzyskaliśmy po napisaniu listu. Pamiętaj, że PS piszemy bez kropek.

Jak napisać list oficjalny?

1. Zastanów się kto jest odbiorcą listu (jedna osoba, czy zbiorowość).
2. List oficjalny powinien zawierać dane adresata i nadawcy zarówno na kopercie, jak i w samym liście.
3. List oficjalny może zawierać załączniki, które powinny zostać wyszczególnione w liście.
4. Adresując list zacznij od imienia, później napisz nazwisko.
5. Pamiętaj o kompozycji składającej się z trzech członów - wstęp z nagłówkiem, treść, zakończenie.
6. W górnym lewym rogu napisz swoje dane (imię i nazwisko, adres, ew.telefon kontaktowy/e-mail), w prawym górnym rogu napisz datę. Poniżej po prawej stronie wpisz adresata.
7. Zaimki osobowe zapisz dużą literą (Wasz, Państwa, Pana, Pani)
8. Nie zapomnij podpisać się na końcu. W przypadku pism pisanych na komputerze podpis powinien być odręczny.

E-mail stanowi szczególny rodzaj listu. Poprawność użycia form grzecznościowych podczas pisania listu w formie elektronicznej przysparza kłopotów, dlatego warto zapoznać się z zasadami:

• Zanim zaczniesz go pisać zastanów się do kogo się zwracasz. Jeśli jest to list oficjalny, np. do profesora, nauczyciela, nie zapomnij o oficjalnym zwrocie w wyodrębnionym nagłówku - Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Dyrektor, Szanowni Państwo; Często stosowana forma Witam jest niegrzeczna i nie powinno się jej stosować;
• Treść przedstaw w taki sam sposób, jak w przypadku listu oficjalnego;
• Na zakończenie użyj zwrotu pożegnalnego, w którym wyrażasz szacunek do adresata: - Z wyrazami szacunku, Z poważaniem;
• Pamiętaj o temacie wiadomości - ułatwi to adresatowi odszukanie korespondencji
• Adres e-mail to wasza wizytówka. W przypadku wysłania listów oficjalnych, warto aby adres mailowy nadawcy był również oficjalny, najlepiej aby zawierał imię i nazwisko.

List urzędowy
Warszawa, 26.07.2019 r.

Maria Piechniczek
Ul. Owocowa 31
03-250 Warszawa

Redakcja “Głosu Warszawy”
Ul. Traktorzystów 25
00-900 Warszawa

Szanowna Redakcjo,
Zwracam się z uprzejmą prośbą o interwencję w sprawie hałasu w późnych godzinach wieczornych, który ma miejsce w naszej kamienicy przy ulicy Owocowej 31.

Ponad rok temu parter naszego budynku wydzierżawiła firma, która miałą prowadzić bar mleczny. My - mieszkańcy budynku, jako wspólnota, zgodziliśmy się na najem pod taką działalność, jednak po przeprowadzonym remoncie, najemca zamiast baru otworzył klub nocny, który jest otwarty do godziny drugiej w nocy. Pomimo naszego sprzeciwu wobec zmiany charakteru prowadzonej działalności, najemca nie chce zmienić lokalizacji. W przypadku zerwania umowy domaga się od nas zwrotu kosztów, jakie poniósł w związku z remontem. Niestety umowa została zawarta na 10 lat, jednak nie wyobrażamy sobie funkcjonować w takim hałasie. Krzyki, głośne śmiechy, muzyka, warkot silników samochodów i motorów, które odjeżdżają z piskiem opon są dla nas codziennością. Nasza wspólnotę stanowią przede wszystkim starsi ludzie. Myśleliśmy, że otwarcie baru mlecznego będzie dla nas dobrym rozwiązaniem zarówno w aspekcie partycypacji kosztów związanych z eksploatacją budynku, jak i możliwości zakupu gotowego posiłku.

Czujemy się oszukani. Z prawnego punktu widzenia nie mamy podstawy do rozwiązania umowy bez pokrywania kosztów remontu. Niestety nie dysponujemy taką kwotą, gdyż w tym roku musimy dokonać naprawy dachu. Liczę, że ten temat nie umknie Państwa uwadze.

Z wyrazami szacunku
Maria Piechniczek

E-mail oficjalny
Od: [email protected]
Do: [email protected]

Temat: ustalenie terminu zaliczenia

Szanowna Pani Profesor,

W związku z moją nieobecnością na zaliczeniu z prowadzonego przez Panią przedmiotu Podstawy marketingu, z powodu mojego pobytu w szpitalu, zwracam się do Pani z prośbą o wskazanie terminu w jakim mógłbym uzyskać zaliczenie.

Z wyrazami szacunku,
Adam Mazur